La situazione economica degli ultimi anni ha cambiato profondamente lo scenario per il Cio rendendo ancora più importante il suo rapporto con il Chief Financial Officer (Cfo), cioè il responsabile finanziario aziendale. In questo quadro l'avvento di un insieme di tecnologie come il cloud computing, dirompente non solo per l'It, ma per la stessa attività dell'azienda in molti casi, crea per il Cio una grande opportunità: quella di ritagliarsi un ruolo di leadership costruendo una solida alleanza con il Cfo per definire benefici e rischi del cloud e per tracciare il percorso dell'azienda per la sua adozione. È questa la tesi di un white paper di Hp, dal titolo “Cloud Computing for CIOs: Getting Inside the Mind of your CFO”, secondo cui il Cfo dev'essere il primo interlocutore del Cio per definire l'approccio al cloud. “Il Cfo ha sempre più influenza sugli investimenti It”, spiega il white paper, citando sia Gartner, secondo cui nel 42% delle organizzazioni l'It riporta al Cfo, e il 26% degli investimenti It richiede la sua diretta approvazione (indagine “The CFO’s Role in Technology Investments: 2011 Gartner FEI Study” condotta su 344 Cfo e senior financial executives – ndr), sia un'indagine di Coleman Parkes commissionata da Hp, secondo cui nel 17% delle oltre 550 grandi aziende intervistate la strategia cloud è definita direttamente dal Cfo.
È evidente quindi la necessità, da parte del Cio, di “entrare nella mente” del Cfo, parlando in termini che quest'ultimo possa capire perfettamente, proponendosi come co-progettista del percorso cloud e non solo come esecutore di ordini.
Un 'business case' per il cloud
Sul fatto che il cloud sia una priorità critica per gran parte delle organizzazioni non ci sono dubbi, ma ovviamente il Cio ha una visione completa e approfondita sull'argomento, mentre il Cfo è ancora in fase di studio. Il Cio deve capire che l'obiettivo del Cfo è rendere flessibili i costi e snellire i processi di business. Nel contempo deve evitare che il Cfo veda il cloud solo in termini di riduzione dei costi di data center e personale: il suo potenziale impatto è molto più complesso in termini di cambiamenti di processi, compliance e possibili nuovi business. Anche restringendo il discorso ai costi, è vero che il cloud trasforma costi di capitale in costi correnti e grossi investimenti iniziali in esborsi frazionati e periodici: il sogno di ogni Cfo. Però nel passaggio al cloud ci sono forti costi nascosti da non trascurare: migrazione dei sistemi esistenti, formazione degli utenti, conformità a leggi e regolamenti. Ecco perché la partnership tra Cfo e Cio è così cruciale: il loro lavoro fianco a fianco è la miglior garanzia per sviluppare la roadmap più adatta per l'azienda.
Come certifica anche McKinsey, le priorità principali per l'It oggi sono l'aumento dell'efficienza e dell'efficacia dei processi di business e la riduzione dei propri costi. Il Cio deve saper spiegare al Cfo che il cloud può contribuire direttamente a tutti questi obiettivi e, inoltre, consente di sfruttare le più avanzate tecnologie, scaricando sul fornitore i problemi di aggiornamento, manutenzione e sicurezza e di migliorare la compliance con le norme ambientali, riducendo i consumi energetici.
Un'altra argomentazione è che il cloud va preso in considerazione se si vuole rimanere al passo con la concorrenza. Sempre secondo McKinsey, l'80% delle aziende ha implementato o sta sperimentando servizi cloud, il 60% usa almeno un'applicazione cloud nell'attività quotidiana, e questi numeri sono destinati a salire nei prossimi 12-18 mesi (indagine “How IT is Managing New Demands – October 2010”, condotta su 864 C-level executive tra cui Cio, Cto, manager It e responsabili di direzione – ndr). È importante che il Cfo capisca che il cloud diventerà in molti campi applicativi lo standard, e un'azienda che rinuncia a muoversi già oggi può trovarsi in grave ritardo domani.
Prevenire i dubbi del Cfo
Leggere nella mente del Cfo significa anche anticipare i suoi possibili dubbi. Secondo McKinsey, per i top manager le tre principali barriere all'adozione del cloud sono i timori per la sicurezza, per le possibili indisponibilità dei servizi e per le varie compliance, nonché in generale la difficoltà di definire un 'business case' convincente che dimostri i benefici a lungo termine del cloud.
Un Cio quindi deve prepararsi a rispondere su questi temi: in particolare la sicurezza è forse il campo del cloud più soggetto a pregiudizi. Il white paper sottolinea che occorre spazzare via generalizzazioni tipo “i dati sono più sicuri in casa che online”. La sicurezza dei dati e dei sistemi informativi dipende solo dalle tecnologie usate e da come queste vengono gestite e mantenute: c'è quindi molta più probabilità che i dati siano più sicuri in cloud, visto che i cloud vendor investono in sicurezza molto più della gran parte delle organizzazioni.
Certo, come tutte le tecnologie dirompenti, anche il cloud computing introduce rischi oltre a promettere grandi benefici. E tocca al Cio collaborare attivamente per definire tutti i possibili rischi, il loro grado di gestibilità, ed elaborare un piano d'adozione che li bilanci al meglio con i benefici ottenibili.
È chiaro poi che comprare servizi cloud è solo l'inizio: la differenza sta nel modo in cui questi servizi sono gestiti e fruiti e, in particolare, nel mondo in cui l'organizzazione gestisce i cambiamenti e integra questi servizi con i sistemi esistenti. Questo è un campo in cui il Cio può assumere un ruolo di primo piano.
Attenti alla 'Shadow It'
L'analisi congiunta del Cio e del Cfo sul progetto cloud deve iniziare da una revisione delle esigenze di business, e da una definizione delle priorità d'intervento. Queste poi vanno analizzate alla luce delle possibili tecnologie cloud con cui si possono affrontare. Il Cio è in grado di fornire una visione d'insieme dei punti deboli del sistema informativo aziendale e delle tecnologie disponibili per colmare questi gap. Inoltre può suggerire tecnologie per attivare rapidamente nuovi servizi di business o migliorare i processi. Una volta deciso quali tecnologie e servizi cloud adottare, il Cio e il Cfo stenderanno un piano di implementazione (roadmap) per ridurre al minimo i downtime, formare rapidamente gli addetti, e misurare opportunamente i progressi del progetto.
Un aspetto fondamentale è assicurarsi che tutte le divisioni e funzioni siano allineate sulla roadmap, evitando le iniziative 'Shadow It', in cui una singola unità adotta servizi cloud per conto suo 'aggirando' l'It centrale. Nell'indagine di Coleman Parks già citata, il 46% degli intervistati ha ammesso che nella propria azienda sono usate applicazioni cloud non autorizzate dall'It, e un altro 18% addirittura non sa se in azienda ci siano o no iniziative 'Shadow It'. Il Cio quindi deve saper convincere il Cfo della necessità che qualunque iniziativa cloud avvenga nell'ambito di precise linee guida generali che tutelino al meglio gli interessi dell'azienda e in particolare l'integrazione con le altre applicazioni aziendali e la sicurezza dei dati.
Tirando le somme, è fondamentale che il Cio e il Cfo sviluppino una visione e un approccio condiviso al percorso dell'organizzazione verso il cloud. L'impegno nel comprendere il modo di ragionare e le priorità del Cfo, conclude il white paper, può facilitare al Cio la possibilità di introdurre in azienda tecnologie innovative, assicurare all'azienda benefici di business nel lungo termine, e ritagliare per l'It un ruolo di grande importanza nell'organizzazione.
