Smartphone e tablet non sono gli unici aspetti del mercato consumer che hanno fatto il loro ingresso in azienda.
Ora, infatti, gli amministratori IT si trovano a dover fronteggiare un’altra grossa tendenza che, nata nel mercato consumer, si fa sempre più strada in azienda, ovvero il file sharing in ambienti cloud e le applicazioni di collaborazione sulla nuvola.
I servizi di storage cloud offerti da aziende come Box, Dropbox e YouSendIt consentono ai dipendenti di inviare e condividere documenti, spostare file di grandi dimensioni e lavorare in remoto da qualsiasi dispositivo in grado di connettersi a Internet.
Questo approccio “da Far West” alla condivisione dei file nella “nuvola” può rappresentare un grave problema per le aziende.
L’offerta
Esistono versioni aziendali di molti prodotti di file sharing di classe consumer, in grado di fornire anche garanzie di protezione dei dati e sicurezza. Alcuni fornitori, come Huddle, offrono invece unicamente versioni enterprise di queste tecnologie.
Nate McBride, executive director IT della statunitense Amag Pharmaceuticals, per esempio, utilizza YouSendIt, che costa 14,99 dollari al mese per ciascun utente. A questo prezzo, la società ha a disposizione spazio storage illimitato, integrazione spinta con i client di posta per inviare i link ai file, la possibilità di utilizzare sistemi di firma elettronica e altre opzioni di gestione IT relative alla sicurezza dei file e al controllo dei contenuti scambiati.
I quattro operatori IT della società farmaceutica hanno creato un ambiente interamente Cloud e YouSendIt è anche il principale drive storage per la memorizzazione dei documenti. Secondo McBride, l’approccio scelto si è rivelato quello più giusto per l’IT di Amag, in quanto permette al reparto IT di focalizzarsi sugli utenti finali che, in definitiva, sono soddisfatti di questi strumenti cloud e del supporto ottenuto.
Tuttavia, è ovvio che il modello cloud-centrico di questa società non è universalmente applicabile. “La maggior parte dei miei colleghi pensava fossi matto – dice McBride – quando ho deciso di far migrare tutta la componente di storage dei dati del nostro datacenter sulla nuvola”.
Le preoccupazioni in merito alla sicurezza degli ambienti cloud sono piuttosto comuni. Questa è la ragione per la quale il vendor americano Res Software ha di recente introdotto uno strumento di file sharing, battezzato HyperDrive, che ribalta il modello di Dropbox. In HyperDrive, infatti, i file risiedono all’interno del sistema IT locale anziché nella “nuvola”.
Questo approccio offre ai professionisti IT il controllo e la protezione dei dati che cercano, assicurando al contempo agli utenti finali funzionalità “follow me” dei dati, che possono così essere recuperati ovunque e in qualsiasi momento. Il rovescio della medaglia è che questo approccio richiede memoria interna e infrastrutture di rete sufficienti, oltre a strumenti specifici di gestione, tutti aspetti, questi, che ne fanno lievitare sensibilmente i costi.
Molte aziende, c’è da crederci, saranno disposte a sopportare questi oneri a fronte di assicurazioni in merito alla protezione dei dati scambiati. Il prodotto, che sarà disponibile nel mese di aprile, verrà offerto in modalità di licenza di sottoscrizione al prezzo di 4 dollari al mese per ciascun utente.
Le preoccupazioni
Ci sono diverse aziende che offrono applicazioni di file sharing, ma solo alcune si sono distinte nel terreno dei software di classe enterprise. Gli amministratori IT dovranno obbligatoriamente avviare tutta una serie di ricerche preliminari nel momento in cui decideranno di adottare questi servizi, facendo particolare attenzione agli SLA (Service Level Agreement) relativi a recupero dei dati, backup e sicurezza. “Se si maneggiano informazioni altamente confidenziali, bisognerà scavare in profondità per vedere quali dati vengono memorizzati di fianco a quelli della nostra organizzazione – sostiene Alan Pelze-Sharp, analista di Real Story Group -. In caso contrario, quei dati potrebbero diventare inaccessibili senza un attimo di preavviso”.
I benefici del file sharing di classe enterprise per gli impiegati e i dipartimenti IT possono ampiamente superare gli aspetti ancora oscuri di queste tecnologie. Le applicazioni tipiche di queste soluzioni sono quelle che favoriscono la collaborazione senza sforzi sui documenti all’interno di piccoli gruppi o ambienti dipartimentali di grandi e grandissime aziende. “L’utilizzo di strumenti di file sharing è ancora limitato e difficile da individuare, ma è un mercato in crescita – si dice convinto TJ Keitt, analista di Forrester Research -. Se le aziende non si impegnano su questo fronte o non rendono più facile la collaborazione tra i propri dipendenti, saranno loro stessi a pensarci e a trovare gli strumenti più utili per farlo”.
