Come fare a garantire servizi IT efficaci ed economicamente convenienti in contesti di mercato caratterizzati da alti e bassi?
Problema condiviso dalla maggior parte delle aziende, quello che ha dovuto affrontare Tecnocasa, quando, dopo anni di crescita ininterrotta, ha dovuto per la prima volta confrontarsi con la crisi del mercato immobiliare e la necessità di tagliare i costi IT, senza minarne l’efficacia: “Nel momento peggiore della crisi, le vendite d’immobili e le concessioni di mutui sono diminuite del 50%, causando la chiusura di molte agenzie – spiega Roberto Perelli, IT Technology Director di Web Consult (Gruppo Tecnocasa) –. Un colpo pesante che, dal lato IT, ci ha fatto comprendere quanto sia importante poter scalare verso il basso le risorse, mentre, fino ad allora, i nostri problemi erano stati di segno opposto”.
Who's Who
Roberto Perelli
Tecnocasa ha sempre contato sull’IT per dare efficacia ai servizi offerti alle agenzie di vendita. Un ambito affidato, a livello di Gruppo, alla controllata Web Consult: “Una struttura di sole 15 persone, che si occupa del service management, raccolta dei requisiti, gestione dei contratti, sviluppo di personalizzazioni CRM [Tecnocasa usa Salesforce in forma customizzata, ndr], DBA e business intelligence”, precisa Perelli. Per quanto riguarda le infrastrutture, l’azienda aveva contato su due data center a Milano e Verona (per disaster recovery) gestiti in outsourcing dal partner Infracom. Il punto di partenza era quindi una infrastruttura moderna e aggiornata. “Nel 2013 siamo stati tra i primi ad avvalerci della virtualizzazione database con la piattaforma Exadata di Oracle – vanta Perelli -. Quattro anni prima avevamo portato su 180 server virtuali tutte le nostre applicazioni. Insomma, l’infrastruttura rispondeva a tutte le nostre esigenze informatiche, ma purtroppo aveva un difetto: non era flessibile dal punto di vista dei costi [circa 700 mila euro di canoni annui, ndr]”. La crisi del mercato immobiliare ha imposto il cambiamento. “Tre anni fa il management aziendale ci ha dato il supporto per implementare un modello di IT che fosse più compatibile, dal punto di vista dei costi, con le oscillazioni del mercato, lasciandoci la libertà di decidere cosa fare – precisa Perelli -. In continuità con la strada intrapresa 10 anni prima verso la virtualizzazione abbiamo quindi valutato quanto di meglio la tecnologia e lo sviluppo dei nuovi servizi cloud poteva offrirci per avere più flessibilità. L’obiettivo iniziale era di riuscire a ottenere in questo modo una riduzione dei costi IT dell’ordine almeno del 30%”.
Come scegliere i servizi e il fornitore cloud
La scelta del cloud non è stata presa come un dogma, spiega Perelli: “Abbiamo analizzato due differenti soluzioni: una più radicale e una a metà strada tra tradizionale e cloud, realizzando il capitolato di servizio comprendente tutte le esigenze”. La discussione con i potenziali fornitori ha richiesto un anno: “Il nostro modello di servizi è complicato ed è occorso molto tempo per ottenere dai potenziali fornitori il livello di dettaglio che ci occorreva per ottenere la proposta tecnologica ed economica richiesta”. Nella valutazione, il manager ammette di aver dovuto fare un passo indietro rispetto all’idea iniziale di optare per un modello multicloud scegliendo servizi cloud differenti per avere da ogni fornitore le migliori funzionalità: “L’idea era bella ma avrebbe comportato problemi d’interconnessione e il totale rifacimento delle applicazioni, con la loro trasformazione in servizi. Un lavoro ciclopico che non potevamo affrontare. Ci siamo quindi orientati verso un unico fornitore, trovandolo in Oracle; che dispone dell’essenziale servizio Exadata in cloud Paas”. Il servizio scelto è risultato efficace e completo, come richiesto per affrontare una migrazione per passi, avvalendosi di un’unica interfaccia. Poiché la snella struttura di Web Consult è adeguata alla sola gestione operativa e non dell’infrastruttura, Tecnocasa aveva necessità di un partner IT capace di fornire un’offerta integrata. “Su 3 proposte vagliate, abbiamo selezionato Red Reply [società del gruppo Reply specializzata in servizi di consulenza, progettazione e implementazione di soluzioni basate su tecnologia Oracle (IaaS e PaaS), ndr] come fornitore dei servizi di provisioning e supporto, oltre che della gestione dei rapporti con Oracle – precisa Perelli -. Questo ci ha permesso di rapportarci a Red Reply esattamente come facevamo in passato con Infracom senza dover intraprendere cambiamenti organizzativi, penalizzare i servizi agli utenti finali o le modalità d’erogazione”. Il nuovo contratto, su base triennale, ha consentito a Tecnocasa un risparmio dei costi IT pari al 20% annuo. “Un risparmio in gran parte dovuto al fatto di non avere più bisogno d’infrastrutture duplicate e dormienti per il disaster recovery – vanta Perelli -. Il cloud ci consente di avere più capacità di CPU, memoria e storage, oltre che di ridurre le macchine attive”.
Gioie e dolori della migrazione
Tecnocasa ha finalizzato il contratto con i fornitori alla fine del gennaio dello scorso anno, avviando il provisioning dei servizi tra aprile e maggio. Nel mese di maggio sono stati migrati i servizi applicativi sull’infrastruttura Oracle, cosa che ha richiesto, tra gli altri, gli aggiornamenti delle versioni del database Oracle (dalla 11 alla 12c), dei supporti Java VM (dalla 1.5 alla 1.8) e del Web server Tomcat. “Con Red Reply abbiamo definito le modalità di gestione dei deploy e aggiornato le procedure interne a misura della nuova infrastruttura – spiega Perelli -. In questo lavoro abbiamo coinvolto anche i partner che avevano sviluppato alcune delle nostre applicazioni [Objectway, Bizmatica, Openmind, Tecnopress, ndr]”. Un aspetto non secondario per Perelli. “Quando si cambia qualcosa occorre aspettarsi impatti a catena, la scoperta di librerie o di parti di codice non supportati. Per fortuna avevamo quantificato in modo corretto questi aspetti e previsto il tempo necessario per risolverli. Nel mese di novembre sono state messe a punto le ultime applicazioni”. Durante le prime migrazioni sono emerse complessità nella gestione dell’interconnessione in vpn tra i data center e il sito del fornitore cloud in Olanda: “Le nostre applicazioni sono molto integrate. Malgrado i buoni livelli di connettività le latenze costituivano un problema”.
Non potendo usare una logica di sostituzione di tipo big bang, sono stati spostati gruppi di servizi tra loro contigui, non senza qualche preoccupazione: “Avevamo fatto dei test, ma le simulazioni non sono paragonabili ai carichi veri, generati da 15 mila utenti – commenta Perelli -. Cambiando le versioni dei software sono venute meno le ottimizzazioni, ma è anche stato possibile avvantaggiarsi della potenza offerta dagli aggiornamenti e dall’infrastruttura cloud”.
Alla fine sono stati rispettati budget e tempi previsti con i fornitori: “180-200 giornate di attività dedicate all’aggiornamento delle applicazioni; 60% del personale di Web Consult impegnato a rotazione per sei mesi nelle attività connesse con la migrazione, sacrificando progetti meno urgenti”. Il risultato è stato apprezzato dalle LOB. “Gli utenti non si sono quasi accorti del passaggio al cloud e non hanno avuto disservizi – precisa Perelli -. Hanno visto aumentare lo spazio storage per l’e-mail da 500MB a 2GB, ma è nel futuro che vedranno il valore aggiunto della migrazione”.
Le opportunità e le sfide per il futuro
Il passaggio al cloud faciliterà l’aggiornamento e la standardizzazione del software applicativo. A cominciare dalla BI: “Un software ETL da noi usato per il caricamento dati non è più supportato – spiega Perelli -, problema rientrato in un più generale progetto di rifacimento della BI, tuttora in corso”. I processi d’integrazione che sfruttano il cloud, saranno accompagnati nel tempo dalla ricostruzione dei processi in modo più flessibile e standardizzato attraverso microservizi. “Il cloud ci permette di sperimentare nuovi servizi con costi contenuti, sceglierli tra le componenti che Oracle ci mette a disposizione, integrandole con i nostri attuali servizi”. Tutto questo aiuterà Tecnocasa a rispondere alle future esigenze degli utenti. Oltre che dai computer fissi delle agenzie, dati e applicazioni devono poter essere usati via tablet e smartphone: “Serve vincere la complessità – precisa Perelli -, riuscire a dare informazioni con la stessa semplicità con cui gli utenti sono oggi abituati a interagire con Siri o Cortana. Il cloud ci dà la possibilità di offrire servizi più facili e fruibili in mobilità”. La migrazione è stata un’occasione per raccogliere molte persone attorno al progetto, valutare opportunità e rischi, ottenere l’impegno necessario per muoversi con decisione nella direzione scelta: “Adeguatamente coinvolte e responsabilizzate, le persone hanno dato soluzione ai problemi imprevisti e visto riconosciuto il loro merito nel progetto collettivo. Al di là dei servizi infrastrutturali il partner Red Reply ci ha fornito il know how che a noi mancava sia nell’ambito cloud sia per affrontare progetti in modalità agile”, conclude Perelli.
