Lo scorso anno i dati dell’Osservatorio Cloud & ICT as a Service della School of Management del Politecnico di Milano hanno confermato che «il Cloud Computing è ormai un trend in atto e inarrestabile».
Oggi il Cloud, arrivato a un livello di maturità tale da essere compreso e adottato dalle imprese, richiede un ripensamento nel modo in cui i progetti vengono gestiti dai dipartimenti IT. Introdurre efficacemente il Cloud in azienda significa intraprendere un percorso di evoluzione, che richiede di prendere in considerazione variabili di diversa natura, non solo tecnologiche, ma anche organizzative e di business.
L’Osservatorio Cloud & ICT as a Service, grazie all’esperienza maturata sui temi dell’ICT Transformation, della gestione strategica dei sistemi informativi per le imprese, e dell’innovazione tecnologica, ha prodotto il Cloud Project Framework. Si tratta di uno schema che, a partire dalle fasi che caratterizzano un qualsiasi progetto IT, definisce le variabili che entrano in gioco, passando da un modello informativo tradizionale a uno as a-Service, e le criticità riscontrate durante questa transizione. Il framework prende in considerazione i seguenti quattro elementi:
- Soluzione: descrive l’iniziativa adottata nell’azienda e le sue principali funzionalità;
- Strategia: indica l’approccio con cui vengono pianificate le diverse iniziative Cloud e le future evoluzioni del progetto preso in considerazione;
- Stakeholder: descrive il ruolo e le competenze delle figure coinvolte all’interno del progetto, dei partner tecnologici e illustra eventuali azioni di change management;
- Fasi: descrive le attività effettuate per poter introdurre la soluzione Cloud in questione.
Nello specifico si possono definire 5 diverse fasi:
- Analyse: è il momento di nascita e ideazione del progetto. In questa fase si identifica l’esigenza e quale potrebbe essere una risposta al problema/opportunità, si stima la fattibilità e si valuta la convenienza economica e strategica dell’intervento. A valle di queste analisisi decide quindi se attivare il progetto e, in caso affermativo, se ne definiscono gli obiettivi e i vincoli strategici.
- Plan: è la fase in cui il progetto viene definito e pianificato in tutti i suoi aspetti. Si identificano le attività del progetto, si sceglie la struttura organizzativa, si formula il programma di lavoro in termini di tempo e costi.
- Develop/Produce: in questa fase si passa alla progettazione e realizzazione concreta dell’output. È il momento in cui si impiega solitamente la maggiore quantità di risorse e che consuma la parte più consistente del tempo. Il modo in cui si articola questa fase dipende strettamente dallo specifico progetto che si sta affrontando.
- Execute/Manage: dopo che l’output è stato rilasciato, si passa al funzionamento a regime della soluzione, con le dovute consegne da parte di chi ha gestito il progetto a chi effettivamente utilizzerà la soluzione. In questa fase si svolgono tutte le attività di gestione ordinaria.
- Measure & Control: qui si verifica il grado di raggiungimento degli obiettivi. Infine si analizzano a posteriori risultati e andamento del progetto al fine di apprendere insegnamenti e esperienze utili da riapplicare a future iniziative simili.
L’approccio a un progetto Cloud non sempre però è un processo sequenziale. Le sue caratteristiche intrinseche permettono di rivedere le specifiche in corso d’opera in modo rapido e snello e di indirizzare ciclicamente la soluzione sulla base dei requisiti richiesti dagli obiettivi di business. Il Cloud offre inoltre la possibilità di operare uncontinuous improvement, di ampliare il servizio, di aggiungere nuove funzionalità, e rivedere flussi e reingegnerizzare i processi.
Dalle prime analisi della Ricerca 2015 dell’Osservatorio sui progetti di adozione del Cloud nelle imprese italiane emerge che vi sono numerose iniziative in stato progettuale, ma ve ne sono altrettante già consolidate, dove la soluzione introdotta è stata portata a regime.
La maggior parte dei progetti analizzati sono orientati a supportare la relazione con l’esterno; si tratta dunque di soluzioni Cloud che impattano sull’experience con i clienti dell’azienda, mentre sono meno toccati gli utenti interni. Emerge inoltre che i progetti Cloud, sempre più, diventano strategici: una visione tattica in cui soluzioni as a Service venivano adottate in modo “spot” e per ridurre i costi di soluzioni on premise, oggi viene sostituita da una pianificazione pluriennale, che attraverso un budget dedicato a servizi Cloud, intende migliorare l’efficacia dei processi aziendali. Questo trend è confermato dal fatto che le aziende, inizialmente più propense a utilizzare tale modello unicamente per attività di supporto al business, ora affidano progressivamente le soluzioni Cloud anche a processia ziendali “core”. Ciò comporta un maggior coinvolgimento degli utenti di business e in generale di tutti gli stakeholder, che giocano indiscutibilmente un ruolo chiave nel processo di cambiamento.
È proprio questo uno degli aspetti maggiormente critici da dover considerare durante un progetto Cloud. Il processo di change management, soprattutto durante la fase di rilascio dellatecnologia, deve essere ben presidiato perfavorire il successo dell’iniziativa:vanno considerati sia elementi difruibilità della soluzione, che leskills necessarie per il suo utilizzo.
La Ricerca evidenzia come, rispetto a un progetto IT tradizionale, le attività di scouting del fornitore e della soluzione ricoprono maggiore rilevanza, tanto che le aziende iniziano a sviluppare competenze e ruoli di supply management, con l’obiettivo di tradurre nel miglior modo le esigenze di business in requisiti che la soluzione deve possedere. Il supply manager dovrà quindi verificare il rispetto delle specifiche e assicurarsi, in particolare, delle garanzie offerte dal fornitore. Tipicamente le interazioni con il fornitore saranno più frequenti: oltre che nella fase di plan, anche in quella di develop/produce, in particolar modo nelle attività di integrazione con il Sistema Informativo esistente, e in quella di measure&control, dove l’efficacia della misurazione delle performance è strettamente dipendente dall’individuazione di indicatori (KPI) adeguati.
Rispetto a progetti di IT tradizionale vi sono attività semplificate grazie alle caratteristiche di agilità e flessibilità intrinseche nel Cloud. In primo luogo, le attività di progettazione e realizzazione sono più snelle e veloci, il time to market si riduce, e la gestione, in termini di manutenzione e aggiornamento è meno onerosa.
In conclusione quindi occorre evidenziare bene che per poter implementare con successo il Cloud e beneficiare delle opportunità che offre, le aziende devono approcciare il proprio progetto in modo consapevole, identificando le fasi e le attività in cui si declina. Nel farlo sarà necessario considerare aspetti strategici, tecnologici e organizzativi e anticipare complessità e criticità, per poter agire con tempestività e efficacia nel superarle.
di Alessandro Piva, Clara Carnevaletti, *Osservatori Digital Innovation – Politecnico di Milano
