“Productivity is the engine of human progress, it is what propels our society forward. The promise of technology is to help us get more done, with less effort”, ovvero “La produttività è il motore del progresso umano, è ciò che spinge avanti la nostra società. La promessa della tecnologia è quella di aiutarci a fare di più, con meno sforzo”.
Con queste poche parole, il CEO di Microsoft Satya Nadella sintetizza con precisione perché il focus sulla trasformazione del modo di lavorare, prima ancora che del posto di lavoro, è ed è destinato a restare centrale nelle strategie digitali delle imprese. Perché migliorare la produttività significa essere in grado di ripensare l’intera organizzazione aziendale, preparandola a gestire le sfide che un mercato sempre più competitivo impone.
Verso il modern workplace: un approccio culturale
Il punto di partenza deve essere chiaro: quando si parla di trasformazione del posto di lavoro non si fa riferimento all’adozione di un nuovo pacchetto software. Non si tratta di implementare una tecnologia, anche se poi è la tecnologia la leva che abilita il cambiamento. Si tratta, innanzi tutto, di adottare un nuovo approccio al lavoro, un nuovo modo di pensare e soprattutto di dar vita a ambienti di lavoro flessibili, orientati alla flessibilità, alla comunicazione e alla collaborazione senza soluzione di continuità.
Una collaborazione nella quale trovano spazio sia strumenti consueti, come le email, sia strumenti entrati più di recente negli spazi lavorativi, come i social media.
Il tema del Modern Workplace è centrale nelle strategie Microsoft, che accompagna non solo con le proprie soluzioni ma anche con le proprie visioni i percorsi di trasformazione delle imprese.
Le cinque caratteristiche di un modern workplace
In quest’ottica è interessante analizzare quali sono le cinque caratteristiche che, nella visione di Microsoft, fanno del “workplace”, un workplace moderno.
1 – Mobile first
Per essere considerato tale, il modern workplace deve disporre di forza lavoro mobile, ovvero, deve consentire ai propri dipendenti e collaboratori di lavorare in modalità remota.
Non si tratta esattamente di una novità e fortunatamente non lo è nemmeno per l’Italia, visto che, secondo gli ultimi dati dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano lo scorso anno il nostro Paese ha contato 480.000 smart worker, vale a dire lavoratori dipendenti che godono di flessibilità e autonomia operative, beneficiando di una riduzione dello stress correlato agli spostamenti da casa all’ufficio (46%) e di un miglioramento complessivo dell’equilibrio tra vita privata e professionale (43%), e nel contempo restituendo all’impresa un complessivo miglioramento nella qualità dei risultati prodotti (41%), nella propria efficienza (38%) e nella motivazione professionale (36%).
È evidente, sottolinea ancora Microsoft, che l’accezione di “lavoro remoto” di per sé non è sufficiente: ai dipendenti e ai collaboratori che operano in contesti diversi dall’ufficio tradizionale servono strumenti che consentano loro di restare in contatto con i colleghi o con i membri dei team nei quali sono coinvolti, così come serve avere accesso in totale trasparenza alle stesse applicazioni, agli stessi dati e agli stessi documenti cui avrebbero accesso lavorando in sede.
2 – Collaboration
Non è dunque un caso che la seconda caratteristica indicata da Microsoft come pilastro fondante del modern workplace sia la possibilità di collaborare in modo efficace. E questo significa, concretamente, una forte integrazione tra le persone, gli strumenti e le applicazioni. Vuol dire fare in modo che i gruppi di lavoro siano in grado di rivedere documenti, organizzare riunioni, e collaborare in tempo reale, sbarazzandosi della pletora delle versioni multiple dello stesso documento e dunque guadagnando in produttività ed efficienza.
3 – Cloud
C’è un terzo aspetto che, nella visione di Microsoft, fa di un workplace un workplace moderno: la capacità di utilizzare al meglio i propri dati.
Non si tratta solo di trasformare il volume crescente di dati disponibili in azienda in conoscenza accessibile a tutti, grazie a nuovi strumenti di analytics – ma anche di creare i presupposti infrastrutturali perché questi dati siano effettivamente disponibili per chi ne ha bisogno e siano nel contempo gestiti in modalità sicura, compliant con le normative esistenti, e sostenibile economicamente.
La risposta a questi nuovi requisiti per la gestione del dato è il cloud, che non solo consente alle imprese di ridurre o eliminare la necessità di disporre di server e storage fisici in azienda, ma anche di garantire quei criteri di sicurezza e riservatezza necessari per non correre rischi.
4 – Open Communication
La quarta caratteristica indicata da Microsoft è comprendere il valore della Open Communication, vale a dire di una comunicazione continua, fluida e flessibile tra le persone e i gruppi di lavoro. Una comunicazione che esce dai silos dei continui scambi di email e riesce a diventare reale supporto alle decisioni.
Secondo una ricerca condotta qualche tempo fa da CareerBuilder, il 26 per cento dei dipendenti considerava le email come dei “productivity killer”, e ben più del 40 per cento dei rispondenti interpellati considera poco efficaci riunioni e meeting: ben vengano dunque quegli strumenti che abilitano una nuova collaborazione tra le persone e che consentono a chiunque faccia parte di un gruppo di lavoro di portare efficacemente il proprio contributo creativo e operativo.
5 – Formazione
La quinta e ultima caratteristica evidenziata da Microsoft è apparentemente quella che ha maggiormente a che fare con la tecnologia, dal momento che fa riferimento all’utilizzo di strumenti moderni in un workplace che moderno si vuole definire.
In realtà, non si tratta di disseminare l’azienda di nuovi tool o di nuovi dispositivi. Si tratta, in primo luogo, di mettere i propri dipendenti e collaboratori nella condizione di crescere ed imparare. La giusta combinazione di nuovi tool e di percorsi di formazione rappresenta lo strumento più efficace per accrescere motivazione, produttività e commitment. Che, in sintesi estrema, è ciò di cui le aziende hanno più bisogno.
La visione di IWG
Queste tematiche sono da tempo al centro dell’attenzione di IWG, società oggi entrata a far parte di Alterna e Altea Federation, che si è posta l’obiettivo di aiutare le imprese sue clienti a creare ambienti di lavoro collaborativi, nei quali dipendenti e collaboratori abbiano la possibilità di scambiarsi idee, documenti e conoscenza utilizzando piattaforme ed applicativi sicuri, efficaci ma soprattutto integrati e in grado di premiare la collaborazione diffusa.
Ambienti di lavoro connessi, nei quali i dati e le applicazioni sono gestiti con la massima sicurezza e nel rispetto delle normative e dei regolamenti vigenti, senza per questo limitare l’operatività delle persone, ovunque queste lavorino, ma anzi migliorandone la produttività e la collaborazione.
Ambienti di lavoro nei quali, in un’ottica di Open Communication, i flussi di comunicazione sono integrati, trasparenti e sicuri e dunque abilitano le persone a prendere decisioni informate e rapide.
Il fulcro di questa visione si chiama Arxeia 365, la soluzione interamente sviluppata in ambiente Office 365, che abilita la trasformazione digitale dell’intera organizzazione, consentendo di gestire le informazioni presenti in azienda in modo sicuro e collaborativo, riducendo le inefficienze e rendendo più fluidi ed immediati i processi aziendali.
Un roadshow per parlare di modern workplace
Per presentare la propria visione di modern workplace e la propria soluzione Arxeia, IWG ha organizzato nel corso della primavera un roadshow in tre tappe, che partirà il 4 aprile a Milano, direttamente in Microsoft House, per poi spostarsi il 10 aprile a Roma ed il 12 giugno a Bologna.
Il roadshow si rivolge ai C-Level e a decision maker aziendali e propone un vero e proprio percorso per presentare visioni, know how, best practice e per offrire spunti di riflessione a tutte quelle realtà che vogliono intraprendere un percorso di trasformazione digitale.
Il modern workplace viene presentato come opportunità per una trasformazione in primo luogo culturale, nella quale le persone hanno un ruolo centrale, nella quale ciascuno ha la sicurezza che le proprie informazioni e quelle dei propri clienti siano sicure e protette, nella quale ognuno viene incoraggiato a collaborare e a portare il proprio contributo per raggiungere obiettivi comuni.
Una trasformazione nella quale non sono le persone a doversi adattare alle tecnologie, ma le tecnologie si conformano alle persone e alle loro esigenze.
Una trasformazione che abilita un approccio che IWG definisce “we-centric”, nel quale le persone diventano team e scoprono il valore della collaborazione.
I lavori, che si svolgono nel corso del pomeriggio e che prevedono anche la testimonianza di un’azienda utente, prevedono un keynote iniziale, nel quale si spiegherà quali sono i motivi che spingono – o che dovrebbero spingere – oggi le aziende ad adottare un nuovo modello di “workplace”, seguito da una sessione di stampo più metodologica, nella quale si analizzerà cosa davvero serve per organizzare le informazioni circolanti in azienda e quali sono le leve che aiutano a promuovere la collaborazione, a migliorare la produttività e a supportare il modern workplace. L’ultima sessione, infine, sarà dedicata ad un approfondimento più specifico proprio sulla piattaforma Arxeia 365.
