In materia di spending review un esempio virtuoso che riguarda l’IT viene dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, che per migliorare l’efficienza dei sistemi informativi ha avviato una totale razionalizzazione del parco infrastrutturale. I cinque centri di elaborazione dati sparsi nelle sedi romane e di Latina sono confluiti in un unico centro del dipartimento dell’amministrazione generale del personale e dei servizi (DAG), con una conseguente impegnativa attività di migrazione di dati e applicazioni.
L’operazione, realizzata con la collaborazione di Sogei, società informatica in-house del Ministero, ha permesso un risparmio di costi per la conduzione delle macchine nell’ordine del 40%, nonché un consistente risparmio sugli affitti degli spazi, la cui richiesta è diminuita da circa 1800 mq complessivi a 500 mq. La razionalizzazione ha avuto un risvolto positivo anche in termini di sostenibilità ambientale: la nuova infrastruttura, tecnologicamente all’avanguardia, permetterà infatti consistenti risparmi energetici. Come l’infrastruttura, anche la parte applicativa è stata oggetto di un progetto di innovazione. Il Ministero ha migrato su infrastrutture virtualizzate di tipo Cloud le applicazioni di gestione della fatturazione elettronica, della conservazione sostitutiva e del ciclo passivo.
I servizi applicativi che il DAG eroga verso l’universo delle amministrazioni pubbliche sono organizzati in due aree principali: la piattaforma per la gestione del payroll e del time management per i dipendenti pubblici, che copre 1,5 milioni di utenti, 93 amministrazioni e oltre 40 comparti contrattuali; e la piattaforma di public procurement, sulla quale si riforniscono anche enti terzi.
Il progetto è ancora in corso e si prevede una migrazione completa dei dati entro marzo 2015. La fase operativa ha coinvolto diversi soggetti all’interno del Ministero: la strategia è stata elaborata dall’amministrazione, mentre la realizzazione tecnica è stata affidata a Sogei, in collaborazione con il reparto IT dell’amministrazione stessa. Ruoli e responsabilità per la corretta conduzione del progetto e dei rapporti tra gli attori coinvolti sono stati definiti in modo molto dettagliato, formalizzato attraverso una specifica matrice di assegnazione responsabilità (RACI).
Il progetto per la riallocazione e consolidamento nel nuovo data center delle applicazioni è stato assegnato a una task force congiunta tra Sogei e l’amministrazione. Il piano di progetto di dettaglio prevede oltre 700 task e il coinvolgimento di 4 data center che oggi operano sulla base di diversi processi applicativi.
Una delle maggiori criticità che il DAG sta riscontrando è la delicatezza del processo di change management, con necessità di particolare attenzione alla dimensione individuale: gestione delle resistenze, coinvolgimento, e promozione di comportamenti innovativi. I centri di elaborazione dati coinvolti nella razionalizzazione sono gestiti con politiche diverse, e molte risorse sono allocate a funzioni di manutenzione e controllo. Razionalizzare significa unificare le procedure e ripensare le mansioni delle risorse, da riallocare ad attività a maggior valore aggiunto. Tutto ciò ha richiesto l’attivazione di specifici percorsi formativi per il personale dell’amministrazione e la necessità di standardizzare le modalità d’azione e gestione del parco infrastrutturale, redatte in maniera condivisa, in un più ampio progetto di knowledge management. È proprio nella gestione della cultura aziendale che si riscontra il passaggio più difficile. Tuttavia anche il personale coinvolto sta accogliendo positivamente la riallocazione su attività a maggior valore aggiunto.
Il principale beneficio atteso dal progetto, come anticipato, è sicuramente la fortissima riduzione dei costi: in un anno e mezzo i risparmi ottenuti grazie a una più efficiente conduzione consentiranno di ripagare in toto l’investimento sostenuto per la razionalizzazione.
Il vero salto di qualità è venuto dalla riorganizzazione del data center che, sfruttando in maniera massiccia le tecnologie di virtualizzazione dei sistemi, ha permesso di ridurre le macchine fisiche di due terzi (ora 200), nonché di beneficiare di tutti i vantaggi del Cloud: scalabilità, ridondanza e miglior gestione dei picchi di domanda.
Infine, accentrare i data center ha permesso di far confluire le responsabilità della conduzione su Sogei, che ora risulta all’avanguardia sia nelle modalità di gestione, sia nelle competenze tecniche. Questo ha consentito di spostare la prospettiva di erogazione del servizio, dall’attenzione a metriche di tipo “tecnico” (rilevazione della disponibilità dei sistemi IT usati per erogare i servizi), alla rilevazione “end-to-end” della disponibilità dei servizi all’utente, per cui è stato definito uno specifico set di indicatori di Business (Kpi). Gli sviluppi futuri del progetto prevedono l’introduzione di un sistema di disaster recovery, oggi assente, e l’erogazione di servizi infrastrutturali di fornitura in modalità Cloud verso altre amministrazioni, come la Presidenza del Consiglio o la Corte dei Conti.
Caso tratto dal report “Cloud: ora si fa sul serio” dell’Osservatorio Cloud & ICT as a Service della School of Management del Politecnico di Milano (giugno 2014)
