Revisione della disposizione delle scrivanie, limitazione degli assembramenti nelle sale riunioni e nelle aree relax, prenotazione delle scrivanie, uffici e sale riunioni, sanificazione degli spazi: sono i principali aspetti a cui un Facility Manager deve porre particolare attenzione in questo momento storico. Blue Reply, azienda del gruppo Reply specializzata nelle attività di consulenza, progettazione e implementazione di soluzioni innovative in grado di accompagnare e sostenere i percorsi di digital transformation delle imprese, offre una soluzione basata sulla piattaforma tecnologica IBM TRIRIGA.

Grazie alla competenze maturate nell’ambito del Building Management, dell’Intelligenza Artificiale e dell’Internet of Things, Blue Reply ha deciso di dare una risposta a tutte quelle realtà che hanno difficoltà a gestire e a garantire l’applicazione delle normative sul social distance.

Perché è importante gestire accuratamente gli spazi

Il COVID-19 ha forzato l’adozione di un nuovo modo di lavorare, richiedendo ad un Facility Manager una gestione più accurata degli spazi di un workplace. Risulta quindi importante l’utilizzo di strumenti digitali che ne semplificano la gestione e forniscano insights utili legati alla percentuale di occupazione degli spazi e possibili assembramenti.

Caso principe di questa soluzione è la prenotazione di una scrivania o di una sala riunione da parte di un impiegato, in modo efficiente, evitando possibili problematiche di tipo sanitario.
In relazione all’occupazione degli spazi, l’integrazione con soluzioni IoT consente l’accesso a determinate aree o sale al solo personale autorizzato; viene fornito un pratico strumento di controllo accessi altamente configurabile ed adattabile ad esigenze specifiche.

La prenotazione può essere effettuata tramite i consueti canali web e mobile. Viene mostrata all’utente la planimetria dell’edificio, che può essere navigata nei vari uffici e open space fino a scegliere la scrivania di interesse. Se è previsto un sovraffolamento si è avvertiti in anticipo, e il sistema garantisce la corretta presenza del personale in linea con le policy di sicurezza aziendali.

Per minimizzare i passi del processo di prenotazione, è possibile interagire anche via chat con un assistente virtuale in grado di gestire la richiesta in linguaggio naturale.

Completata la prenotazione, e giunti al momento dell’utilizzo in loco della scrivania, l’utente conferma la sua richiesta attraverso la scansione del QR code identificativo apposto sulla postazione.

Monitorare il corretto funzionamento dei propri equipment riduce i costi operazionali

La digitalizzazione delle policy di gestione degli edifici, inclusi gli asset e i consumi, porta a conseguenti benefici di ottimizzazione nelle attività di manutenzione.

Il facility management, infatti, non riguarda soltanto il distanziamento sociale, ma comprende anche le attività di manutenzione, quali l’apertura di segnalazioni (malfunzionamento dell’impianto elettrico, perdite, e così via) e l’organizzazione delle sale riunioni (effettuando prenotazioni di sale e facilities, dal proiettore al catering).
L’utente ha la possibilità di creare una service request per avviare il processo di miglioramento dell’ambiente, basato sul proprio feedback: è l’occupante della sala a segnalare eventuali malfunzionamenti, che possono poi essere riscontrati dai manutentori attraverso l’integrazione con sensori IoT.

La manutenzione preventiva, grazie alle funzionalità di IBM TRIRIGA, porta ad una migliore efficienza e riduzione i costi di esercizio, che divengono tracciabili, insieme ai budget e ai costi effettivi. La possibilità di effettuare un’attività di manutenzione, sulla base di una segnalazione pervenuta dagli utenti o dai sensori, prima che si verifichi un danno maggiore (e più costoso) è un chiaro esempio di come IBM TRIRIGA porta ad un reale risparmio.

Da IBM una soluzione dedicata alla gestione del building a 360°

I vantaggi di IBM TRIRIGA sono immediatamente percepibili dagli utenti, i quali hanno a disposizione portale web, app dedicata, assistente virtuale, integrazione con il proprio calendario sul client di posta e costantemente aggiornata la disponibilità degli spazi nell’edificio.

Dall’altro lato, i responsabili dell’edificio hanno a disposizione delle heat map che mettono in evidenza la reale occupazione dei piani e delle aree (evitando pericolosi assembramenti) e l’innovativa funzionalità di Dynamic Space Planning, per ripianificare i layout adattandosi alle circostanze.
Queste funzionalità unite a quelle che permettono la gestione ordinaria manutentiva del building rendono IBM TRIRIGA un prodotto completo sul mercato dello smart building.