Un alto livello d’insuccessi è normale nelle aziende più dinamiche ed efficienti. Lo affermano gli analisti di Gartner, precisando che i responsabili di progetto e della gestione PPM (Project Portfolio Management) devono prepararsi ad accettare livelli di fallimento compresi tra il 20 e il 28% per aiutare realmente le loro aziende a esere più agili. Questo ricorrendo alla sperimentazione e accelerando i tempi di rilevazione di successo/insuccesso nel corso della vita del progetto.
Secondo la società di ricerche, le pratiche usate comunemente nel PPM risultano inadatte alle necessità di oggi. L’attenzione ai costi deve spingere l’IT e i responsabili PPM a rivedere le modalità con cui gestiscono l’impegno della forza lavoro e attrezzarsi internamente, con i partner e clienti a gestire livelli di fallimenti attorno, appunto, al 20-28%. Questo per raggiungere i risultati desiderati con il restante 72-80%.
Il livello dei fallimenti non è facile da comprimere; dipende da una molteplicità di fattori esterni all’azienda tra i quali spiccano la turbolenza dei mercati e le difficoltà della proliferazione IT e dev’essere necessariamente considerato nella gestione finanziaria dei progetti.
Rivedere i metodi del PPM
Per rendere l’azienda più efficiente serve, secondo Gartner, la capacità di accettare i fallimenti, imparare dagli errori e andare oltre, minimizzando le perdite.
Se storicamente ogni miglioramento in ambito PPM dipendeva dal miglioramento dei processi attraverso standardizzazione e ottimizzazione, l’applicazione indiscriminata di questo principio finisce per sostenere anche progetti che hanno perso rilevanza durante la realizzazione e che dissipano inutilmente le risorse.
Il modo tradizionale di determinare il fallimento di un progetto richiede la comparazione dei costi con quelli originariamente pianificati ma, nelle situazioni ad alto rischio e in ambienti complessi, questo metodo porta inevitabilmente a scoprire i problemi troppo tardi.
La metodologia “fail-forward-fast”
L’alternativa consiste – secondo Gartner – nell’adozione di una metodologia “fail-forward-fast” che prevede l’uso di meccanismi di primo avviso, suddivisione in stadi con check di avanzamento e frequenti controlli da parte di persone imparziali. Adottando queste pratiche diventa più facile uscire rapidamente da progetti che non sono destinati al successo.
L’approccio ha implicazioni su come sono allocate e gestiti i budget e si prevede possa essere facilmente adottato da molti fornitori di servizi professionali, benché Gartner ritenga che la domanda di questi servizi sarà superiore all’offerta.
I responsabili PPM dovranno definire i progetti da sottoporre al modello e quindi assicurarsi che il livello di fallimenti sia minore o uguale al passato. Gartner raccomanda la definizione dei criteri di “stop-loss” per determinare fallimento e decretare la fine di un progetto.
