Building Information Modeling, cos’è, quali vantaggi offre

Nel settore edilizio il BIM (Building Information Modeling) è una organizzazione di lavoro che si sta sempre più affermando. Vediamo cos’è il BIM, a cosa serve e quali sono i reali vantaggi offerti da questa metodologia al settore delle costruzioni. Soprattutto come avvalersene utilizzando una gestione documentale con relativi flussi di avanzamento procedurale, per fare in modo che la documentazione sia correttamente archiviata e condivisa, opportunamente controllata e approvata e infine, sia con certezza opponibile a terzi al verificarsi di eventuali controversie, anche di carattere legale. Inoltre,  il BIM può essere utilizzato ai fini della certificazione energetica degli edifici.

Cos’è BIM

BIM è l’acronimo di Building Information Modeling, modello di informazioni di un edificio, ovvero la rappresentazione digitale di caratteristiche fisiche e funzionali di un oggetto. Innanzitutto occorre chiarire che il BIM va inteso come una metodologia operativa e non come uno strumento. Il BIM può essere immaginato come un processo di:

• programmazione
• progettazione
• realizzazione
• manutenzione

di una costruzione che utilizza un modello informativo, ossia un modello che ne contiene tutte le informazioni che riguardano il suo intero ciclo di vita, dal progetto alla costruzione, fino alla sua demolizione e dismissione.

Una premessa di base è la collaborazione tra le diverse figure interessate nelle diverse fasi del ciclo di vita di una struttura, al fine di inserire, estrarre, aggiornare o modificare le informazioni nel BIM.

Grazie al BIM, dunque, è possibile ricreare un modello virtuale di edificio che non è una semplice rappresentazione tridimensionale, ma un modello dinamico che contiene una serie di informazioni su:

• geometria
• materiali
• struttura portante
• caratteristiche termiche e prestazioni energetiche
• impianti
• costi
• sicurezza
• manutenzione
• ciclo di vita
• demolizione
• dismissione

Caratteristica principale di tale filosofia è un approccio altamente strategico, che offre la possibilità di analizzare l’oggetto architettonico e valutare le sue prestazioni già in fase progettuale: ovviamente ogni aspetto gestito da BIM ha come conseguenza la produzione di documenti, spesso aventi valore legale, che possono subire nel tempo modifiche e/o aggiornamenti, senza per questo escludere che si debba avere una memoria storica dei documenti obsoleti, consultabile in qualsiasi momento. La bontà di qualsiasi soluzione informatica meramente rivolta alla produzione di documentazione tecnica sarebbe pesantemente inficiata qualora le risorse umane coinvolte non fossero correttamente organizzate e i relativi documenti non condivisi e resi disponibili in modo appropriato

Abbiamo perciò:

• una serie di figure coinvolte a vario titolo nel medesimo progetto che devono poter accedere alla documentazione di loro competenza nel modo più agevole possibile garantendo che questa sia la versione più aggiornata e che, nel caso di iter approvativi, sia stata validata dalle figure poste alla supervisione del progetto.
• Una vasta gamma di documenti che vanno dal disciplinare tecnico fino all’elaborato progettuale, passando per tutta la documentazione relativa agli adempimenti burocratici imposti dalla normativa vigente, di cui deve essere certa la validità e di cui occorre necessariamente limitare al massimo la copia e/o duplicazione in modo da avere la certezza che ogni risorsa possa con sicurezza avere accesso alla versione più aggiornata del documento stesso

Da questo deriva la necessità di:

• Individuare una struttura organizzativa coerente e funzionale da utilizzare come modello per ogni progetto
• Classificare a priori le diverse tipologie di documentazione omogenee in termini di natura e trattamento definendone gli step di avanzamento e le modalità di consultazione in funzione della struttura organizzativa del punto precedente (ivi inclusa la profilazione delle autorizzazioni di accesso)
• Definire il set di documentazione obbligatoria e avere un feedback automatico di mancanza e di inoltro richiesta di conferimento
• Definire per ogni tipologia di documentazione un set di metadati che, oltre a classificare in modo corretto e univoco il documento, potranno costituire utilissime chiavi di ricerca dei documenti stessi
• Determinare una regola di fascicolazione logica per la quale tutti i documenti siano direttamente riferibili a un progetto, pratica, procedura e ricercabili in funzione di queste chiavi di parametrizzazione
• Dare ad ognuno di questi documenti una valenza probatoria adeguata alla natura dello stesso attribuendo in modo certo paternità, autenticità, inalterabilità e datazione di riferimento; soprattutto garantendola per tutto l’arco di tempo necessario in funzione delle esigenze operative e in ottemperanza alle disposizioni legali/fiscali in materia
• Rendere disponibili questi documenti evitandone il più possibile lo scambio “fisico”, ovvero utilizzando nel modo più spinto possibile il web per poter avere accesso a un cloud privato o a un server aziendale; si faccia attenzione che questa non è una esigenza indotta dalla pandemia in corso, bensì è una condizione irrinunciabile affinché si possa iniziare a parlare compiutamente di smart working e dei conseguenti benefici in termini di ottimizzazione delle procedure.
• Preservare la sicurezza e la protezione dei dati personali presenti nella documentazione in conformità alla normativa europea GDPR 2016/679
• Replicare un numero indefinito di volte la stessa struttura organizzativo/documentale in modo da uniformare la gestione dei vari progetti

Una buona suite software di document management, può risolvere in modo brillante tutti questi importanti input e costituire uno strumento indispensabile per l’informatizzazione del processo e l’ottimizzazione delle procedure a esso riferibili con la conseguenza di avere come ritorno anche tangibili benefici economici. È ovviamente fondamentale un’accurata analisi iniziale che permetta di mettere a punto l’organizzazione aziendale in funzione dei nuovi input e di conseguenza sviluppare un work flow che, pur dotato di una controllata flessibilità, ne rispetti fedelmente la logica e le regole guida.

BIM, un esempio pratico

Un esempio pratico di come tradurre in pratica quanto sopra illustrato è rappresentato graficamente da un work flow di avanzamento e approvazione di un progetto in cui, oltre alle modalità operative previste, risultano ben chiare anche le diverse tipologie di risorse umane coinvolte e le relative competenze e attività assegnate. Deve essere chiaro fin da subito che molto probabilmente sarà da sviluppare un work flow per ogni tipologia documentale, ma è importante fin da subito uniformare il più possibile i diversi processi, sia individuando modalità operative comuni di caricamento e accesso ai documenti, sia replicando logiche condivise di avanzamento processo che aumentino l’interoperabilità delle risorse umane coinvolte; è ovvio che ogni modello operativo replicabile diminuisce sensibilmente i tempi di realizzazione e di conseguenza i relativi costi che l’azienda dovrà sostenere. Nessun software, per quanto evoluto possa essere, potrà mai sostituire un’analisi funzionale correttamente svolta sulla base dei requisiti e delle specifiche determinate.

Dalla rappresentazione sopra esposta è immediatamente individuabile la struttura organizzativa che sta alla base della procedura:

• uno o più progettisti che provvedono a caricare il proprio elaborato
• un team coordinator che ha la funzione di verificare gli elaborati e che perciò può bloccare se necessario l’avanzamento del processo, oppure renderlo disponibile alla figura successiva
• responsabile disciplinare con la funzione di valutare la conformità degli elaborati ai disciplinari tecnici alla base del progetto edilizio
• cliente o direzione lavori con la prerogativa dell’approvazione finale dell’elaborato

Il workflow è strutturato in modo che:

• il progettista possa caricare l’elaborato direttamente dall’applicazione documentale (anche inviando il file con una mail a un indirizzo di posta dedicato e da questo automaticamente prelevato dal workflow) oppure caricandola in una hot folder su un server, oltre al documento principale, ad integrazione, egli può caricare documenti secondari classificati come allegati. Ovviamente il progettista avrà sempre accesso al documento, ma non potrà modificarlo in quanto dovrà essere oggetto di approvazione. Nel caso il documento necessiti di modifiche, queste costituiranno una nuova release del documento stesso in modo da preservare lo storico dello stesso.
• il team coordinator, nel livello successivo, potrà eseguire le operazioni previste sul documento e classificarlo come avanzabile, oppure restituendolo al progettista un numero indefinito di volte, completato da note tecniche/allegati che indichino quali modifiche devono essere effettuate. Se il documento è ritenuto idoneo questo viene contrassegnato come valido e il workflow si occuperà automaticamente di avanzarlo di stato dandone avviso alle risorse umane coinvolte nello step successivo.
• il responsabile disciplinare opererà a un livello autorizzativo più alto e come il team coordinator avrà facoltà di accesso al documento nei modi prestabiliti e potrà rendere avanzabile l’elaborato, oppure restituirlo al team coordinator con le indicazioni delle modifiche da apportare.
• l’ultimo livello è quello in cui il cliente o la direzione lavori conferisce ai documenti il benestare definitivo o la richiesta di revisione esattamente come negli step precedenti. Nel caso ildocumento riceva l’approvazione definitiva, la stessa viene resa nota a tutti gli step precedenti

Le modalità operative del workflow hanno come principi fondamentali che:

• i documenti non vengono modificati, bensì ne viene attivata la gestione del versioning in modo da avere sempre la tracciabilità storica
• lo stato di avanzamento del documento è deciso dal workflow in base alle operazioni effettuate dagli utenti ed è sempre immediatamente identificabile dall’utente attraverso il software di workflow e document management.
• le variazioni di stato devono essere sempre individuate temporalmente e questa informazione deve essere adeguatamente resa disponibile, ma soprattutto classificata come non modificabile
• ogni livello autorizzativo è profilato in modo che abbia a disposizione solo tipologie documentali, fasi di avanzamento, dati e documenti preventivamente stabiliti
• i documenti, onde garantirne autenticità, paternità e inalterabilità possono essere soggetti a diversi tipi di firma elettronica (in funzione della natura del documento stesso) e alla marcatura temporale in modo da darne una precisa collocazione temporale
• le variazioni di avanzamento sono comunicate agli interessati tramite warning all’apertura del client di gestione documentale, oppure con mail di segnalazione
• ogni documento deve essere oggetto di fascicolazione logica, almeno su due livelli in modo da essere visto in forma aggregata per progetto oppure per tipologia di documento
• a ogni progetto può essere agganciata una gestione di avanzamento lavori che possa essere visivamente rappresentata e tenuta sotto controllo nelle tempistiche di attuazione dalla data di approvazione definitiva

La spiegazione volutamente sintetica del work flow ha l’intenzione di indurre a riflettere maggiormente sull’analisi dei requisiti e sulla struttura funzionale, più che sull’individuazione degli strumenti e soluzioni tecniche da utilizzare, che verranno scelte come conseguenza di questo fondamentale lavoro iniziale.