Che cosa è la Unified Communication and Collaboration? Non è una tecnologia, ma un’insieme di tecnologie. Soprattutto, è un modo di integrare l’innovazione digitale secondo un approccio che può davvero fare la differenza nella comunicazione intra e interaziedale.
L’UCC, infatti, è uno degli ultimi capitoli di quella digital transformation che ha coinvolto le aziende in un percorso di sviluppo a rilascio continuo. In estrema sintesi, la UCC è un’architettura di sistemi telematici che si avvale di mezzi diversi, fruiti attraverso un’unica interfaccia comune che consente di gestire in maniera coordinata il flusso di infomazioni (scritte, audio e video) che circolano dentro e fuori all’azienda.
Con l’avvento dei social media, infatti, la comunicazione integrata si è andata a potenziare ulteriormente, abbracciando i nuovi canali di condivisione inaugurati dai nuovi media collaborativi come, ad esempio, Skype a Whatsapp. Quali sono dunque le soluzioni che fanno parte dell’innovazione digitale che risponde alle tecnologie UCC?
Unified Communication and Collaboration: ubiqua, pervasiva e integrata
Nell’UCC convergono componenti diverse come l’Instant messaging (chat), la Telefonia IP, la videoconferenza così come altri strumenti di supporto complementari come la segreteria telefonica, l’e-mail, gli SMS o l’intramontabile fax. L’abitudine ad accedere e consultare in maniera indifferenziata le informazioni da dispositivi fissi e mobili, infatti, sta portando le aziende a ragionare di convergenza e le persone a vivere il lavoro in modalità bimodale: analogica e digitale. A contribuire a questa evoluzione sono senz’altro le soluzioni di collaborazione che oggi cortocircuitano fonia, connettività e sistemi di condivisione di file, immagini, audio e video in modalità sincronizzata (tramite File Sharing and Syncronization System). Gli analisti degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano, ad esempio, hanno identificato i principali benefici dell’UCC, relativi a ciascuna dimensione, ovvero infrastrutture abilitanti, servizi applicativi, multicanalità di accesso, suddivisi in due macrocategorie:
- Benefici tangibili associabili a indicatori misurabili come un risparmio dei costi di comunicazione o delle spese di viaggio, evidenziando quelli che sono stati effettivamente monetizzati (cioè tradotti in flussi finanziari)
- Benefici intangibili o non direttamente quantificabili come, ad esempio, migliore gestione della conoscenza, miglioramento del clima aziendale, miglioramento della qualità relazionale
UCC: a che punto siamo in Italia?
Secondo una recente indagine condotta da Digital4 su un campione di 500 aziende della community, il 94% dei meeting e delle riunioni avviene ancora in modalità fisica, il 55% attraverso una call di gruppo telefonica ma il 31% viene effettuata tramite call on line su una piattaforma di videocollaboration mentre il 27% tramite call su una piattaforma social (tipo Skype).
Interessanti anche le risposte multiple che dicono come a fronte di un 92,60% di aziende che per scambiare i dati utilizzino prevalentemente le e-mail ci sia un 44% che utilizza soluzioni di cloud storage tipo Dropbox, Google Drive, OneDrive, un 30,80% che usa una piattaforma di file sharing aziendale e un 27,80% che utilizza soluzioni di file sharing sul genere di WeTransfer.
UCCaaS: multicanalità integrata as a Service
Anche nell’ambito dell’UCC esiste poi la declinazione on demand e pay per use. UCCaaS, infatti, è l’acronimo di Unified Communication and Collaboration as a Service ed è la nuova frontiera della comunicazione aziendale. Utilizzare applicazioni di comunicazione e collaborazione unificata senza avere in casa infrastrutture complesse e costose è vantaggioso per diversi motivi. Basta un accesso a Internet per poter comunicare in piena libertà e in modo intuitivo senza doversi accolare gli oneri e i costi relativi a manutenzione, aggiornamento, investimenti in sicurezza (pensa a tutto il provider). Chat, presenza, audio, video e servizi telefonici avanzati integrati, dunque, sono erogati attraverso una piattaforma che risiede nel cloud ed è resa disponibile su qualunque terminale (e in mobilità), con benefici sulla produttività aziendale e sul livello di collaborazione in azienda.
Come potenziare la produttività individuale e aziendale
Aiutando a condividere nel migliore dei modi l’informazione in ogni sua forma, l’UCC è una componente fondamentale dello smart working ma anche delle smart city. In che modo? Contribuendo a migliorare il livello di comunicazione e di interazione tra le aziende e le persone. Da un lato potenziando la produttività individuale, consentendo agli utenti di risparmiare tempo nello svolgimento delle proprie mansioni e di accedere alle informazioni in modo più flessibile e veloce. Dall’altro supportando l’operatività aziendale, favorendo l’interazione di una pluralità di persone coinvolte nei vari processi di business.
Certamente l’implementazione deve tenere conto di diversi aspetti, a partire da una qualità della connessione, con un presidio a llivello di bridging e di routing in un’ottica multipunto. È importante ottimizzare i flussi legati alla fonia e ai dati attraverso modalità di streaming massimamente efficienti ma anche definire servizi di rete risolti a livello di gateway e di controllo, attraverso un sistema che consenti di monitorare tutti i flussi e le performance a livello operativo. Nella piena consapevolezza che la presenza di soluzioni eterogenee, ovvero multibrand, porterà l’IT a dover gestire un’interoperabilità di alto livello per garantire l’efficienza dell’UCC e la massima soddisfazione degli utenti.
