Quando si parla di Industria 4.0 uno dei rischi è quello di fermare il proprio sguardo al solo livello di shop floor, ai soli reparti di produzione.
In realtà, il concetto di Industria 4.0 è correlato sì alla digitalizzazione della fabbrica, ma anche e soprattutto a una Digital Transformation che coinvolge tutta la Supply Chain, con l’introduzione di automazione intelligente e di strumenti di gestione delle informazioni, e che, soprattutto, prevede un percorso di profonda revisione di tutti i processi aziendali.
Il punto nodale è che l’evoluzione verso il paperless, verso la dematerializzazione e soprattutto verso una gestione intelligente dei documenti e delle informazioni ha benefici molto consistenti per chi opera nel manufacturing e non è certo un caso che il Piano Calenda, vale a dire il Piano Nazionale Industria 4.0 presentato nel mese di settembre dello scorso anno e oggi virato a un più “universale” concetto di Impresa 4.0, accanto ai robot collaborativi, alle stampanti 3D, alla realtà aumentata, alla simulazione, all’Internet industriale, al Cloud e alla Cyber Security abbia annoverato l’integrazione delle informazioni lungo tutta la Supply Chain dal fornitore al consumatore e i Big Data e gli analytics tra le tecnologie abilitanti dei percorsi verso Industria 4.0.
Il Ministro Calenda, nella definizione del suo piano, non parla di gestione documentale o di Document Management, bensì di integrazione di informazioni e di Information Management: dall’era dei documenti siamo passati infatti a quella dei contenuti e delle informazioni. Ed è qui che si gioca oggi una delle partite cruciali nel processo di Digital Transformation delle imprese: nel workflow management, nella gestione dei flussi, anche informativi.
Perché la corretta gestione delle informazioni è cruciale nei progetti Industria 4.0
Ancora poco tempo fa, Gartner sosteneva che i cosiddetti knowledge worker spendono circa la metà del loro tempo alla ricerca di informazioni e sono in media necessari 18 minuti per ritrovare specifici documenti: dati questi che per un’azienda non possono che riflettersi negativamente sia sulla produttività, sia sull’efficienza.
Disporre di strumenti che consentano di avere accesso alle informazioni di cui si ha bisogno nel momento in cui ve ne è bisogno è necessità chiave anche nel mondo manifatturiero, lungo tutta la filiera. Anche a livello di shop floor.
Disporre di tutta la documentazione necessaria, relativa agli ordini, ai lotti di produzione, alle quantità, senza dover lasciare il reparto di produzione non significa semplicemente risparmiare tempo, ma significa, ancor di più, ridurre gli errori.
Già nel 2016, PWC sosteneva che le aziende di produzione potrebbero ottenere un miglioramento del 30 per cento in termini di produttività grazie a un’adozione attenta di sistemi di gestione documentale e di sistemi di gestione automatica delle informazioni.
In una Smart Factory o in una Connected Factory, tutti i membri della Supply Chain possono comunicare senza necessariamente mettere in atto una interazione diretta: tutti i documenti e i processi sono gestiti in modo automatico: i contratti, le proposte, le informazioni sul prodotto, le responsabilità, i task, i processi, tutto può essere visibile in un unico sistema integrato e in tempo reale.
Ma come implementarlo?
Cinque punti chiave per definire un progetto di gestione delle informazioni
La premessa è che l’implementazione di un sistema di gestione dei documenti, dei contenuti e delle informazioni non è avulsa dal contesto, ma è parte integrante di una strategia verso l’Industria 4.0.
In primo luogo, dunque, è importante comprendere i punti di forza e quelli di debolezza della propria azienda in ambito digitale per poi tracciare un piano di transizione graduale.
È importante anche definire un gruppo di lavoro, facendo leva sugli skill e sulle competenze che già sono presenti in azienda.
Già in questa fase, la corretta adozione di strumenti di Document Management e di Information Management è utile per la condivisione delle conoscenze e per i percorsi di formazione del personale.
Un terzo step punta alla revisione dei processi: affrontare la revisione dei processi con un approccio end-to-end aiuta a impostare l’Information Management in una logica di collaboration, con effettivi positivi lungo tutte le funzioni aziendali. È importante lavorare in un’ottica di automazione dei processi, inclusi quelli che riguardano il patrimonio informativo e documentale.
Dal punto di vista della gestione dei documenti e delle informazioni è importante pensare alla piattaforma di Information Management come a una sorta di ponte tra i team di gestione e i team di produzione, uno strumento che abilita la disponibilità delle informazioni necessarie ai processi produttivi e ai processi di business quando e dove servono. Uno strumento, per di più, utilizzabile da tutti i dipendenti dell’azienda, ciascuno in base alle proprie esigenze e a quanto previsto dalle proprie funzioni.
Soprattutto – ed è questo un punto nodale di tutta la trasformazione in atto – deve avvenire nel pieno rispetto delle normative che regolano la gestione della privacy e dell’integrità dei dati.
In particolare, vanno tenuti presenti gli obblighi correlati al GDPR, il nuovo regolamento europeo sulla protezione dei dati, che troverà piena applicazione nel mese di maggio del prossimo anno. Con il GDPR, infatti, si parla di una tutela della privacy by design in ogni fase della gestione dei rapporti con qualunque interlocutore, dai fornitori ai clienti, dai partner di filiera agli enti e alle istituzioni.
In un’epoca di esplosione del dato – in soprattutto del dato non strutturato – non è semplice trovare un equilibrio tra le necessità di accesso e condivisione facilitati alle informazioni e la compliance con quanto previsto dalle normative.
Difficile, ma non impossibile se si affronta anche questo passaggio con un adeguato supporto tecnologico.
L’approccio di Canon all’Information e Content Management nell’era dell’Industria 4.0
Tutto questo, è chiaro, non avviene in un giorno.
Ne è convinta Teresa Esposito, Marketing & Sales Excellence Director di Canon Italia: «Passare dal document management all’information management e da qui all’Enterprise Content Management è un salto culturale. È una trasformazione profonda che, come ogni trasformazione, richiede i suoi tempi. È un percorso di anni che in Canon si è sviluppato lungo due direttrici: la crescita delle competenze interne e la crescita attraverso acquisizioni in ambiti strategici, in una logica di completamento della proposition e di integrazione di nuove anime».
Teresa Esposito parla di Digital Transformation e di una Digital Transformation pervasiva, che tocca tutti i settori e tutte le organizzazioni.
«Parliamo di una revisione completa dei processi, che parte dagli asset base e dalla cultura aziendale e che rappresenta un’opportunità per crescere in termini di efficacia e di efficienza».
È un processo che Canon ha sperimentato per prima sulla propria pelle, avviando un percorso di trasformazione attraverso la revisione di tutti i processi interni ed esterni. «Siamo attori e fautori di questo cambiamento: sperimentando su noi stessi possiamo supportare i nostri clienti con maggiore cognizione di causa».
Il ruolo di Canon nel manifatturiero italiano
Resta il fatto che Canon vuole avere un ruolo chiave nelle imprese che stanno affrontando la Digital Transformation verso l’idea di Industria e Impresa 4.0.E vuole averlo soprattutto per le imprese del manifatturiero italiano.
«L’Italia è il secondo mercato manifatturiero al mondo e non è un caso che Canon abbia scelto proprio il nostro Paese come sede del proprio competence center per Industria 4.0».
Nell’ambito dell’Industria 4.0 il tema della gestione dell’informazione è cruciale.
Gestite correttamente, le informazioni sono vitali per poter essere efficienti ed efficaci nel proprio operare, ma bisogna avere la consapevolezza che si sta parlando di un processo che abbraccia l’intera filiera del prodotto e l’intero suo ciclo di vita, dalla produzione fino al cliente finale.
«I documenti da gestire partono dai disegni tecnici progettuali fino ai fogli di lavorazione inviati al ciclo produttivo. Includono le informazioni necessarie alla gestione del processo, al controllo qualità, alla verifica di compliance con le normative vigenti, senza dimenticare, infine, manuali e istruzioni d’uso».
Dallo smart working all’image recognition per il riconoscimento delle difettosità
Non è solo il processo produttivo che diventa smart.
C’è una logica di Smart Working che sottende tutti questi cambiamenti e che si traduce concretamente in flessibilità, autonomia, collaborazione, tutte abilitate da strumenti e ambienti di lavoro coerenti con gli obiettivi.
In queste dinamiche, Canon si inserisce, ad esempio, con le soluzioni di printing mobile che consentono di stampare senza vincoli da qualunque dispositivo, con le soluzioni e le piattaforme di Document Management in Cloud, con soluzioni integrate di hardware, software e servizi.
Meno tradizionali, rispetto alla storica presenza della società nelle imprese, sono invece le applicazioni di strumenti esistenti in ambiti nuovi: ad esempio, le soluzioni di image recognition possono essere utilizzate per il riconoscimento delle difettosità in fase di produzione.
«Per questo stiamo mettendo in atto una decodifica del nostro portafoglio per rispondere con più precisione alle esigenze dei progetti di innovazione».
Il tutto deve avvenire in piena sicurezza.
«Applichiamo a tutti i nostri prodotti gli stessi standard che utilizziamo per noi stessi».
GDPR incluso.
Sei step per la gestione sicura dei dati
Per Canon la gestione in sicurezza dei dati implica un processo in sei passaggi chiave:
– Discover, per comprendere come i dati vengono gestiti e conservati
– Secure, vale a dire una fase di assessment dei rischi potenziali
– Policy, ovvero una fase per stabilire i processi necessari per eliminare e ridurre i rischi
– Manage, ovvero la registrazione di chi ha accesso a i dati e l’adozione di processi automatizzati per la compliance
– Reporting, vale a dire la reportistica sulle violazioni e sugli alert
– Prediction, in particolare con una logica di aggiornamento delle politiche.
Se questo è lo scenario, è chiaro che cambia anche il modello di interlocuzione di Canon con i suoi clienti.
«Sicuramente cambiano gli interlocutori, ma cambia anche il nostro approccio. La chiave è abbandonare un approccio generalista per indirizzare le esigenze specifiche. Noi rispondiamo poi sia con le nostre risorse interne, sempre più formate, sia con una organizzazione di supporto alle vendite formata da specialisti, da veri e propri solution architect per i progetti più complessi».
Infine, per quanto riguarda la tipologia di aziende indirizzate, Esposito riconosce che il mercato delle piccole e medie imprese abbia un ritardo infrastrutturale che solo ora comincia a essere colmato: «Il vantaggio è che trattandosi di realtà che cominciano ora il percorso di trasformazione digitale, possono già farlo con tecnologie stato dell’arte».
