Oggi il mondo del lavoro è in rapida e continua trasformazione, e tra le determinanti principali di questa dinamicità ci sono i nuovi modelli di organizzazione dei tempi, degli spazi, delle interazioni e delle comunicazioni sul lavoro, basati sulle tecnologie digitali – e in particolare su quelle Mobile – e definiti nella loro totalità “Smart Working”.
Su questi temi recentemente si sono confrontati otto manager di cinque primarie realtà del panorama economico italiano – Enel, Chiapparoli Logistica, Istituto Auxologico, IEO, Dalani e Citrix – in occasione di una tavola rotonda organizzata da Digital4Executive in collaborazione con la stessa Citrix.
Fiorella Crespi, Direttore dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, ha aperto l’evento descrivendo lo “stato dell’arte” dello Smart Working in Italia: «Fare davvero Smart Working vuol dire attivare iniziative con particolare attenzione a quattro leve di progettazione: policy organizzative, layout fisico, tecnologie digitali, e stili di leadership».
«Si va sempre più verso un “Digital Workspace”, caratterizzato da flessibilità di luogo e orario: l’ufficio fisico non è più l’unica identificazione del lavoro. Ad abilitare il cambiamento ci sono le tecnologie, che consentono di comunicare e condividere anche a distanza grazie ai servizi e applicazioni di social collaboration, di lavorare senza essere a una scrivania, di accedere a dati e applicazioni aziendali da diversi device anche lontano dalle sedi aziendali, garantendo la sicurezza. E infine di agevolare il lavoro in mobilità entro gli stessi ambienti di lavoro, grazie per esempio allo Smart Printing, che permette l’utilizzo di stampanti condivise, e al Digital Signage per prenotare le sale riunioni».
In questo percorso l’Italia sconta un certo ritardo. Secondo i dati dell’Osservatorio, ancora solo un’azienda su 10 fa Smart Working, e un’altra su 10 ha in programma di iniziare, a fronte della diffusione del wireless per abilitare la mobilità interna (92%), l’Unified Communication & Collaboration (80%) e le Mobile Biz-App (63%).
Per Benjamin Jolivet, Country Manager di Citrix, per capire a fondo il fenomeno Smart Working occorre accettare il fatto che già oggi è una realtà e che non si tratta di una semplice questione logistica. È necessario avere una visione più ampia e comprendere le dinamiche che stanno “diluendo” l’ufficio. «La nostra mission è permettere agli utenti di accedere a dati e applicazioni ovunque e da qualsiasi device».
Citrix infatti incarna un doppio ruolo, da una parte supportando le aziende nell’implementazione del Mobile Workspace con le sue tecnologie, dall’altra come utente, realizzando nelle sue sedi il concetto di Smart Working a partire dalla conformazione fisica, che anche in Italia è caratterizzata da grandi open space con pannelli fonoassorbenti, spazi circolari con la possibilità di scrivere e zone informali con divani e poltrone per telefonate e veloci riunioni.
Una significativa testimonianza di lavoro “smart” è venuta dalla Banca Popolare di Milano, che con il progetto “Workplace Strategy” ha ripensato l’utilizzo degli spazi in chiave dinamica. Il primo passo è stato l’ottimizzazione dei posti di lavoro, come ha raccontato Roberto Fonso, che di BPM è il CIO: «Non abbiamo più postazioni assegnate alla singola persona, ma scrivanie in condivisione. Sono stati creati piccoli ambienti gestiti con sistemi di prenotazione studiati ad hoc».
Apripista nel progetto pilota è proprio la funzione diretta da Fonso, ritenuta la più adatta a testare in tempi brevi il nuovo assetto e a trasmetterne alle altre divisioni gli aspetti positivi. «Il punto di partenza è stato analizzare le modalità d’uso quotidiane delle postazioni. È così emerso che ne basta una ogni 1,3 persone».
Un altro modo di declinare il concetto di Smart Working è quello di Silvano Chiapparoli Logistica che, come ha sottolineato il Direttore Sistemi Gian Luigi Sangermani, ha puntato a ottimizzare i processi e a governare lo spostamento delle persone tra i vari stabilimenti. «La natura logistica del nostro business richiede di rispondere in tempi rapidi alle esigenze che emergono, tra cui ad esempio la stagionalità. Per farlo ci siamo resi conto che è fondamentale poter contare sulla“mobilità” delle 600 nostre persone, senza avere ricadute negative sulla loro produttività».
Per questo è stata creata un’infrastruttura unica, che consente di centralizzare tutti i processi così da consentire ai dipendenti di trovare sui terminali dislocati tra i vari siti gli applicativi di cui hanno bisogno. Parallelamente sono stati introdotti strumenti di Unified Communication che rendono reperibili i dipendenti ovunque si trovino. «Per fare in modo che lo Smart Working sia veramente efficace è fondamentale responsabilizzare le persone, rendendole libere di agire e non controllandole di continuo. Non si tratta solo di un discorso organizzativo, ed è necessario che in Italia si cominci a pensare di lavorare per obiettivi», ha evidenziato Sangermani.
Proprio il lavoro per obiettivi è il punto di partenza per ripensare l’organizzazione secondo il Direttore dei Sistemi Informativi dell’Istituto Auxologico Italiano, Alberto Ronchi. «Il mondo della sanità è già di per sè “smart”, fa parte della natura dell’essere medico riuscire a essere produttivi sempre e ovunque. In questo la tecnologia gioca un ruolo decisivo per ottimizzare l’uso del tempo, come ad esempio quando nel corso di una visita a un paziente il medico manda un consulto a un altro collega».
«È vero che i medici hanno già nel DNA il concetto di Smart Working», fa eco Emanuele Balistreri, il Chief Information & Technology Officer dell’Istituto Europeo di Oncologia. Per loro è naturale occupare posizioni diverse e utilizzare i terminali dislocati nell’Istituto accedendo con le proprie credenziali. La sfida è spingere questo modello di lavoro laddove resistono modelli “tradizionali”. «Oggi, per esempio, gran parte dell’attività medica è svolta in modalità “smart” (come negli ambulatori) o in mobilità (nei reparti) eppure resiste l’abitudine a mantenere una postazione individuale per attività di studio medico». Probabilmente in un passato di cartelle cliniche cartacee e corposa documentazione diagnostica questo modo di lavorare era inevitabile, ma oggi che i fascicoli clinici sono elettronici e accessibili da qualunque terminale si può pensare un nuovo modello.
«Abbiamo colto l’occasione di un trasloco, che unirà in una sola sede il polo amministrativo e l’ospedale, per iniziare un ripensamento profondo delle logiche con cui oggi si lavora allo IEO. Il nostro progetto prevede la creazione di workspace tematici con postazioni sia individuali che condivise, e anche la definizione delle policy che consentano di lavorare fuori sede in mobilità».
Ci sono poi realtà come Dalani, il primo Shopping Club italiano dedicato alla casa e all’arredamento, che sono già nate con logiche di Smart Working. «La nostra startup, nata tre anni fa, è caratterizzata da un fortissimo tasso di crescita», sottolinea il Chief Technology Officer Andrea Simeone. «In pochissimo tempo siamo passati da 60 a 100 dipendenti. Anche questo ci ha portato a ottimizzare l’utilizzo degli spazi, con l’obiettivo di trovare un modo efficiente per far lavorare le persone».
Ecco perché in Dalani sono stati testati diversi livelli e combinazioni di Smart Working, decidendo alla fine di adottare open space che favoriscono la collaborazione, dopo aver notato che il lavoro in mobilità nel caso specifico andava fortemente a scapito del team building. «Forse le aziende italiane ancora non sono pronte ad adottare politiche di Smart Working sistematiche come ormai accade in gran parte degli altri Paesi europei e degli USA. È cruciale puntare sull’empowerment delle persone, responsabilizzandole rispetto ai risultati attesi, aspetto questo non facile da mettere in atto».
A proposito di startup, ben pochi si aspetterebbero di trovare dinamiche tipiche di queste realtà in un colosso consolidato come Enel.
Che invece, per valorizzare al meglio le competenze digitali delle sue oltre 68mila persone dislocate in oltre 32 Paesi, ha deciso di avviare un’iniziativa mirata alla ricerca dei talenti digitali “nascosti” in azienda, creando poi una Community «con l’idea di mettere a fattor comune le capacità e le eccellenze, secondo una logica bottom up», come sottolinea Roberto Tundo, che ai tempi ricopriva la carica di Responsabile Information & Communication Technology di Enel Green Power e Responsabile Digital Business Enabler. «Inoltre accanto al team che gestisce i business model che portano il cash flow, da meno di un anno è nato un team digital pensato per fare da raccordo appunto tra business e innovazione tecnologica digitale, individuando nuovi modelli da implementare che portino a un upgrade potenzialmente positivo per tutto il gruppo».
