Cosa è un digital workplace e come migliora la produttività e la soddisfazione dei dipendenti? Tecnologia digitali e una user experience sempre più interattiva, intuitiva e ricca stanno rivoluzionando il modo di lavorare e, sempre più spesso, anche l’organizzazione e la progettazione degli spazi fisici dell’ufficio. Secondo stime di IDC, già oggi i mobile worker nel Belpaese sono circa 7 milioni su un totale di 22 milioni di occupati, destinati a superare la soglia dei 10 milioni nel 2022. «Gli ambienti aziendali – spiega Daniela Rao, Senior Director Research and Consulting di IDC Italia – sono sempre più popolati da mobile worker, lavoratori itineranti e in movimento, ma anche da device mobile e App intelligenti. Le postazioni di lavoro fisiche tendono quindi a essere sostituite dalle piattaforme di digital workspace, spazi di produttività online dove ogni individuo può accedere in maniera univoca e sicura alle proprie informazioni di lavoro indipendentemente dal luogo in cui si trova, dall’orario e dal dispositivo utilizzato. Il paradigma del digital workspace sta sostituendo quello della postazione fisica di lavoro e il focus si sposta su chi sei e cosa fai rispetto al quando entri o esci dall’ufficio o dove sei».
Cosa è un digital workplace
Il paradigma del digital workplace sta sostituendo progressivamente quello della scrivania dell’ufficio e sta cambiando il workspace in chiave digitale. La connettività always on, sia in azienda che fuori, su device come notebook, smartphone e tablet permette a dipendenti, manager e collaboratori di essere sempre produttivi. Ma è, soprattutto, la collaborazione a livello di team a beneficiare di questa nuova tendenza. Soluzioni di social collaboration e strumenti di aggiornamento dei file in tempo reale spianano la strada a una produttività “senza confini”. Sarà sempre possibile avere accesso alle risorse più qualificate per ogni specifico task, selezionandole indipendentemente dal fatto che si trovino nello stesso ufficio, in una filiale o in una sede decentrata, che operino in smart working da casa o “sul campo”, presso il cliente.
Ma cos’è un digital workplace? Difficile dare una definizione univoca di cosa sia un ambiente di lavoro digitale. Gli analisti di Gartner lo indentificano nella“strategia d’impresa che abilita modalità di lavoro innovative e più efficaci, sfruttando tecnologie e modelli organizzativi orientati al lavoratore, migliorando il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti”. Un approccio digitale che allinea tecnologia, persone e processi aziendali allo scopo di migliorare l’efficienza operativa e raggiungere gli obiettivi di business.
I digital workplace sono ecosistemi virtuali che nascono dall’unione di nuovi spazi di lavoro e tecnologie di comunicazione di nuova concezione.
L’obiettivo principale è l’utilizzo di tecnologie all’avanguardia per migliorare la comunicazione, la collaborazione in team, l’accesso, la condivisione e l’aggiornamento di informazioni e contenuti. La collaborazione potrà essere limitata a un particolare task, oppure potrà essere estesa a gran parte delle attività. E se fino a qualche anno fa ci si limitava a una collaborazione differita e asincrona, gestita attraverso i calendari condivisi, oggi gli strumenti di collaborazione groupware sono molto più sofisticati e permettono ai team di lavorare in modo sincronizzato e in real time. Grazie a software e servizi di gestione dei digital workplace è possibile gestire i flussi documentali in modo automatizzato e creare spazi virtuali protetti in cui scambiarsi e aggiornare documenti e file in sicurezza. Ma è anche possibile usufruire di strumenti di sostegno della collaboration. Digital mentorship, wiki, blog e forum autogestiti che favoriscono lo scambio di idee a distanza, accelerando i processi di innovazione. Dipendenti che operano su sedi distaccate, manager, manutentori e installatori, agenti e venditori… tutti potranno avviare discussioni, condividere dubbi e soluzioni ma anche file e applicazioni. Avranno, così, la certezza di reperire le informazioni rilevanti per il proprio lavoro nel minor tempo possibile e operare sempre su dati aggiornati. Anche le risorse esterne – collaboratori e consulenti, per lo più, ma anche clienti e fornitori –, che spesso svolgono un ruolo chiave nella riuscita di un progetto, potranno essere coinvolte attivamente.
Le tecnologie del digital workplace
Cloud, Intranet, soluzioni UCC (Unified Communication and Collaboration), mobile, content management, social collaboration… le tecnologie che permettono di dare concretezza agli approcci di digital workplace sono diverse, ma idealmente riconducibili a tre ambiti.
Le piattaforme, che comprendono le soluzioni di virtualizzazione dei desktop e la connettività, i servizi cloud e l’enterprise mobility.
La collaboration, che promuove l’interazione in tempo reale tra colleghi, partner e clienti attraverso l’implementazione di strumenti di cooperazione accessibili da qualunque device o piattaforma, gestiti on premise o nel cloud. A questa categoria appartengono tutte le soluzioni di instant messaging, social collaboration, videoconference e comunicazione voce.
Infine, la gestione delle informazioni, ovvero l’accesso, la condivisione e aggiornamento in real time dei dati e delle applicazioni aziendali da qualunque luogo e con ogni device, operato con soluzioni di content management, analytics, sincronizzazione e condivisione dei file.
I nuovi trend che ridisegnano gli spazi di lavoro digitali
Le tecnologie digitali di ultima generazione ridisegnano i confini degli spazi di lavoro virtualizzati, accelerandone la diffusione. Nel suo “Predicts 2018: Digital Workplace Technologies”, l’analista Gartner individua alcuni trend tecnologici in particolare destinati ad avere un impatto rilevante sui workplace virtuali:
- Intelligenza artificiale e ambient knowledge
Il machine learning è utilizzato per migliorare il benessere del dipendente. Gli algoritmi di AI permettono di offrire informazioni personalizzate, in modo proattivo, a ciascun membro dell’organizzazione sulla base delle attività che sta svolgendo, delle sue abitudini e necessità anche non manifeste. - Assistenti virtuali
Concierge digitali evoluti assistono il dipendente in ogni sua necessità. Il lavoratore può interpellarli facilmente da qualunque luogo e in qualunque istante e ricevere in tempo reale informazioni rilevanti per i propri task. Potrà così risparmiare tempo prezioso. - Ready analytics
Le analisi dei dati di contesto aiutano il dipendente a svolgere il proprio lavoro in modo più efficace e rapido. - Silo buster e crowdsourcing
Si tratta di strumenti che potenziano la generazione e condivisione di idee, la crescita professionale e il raggiungimento degli obiettivi di business attraverso la mentorship (affiancamento virtuale di figure senior a lavoratori meno esperti), i network interni e i micro blog gestiti direttamente dal personale.
Anche la user experience degli ambienti di lavoro virtualizzati sta cambiando: accanto ai tradizionali device mobile (notebook, smartphone e tablet) si diffonde l’uso delle tecnologie immersive. Le applicazioni di realtà aumentata e realtà virtuale (AR/VR), fruibili attraverso visori e occhiali di ultima generazione, ampliano i confini del digital workplace. A trarne vantaggio sono soprattutto gli operatori “sul campo”, come installatori e manutentori, che vedono incrementare in modo esponenziale la propria produttività.
Smart building e smart office per il digital workplace
La digitalizzazione del posto di lavoro si riflette sempre più spesso anche in un ripensamento degli spazi (con un nuovo concetto di workspace digitale), sempre più votati a un’interazione intelligente con gli operatori che li vivono. Nelle aziende moderne le postazioni individuali spariscono, mentre si moltiplicano le aree destinate al networking (meeting room, sale attrezzate per le videoconferenze). I dispositivi per le comunicazioni wireless, sia indoor che outdoor, sono ormai a pieno titolo l’infrastruttura di base per i sistemi di comunicazione aziendale e i digital workplace.
Il digital workplace promuove anche una gestione più efficace ed efficiente degli asset dell’azienda, tarata sulle esigenze e le abitudini dei dipendenti, che riduce al minimo inefficienze e sprechi.
Gli spazi attrezzati a uso ufficio stanno diventando, infatti, sempre più modulari, eclettici e smart, votati alla massimizzazione della produttività di lavoratori sempre più itineranti e “agili”. Si tratta di un’evoluzione resa possibile dalla diffusione dell’Internet of Things, dell’intelligenza artificiale (AI) e del machine learning, tradotti negli approcci di smart building e smart office. Gli uffici e gli edifici moderni sono ecosistemi sensorizzati in grado di auto-gestirsi calibrando luci, riscaldamento, condizionamento e consumi d’acqua in relazione alle preferenze degli individui che li vivono e alle abitudini rilevate “sul campo”. In un’azienda che opta per un approccio di digital workplace la scrivania non è più essenziale per il dipendente, che potrà essere produttivo anche in un’area break o in una sala riunioni. Per le aziende questo si traduce in una razionalizzazione degli investimenti immobiliari e, in generale, da una riduzione degli affitti di spazi attrezzati (per definizione piuttosto costosi), cui corrisponde un parallelo aumento della soddisfazione per i dipendenti, lasciati liberi di scegliere le migliori modalità e i migliori contesti di lavoro.
I digital workplace sono, quindi, sempre più spesso anche smart workplace, ambienti di lavoro digitali intelligenti.
Intelligenti perché favoriscono la collaborazione inter-team, la rapida diffusione delle informazioni e delle idee.
Intelligenti perché, grazie alle tecnologie digitali di ultima generazione, sono in grado di automatizzare gran parte dei compiti più ripetitivi e noiosi, liberando tempo e risorse per la creatività e l’innovazione.
Intelligenti perché racchiudono al loro interno un approccio dinamico alla gestione degli ambienti di lavoro. Analizzando le abitudini di utilizzo degli spazi, l’uso degli hotspot wireless e delle connessioni, le prenotazioni di sale meeting e spazi condivisi, è possibile azzerare gran parte delle inefficienze e degli sprechi attraverso una gestione ottimizzata degli spazi-ufficio. Grazie all’utilizzo combinato di sensori IoT, analytics e algoritmi di machine learning e all’integrazione di queste tecnologie con il digital mapping, la visualizzazione interattiva degli spazi business e le soluzioni di real estate management è possibile arrivare a risparmiare decine (e in alcuni casi centinaia) di migliaia di euro ogni anno.
Le caratteristiche di un ambiente di lavoro digitale
Secondo i consulenti di P4I – Partners4Innovation, un digital workplace per essere considerato tale deve possedere cinque caratteristiche:
- Semplicità d’uso
Le modalità di utilizzo degli spazi comuni devono essere chiare e semplici. Le tecnologie digitali devono essere orientate all’utilizzatore, mutuando per quanto possibile i principi e le logiche di user experience dall’universo consumer. - Accessibilità universale
Dati e applicazioni di lavoro devono essere accessibili non solo da notebook e desktop ma anche da smartphone e tablet in modo seamless, quindi fluido e trasparente per l’utente. - Dimensione “sociale”
Occorre prevedere spazi e applicazioni di social networking, dal supporto all’instant messaging via mobile (stile Skype o Whatsapp) per arrivare fino ai social network aziendali (wiki e Intranet), per abilitare una collaborazione in tempo reale. - Apertura
Applicazioni e dati non devono essere segregati all’interno di sistemi chiusi ma accessibili a dipendenti e collaboratori in modo semplice, sfruttando il cloud e la connettività diffusa. - Intelligenza
La tecnologia implementata dovrà guidare l’utente passo a passo attraverso assistenti virtuali, demo e tutorial particolarmente intuitivi.
I benefici e vantaggi dei digital workplace per le aziende
Il cambio di paradigma dalle tradizionali postazioni d’ufficio ai digital workplace permette all’organizzazione di risparmiare in modo anche considerevole sui costi operativi e soddisfare al meglio le esigenze dei dipendenti, da sempre alla ricerca di un miglior equilibrio tra vita privata e vita lavorativa (worklife balance). I benefici si rendono evidenti, in particolare, in alcune aree:
- Riduzione dei consumi energetici, in virtù della possibilità di sfruttare il cloud per erogare, gestire, aggiornare e manutenere gli ambienti di produttività d’ufficio e collaboration. Questo permette di avere accesso ad applicazioni allo stato dell’arte senza dover investire in costoso hardware.
- Razionalizzazione degli investimenti immobiliari, grazie al miglior sfruttamento degli spazi attrezzati a uso ufficio che, specie nelle grandi città, sono sempre più costosi.
- Centralizzazione del controllo di applicazioni software e hardware.
- Audit, sicurezza e compliance facilitate
- Possibilità di supportare una vasta gamma di sistemi operativi e applicazioni in modo trasparente e fluido per l’utente finale, a garanzia della miglior user experience.
- Maggior produttività dei dipendenti, legata alla facilità di reperire, condividere e aggiornare le informazioni rilevanti.
- Maggior creatività e accelerazione dei processi di innovazione grazie alla possibilità di sfruttare strumenti tecnologici e nuovi spazi fisici progettati appositamente per comunicare e scambiarsi idee, creando comunità e team trasversali che permettono di mettere a frutto le diverse competenze individuali.
- Attrattività per i talenti e miglior reputazione (employer branding) perché le aziende che sostengono modalità di lavoro più moderne e collaborative risultato più attrattive non solo per i Millennials (i nati tra gli anni Ottanta e il Duemila) ma anche dai loro colleghi meno giovani, i cosiddetti Baby Boomers.
Smart working e workplace digitale
Le strategie di digital workplace delle aziende italiane hanno subìto un’accelerazione con l’entrata in vigore della
legge 81/2017, che disciplina lo smart working e sancisce la parità di trattamento contrattuale tra i lavoratori tradizionali e “agili”, sia dal punto di vista economico che da quello assicurativo. Le iniziative di lavoro agile, infatti, non possono che essere sostenute da ambienti virtualizzati, dove è garantita la possibilità ai dipendenti di accedere a informazioni, file e applicazioni business in completa autonomia e in sicurezza virtualmente da qualsiasi luogo, device, rete e sistema operativo.
Secondo i dati dell’ultimo Osservatorio Smart Working (ottobre 2018) del Politecnico di Milano, ben il 56% delle grandi aziende italiane ha già adottato iniziative strutturate di sostegno al lavoro agile e al digital workplace, in deciso aumento rispetto al 2017, quando questo gruppo si limitava al 36% del campione. Oggi, i dipendenti “agili” e gli smart worker sono circa 480mila ma l’Osservatorio stima che potenzialmente si potrebbe arrivare a “liberare dal vincolo della scrivania” circa 5 milioni di operatori, ovvero il 22% degli occupati.
Gli aspetti organizzativi: come gestire un posto di lavoro digitale
I nuovi ambienti di lavoro digitali sono disegnati sulle esigenze di una produttività che potremmo definire “blended” e ibrida, dove strumenti come i social network e le chat di instant messaging ampiamente utilizzati nella sfera privata dai dipendenti si estendono alla vita lavorativa fondendosi con soluzioni di document management, videoconferenze online e telepresenza. Così facendo, l’ufficio non è più un luogo fisico ma diventa un ambiente digitale fluido ed estremamente personalizzato, che supporta al meglio le esigenze di lavoratori sempre più smart e team geograficamente dispersi.
Il passaggio a una produttività svincolata dalle logiche della scrivania e dell’ufficio si sposa con un cambio di rotta organizzativo. I tradizionali impianti gerarchici e piramidali non permettono di sostenere modalità di lavoro più agili. Servono modalità organizzative orientate alla collaborazione e un management che valorizzi la logica del raggiungimento degli obiettivi più che il numero di ore passate alla scrivania. A questa “rivoluzione” corrispondono anche nuovi stili di leadership che, secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, facilitano la diffusione dei digital workplace. Il senso della community, anzitutto, quindi la capacità del management di incoraggiare le persone a collaborare con tutti i colleghi in modo aperto. A seguire, la virtualizzazione degli strumenti di lavoro, con la capacità di decidere di volta in volta le modalità e gli strumenti di comunicazione da utilizzare tra quelli più adatti allo scopo. E ancora, la flessibilità, quindi la capacità di recepire le esigenze personali dei collaboratori e integrarle nelle modalità di organizzazione del lavoro. Infine, ma non da ultimo, l’empowerment, ovvero la capacità di responsabilizzare i collaboratori, coinvolgendoli nelle decisioni, appoggiando le loro idee e stimolandoli a proporre suggerimenti e miglioramenti.
Il cloud come tecnologia abilitante del digital workplace: Fujitsu Digital Workplace Services
Digital Workplace Services è l’offerta che Fujitsu dedica alle aziende che intendono dare slancio alle strategie che premiano una nuova produttività svincolata dall’orario di lavoro tradizionale e dalla scrivania. Un set completo di tecnologie all’avanguardia, consulenza e metodologie basate sull’esperienza maturata da Fujitsu nella gestione di oltre 6 milioni di digital workplace in tutto il mondo. Fujitsu nell’ottica di potenziare il digital workplace spinge per l‘adozione di dispositivi mobile dotati dell’ultima generazione di processori Intel come Intel Core i7 vPro per supportare lo smart working.
Digital Workplace Services permette di creare un ambiente altamente sicuro e personalizzato per connettere persone, sistemi e informazioni garantendo un ambiente di lavoro più agile, collaborativo e, in definitiva, più produttivo. Al suo interno, Workplace Anywhere è l’offerta di tutti i servizi di gestione dei virtual desktop che massimizza la user experience di dipendenti e manager alle prese con una produttività sempre più mobile o mista (mobile e desktop). A disposizione degli utenti un service desk evoluto, che sfrutta intelligenza artificiale, assistenti virtuali e algoritmi di machine learning per agevolarli e renderli il più possibile autonomi nelle richieste di supporto tecnico, automatizzando le attività di apertura dei ticket grazie allo sviluppo di dinamiche self-service. I servizi Intelligent Engineering semplificano la vita dei tecnici informatici e offrono la possibilità di gestire proattivamente tutto l’hardware, riducendo downtime e failure. Grazie al contributo delle analytics e dell’intelligenza artificiale, analizzando i dati storici delle macchine e dei loro fermi, è possibile migliorare la prevenzione degli incidenti e ridurne la frequenza.
Digital Workplace Services è una soluzione per la gestione degli ambienti di lavoro aperti fornita come servizio gestito. Si compone di tre elementi fondamentali:
- Fujitsu Managed Workplace Services
Un bouquet di servizi erogati in modo centralizzato ma gestiti on premise, così da raggiungere il perfetto equilibrio tra rapidità di deployment e ampiezza di funzionalità. Un approccio “ibrido” che contempla i tradizionali servizi desktop gestiti di Fujitsu, ma con un’esperienza utente più moderna e accattivante. - Fujitsu Virtual Workplace Services
Un set di servizi di virtualizzazione desktop erogati attraverso infrastrutture cloud pubbliche, private o ibride: Virtual Desktop Infrastructure (VDI), Virtual Desktop as a Service (vDaaS) e Hosted Shared Desktop and Applications (RDSH) permettono agli utenti aziendali di accedere a dati, risorse e applicazioni dove, quando e come vogliono.
Con l’aiuto del cloud, Fujitsu mette a disposizione delle organizzazioni un ambiente di lavoro digitale sempre aggiornato e protetto, focalizzato sulle esigenze dei dipendenti e “intelligente”. Grazie agli Human Centric Workplace Services e all’integrazione di funzionalità di intelligenza artificiale e machine learning, infatti, l’azienda sarà sempre certa di offrire ai propri lavoratori il massimo sostegno alla produttività individuale attraverso una serie di applicazioni intuitive e accessibili da qualsiasi device. Il reparto IT, invece, sarà sollevato da tutte le incombenze relative alla configurazione, gestione e aggiornamento dei workplace digitali.
