Innovare è necessario, ma occorre usare prudenza. È con questa filosofia che Emilio Gambogi, manager di lungo corso con un passato da consulente, dirige da dieci anni i sistemi informativi di Icr (Industrie Cosmetiche Riunite), importante realtà italiana del settore della cosmesi, con una produzione, anche per conto terzi, di circa 70 milioni di flaconi di profumo. Icr ha festeggiato recentemente trent’anni di attività, da quando fu scorporata dall’azienda farmaceutica Marvin, fondata nel 1945. Nella sede di Lodi, nel milanese, Icr impiega alcune centinaia di persone e qui produce e spedisce in tutto il mondo i profumi, sia alcolici che non alcolici, che realizza, attraverso accordi esclusivi, per marchi quali Ferragamo, Ungaro e Bulgari. All’interno del gruppo convive una doppia anima, produttiva e distributiva: è stata creata da qualche anno un società, Its, che gestisce le licenze firmando accordi mondiali di distribuzione con marchi quali Gai Mattiolo, Romeo Gigli, Gianfranco Ferré, Exté, Roberto Cavalli e Dsquared2.
A Emilio Gambogi abbiamo chiesto di illustrare i progetti più importanti e innovativi realizzati in azienda con il supporto fondamentale dell’ICT, iniziative che spaziano dall’introduzione spinta della Business Intelligence per il supporto alle decisioni, al consolidamento del data center fino all’importante sperimentazione sul campo dell’RFId che ha consentito di valutare le opportunità di miglioramento nella logistica e nella produzione derivanti dall’adozione della tecnologia.
Lei è responsabile dei sistemi informativi di Icr da dieci anni. Quali cambiamenti ha avuto, in questo periodo, il ruolo dell’ICT all’interno di Icr? In che modo si sono modificati i compiti e le responsabilità del CIO e del gruppo dei sistemi informativi?
In questi dieci anni l’ICT è passata da svolgere un ruolo di servizio a un ruolo decisamente strategico. Ormai non si riesce a fare quasi niente in azienda se non con il consulto fondamentale dell’IT e, soprattutto, con l’innovazione. Sicuramente siamo coinvolti in prima persona nelle scelte strategiche che riguardano essenzialmente gli aspetti di sviluppo industriale, certo non nella scelta del profumo. Si può dire che i principali sviluppi che Icr ha vissuto in questi anni sono stati coordinati da me e dai miei colleghi dei sistemi informativi. Oggi, oltre a fornire tutti i servizi, che è diventata la parte più semplice del nostro lavoro, l’IT deve essere l’impulso dell’innovazione in tutti i settori, senza però seguire i richiami delle sirene di tutte le novità tecnologiche che arrivano sul mercato. Bisogna saper dosare prudenza con spirito di innovazione, senza mai osare troppo e mettere a repentaglio l’azienda con un livello d’innovazione troppo spinto. Un altro aspetto importante è quello dei costi. Ormai si chiede a tutti settori dell’azienda di dare di più spendendo sempre meno. In quest’ottica, spesso il contributo IT è fondamentale, perché innovando nei punti giusti si riesce a migliorare l’efficienze e l’efficacia, con vantaggio per tutta l’azienda.
Quali sono i progetti d’innovazione più recenti su cui vi siete focalizzati?
Dal lato del software, abbiamo introdotto in maniera piuttosto spinta gli strumenti di Business Intelligence in vari settori e con diverse modalità d’uso, sviluppando numerosi strumenti di reportistica: gestionale, contabilità, magazzino ed elaborazione di statistiche e analisi. Oggi abbiamo oltre 50 utenti che fanno un uso costante dei report. È un’area importante, perché questi strumenti aiutano a decidere e a scegliere. Per quanto riguarda l’hardware, invece, abbiamo realizzato un importante processo di consolidamento del data center introducendo i server blade e utilizzando le tecniche di virtualizzazione. In parallelo, abbiamo sviluppato un progetto per il controllo delle linee di produzione che si basa su pc industriali che adottano il sistema operativo Linux. Queste macchine sono collegate ai server virtuali del data center e lavorano in maniera innovativa. Fra i progetti più importanti che abbiamo realizzato, inoltre, c’è sicuramente quello per valutare l’applicabilità della tecnologia RFId nei processi produttivi e logistici.
In quali ambiti, in particolare, vengono utilizzate le tecnologie Mobile & Wireless in Icr?
La tecnologia Mobile viene utilizzata perlopiù nell’area commerciale. Già da sei anni, tutti gli agenti in Italia, una quindicina, sono dotati di palmare e con questi dispositivi registrano gli ordini quando si recano dai clienti, inviandoli subito. Abbiamo avuto qualche difficoltà all’inizio perché la rete GRSR non consentiva collegamenti affidabili. Ora però utilizziamo la rete UMTS, che è abbastanza diffusa, e si riesce a lavorare molto bene, anche perché nel frattempo i palmari sono migliorati. L’utilizzo delle tecnologie Mobile coinvolge anche gli agenti all’estero e tutti i dirigenti, che sono dotati di schede per collegarsi a Internet dal pc ovunque si trovino. Ormai tutti quelli che hanno un portatile sono dotati della scheda dati, sia nell’area commerciale che industriale, e sono in grado di lavorare come se fossero in ufficio, utilizzando i nostri servizi Web. Dal punto di vista del Wireless, l’utilizzo è davvero molto spinto. Nel sito di Lodi abbiamo realizzato un’ampia copertura Wi- Fi che si estende sia agli uffici sia al magazzino. È un progetto che abbiamo avviato già qualche anno fa: tutta la movimentazione delle merci, sia in produzione sia in spedizione, viene seguita con procedure ad hoc attraverso scanner portatili collegati in modalità wireless. I codici a barre indicano al personale il tipo di materiale, il luogo dove va portato e via dicendo.
Tutto il processo logistico viene seguito attraverso gli scanner wireless. Anche i pc industriali utilizzati in produzione e collegati alla server farm virtualizzata sfruttano la copertura wireless per la connessione alla rete: li dotiamo di scheda per il collegamento senza fili e, in questo modo, non dobbiamo più utilizzare i cavi, con notevoli vantaggi. Abbiamo scelto, invece, di mantenere i collegamenti cablati per le postazioni di lavoro degli uffici: non adottiamo il wireless perchè ciò comporterebbe un degrado delle prestazioni della rete. Laddove, invece, la mobilità è un’esigenza e portare dei cavi di rete comincia a essere un problema, usiamo soluzioni wireless.
Più in dettaglio, come vengono utilizzati gli scanner wireless nel processo produttivo e logistico?
Facciamo un esempio con i prodotti finiti. Il bancale che arriva in magazzino dalla produzione è dotato di un’etichetta con un bar code. Il movimentare la legge con lo scanner palmare e questo gli comunica esattamente la locazione dove deve essere portato il bancale. Una volta giunto a destinazione, il movimentatore legge con lo scanner l’etichetta che si trova in quella locazione e conferma, così, di avere effettuato lo spostamento.
Analogamente avviene quando viene effettuato un prelievo per la spedizione: l’addetto legge sul palmare il prodotto da prendere e conferma per verificare di avere preso quello giusto; poi lo porta nella postazione richiesta per metterlo a disposizione degli allestitori e nuovamente legge il bar code per confermare. In produzione, invece, avviene la stessa cosa con i componenti. Bisogna considerare che noi abbiamo commesse anche di 50mila pezzi che vengono realizzate in un solo giorno: il ricambio in produzione è piuttosto frequente. Ogni volta che viene lanciata una commessa, quindi, si calcola il materiale componentistico del magazzino da utilizzare e viene detto al movimentatore quale scatola o bancale è necessario prendere e a quale macchina e reparto va consegnata. In produzione operiamo in questo modo da due anni. Il sistema di gestione delle spedizioni, basato anche questo su scanner, è stato attivato nel 2003, quando abbiamo costruito il magazzino nuovo e l’abbiamo dotato subito di tutta la dotazione tecnologica per operare in wireless.
Quali benefici avete ottenuto con l’utilizzo delle tecnologie Wireless in produzione e nel magazzino? Avete incontrato resistenze da parte del personale?
I benefici sono enormi. In sostanza, si crea un colloquio continuo con il sistema e ciò ci consente di conoscere sempre dove si trovano i vari componenti in tutti i passaggi e nelle trasformazioni del processo produttivo, fino all’uscita del prodotto finito. Facciamo la spunta anche dei bancali caricati sul camion per la spedizione. Certo, ogni tanto gli errori ci sono, ma in teoria è così. Dal punto di vista dei prodotti finiti, non saremmo mai riusciti a spedire il volume di merce che produciamo attualmente senza l’aiuto di queste tecnologie. Bisogna ricordare che operiamo anche per conto terzi e che, quindi, gli ordini che i clienti ci mandano e che devono essere evasi si basano sulla disponibilità di materie prime nei magazzini. Questi dati devono essere realistici: non possiamo permetterci di avere il magazzino in disordine. La contabilità deve essere perfettamente a posto, e riusciamo a raggiungere questo risultato grazie alla gestione fisica, supportata dalle tecnologie di scanning wireless.
Lo stesso discorso vale anche per la produzione. Lì, infatti, abbiamo risolto grossissimi problemi che avevamo in passato dovuti all’incertezza sulla presenza o meno dei materiali. Spesso non si trovavano o non c’erano quando avrebbero dovuto esserci. Va precisato che, per questioni di spazio, i componenti sono stoccati in un’altra sede, vicino a Piacenza, e viaggiano avanti e indietro in base al piano di gestione della produzione: vengono portati a Lodi quando servono e riportati indietro se avanzano. Anche il magazzino di Piacenza è organizzato con gli scanner nello stesso modo di quello di Lodi. Oggi riusciamo a essere molto più precisi anche sulla movimentazione dei materiali. Quanto al tema del personale, è chiaro che un minimo di resistenza quando si cambiano le condizioni di lavoro c’è sempre. Ma presto i movimentatori si sono resi conto che gli scanner semplificano e migliorano il loro lavoro e non abbiamo avuto problemi particolari.
Da quali esigenze è nato e in cosa consiste il progetto di introduzione delle tecnologie RFId nella produzione e nella logistica di magazzino?
Il motivo che ci ha portato a considerare l’RFId è che, nell’ottica di seguire interamente la movimentazione della merce nel suo ciclo produttivo, abbiamo verificato che la soluzione wireless di lettura dei bar code fin qui adottata lasciava ancora scoperti dei buchi. La considerazione di partenza è che noi produciamo profumeria cosiddetta “selettiva”, ovvero prodotti che vengono venduti solo in profumerie selezionate e non si trovano nei supermercati. Questi devono arrivare nel punto vendita in perfette condizioni: nessuno comprerebbe un profumo da 120 euro con la confezione graffiata. Ciò richiede particolare cura nel cammino produttivo e quindi gran parte del lavoro resta manuale, poiché non è possibile automatizzare tutte le fasi del confezionamento. Il conteggio dei pezzi, per esempio, viene fatto a mano e qui il rischio di fare errori resta, con la conseguenza che al cliente possono arrivare dei pezzi in meno o in più. C’è un altro aspetto importante da considerare, che è quello del mercato parallelo: a volte si verificano casi in cui, in Italia o nel resto mondo, alcuni prodotti vengono trovati in punti vendita non autorizzati ed è importante risalire a chi li ha portati lì. Si tratta cioè di tracciare il cammino che fanno i nostri prodotti per arrivare a capire come mai si trovano in un determinato punto vendita.
Oggi questo controllo può essere fatto solo in un modo un po’ rudimentale: c’è un codice a barre sulla scatola del prodotto, univoco, che consente di capire a chi è stato spedito e da qui risalire a chi può averlo introdotto sul mercato. Abbiamo quindi pensato di affidarci all’RFId, con l’obiettivo di arrivare, quando in futuro la tecnologia sarà pronta, a inserire nel prodotto un tag, che però deve essere invisibile al cliente. Inoltre, l’RFId ci consentirà di gestire la movimentazione delle scatole in maniera più semplice rispetto a quanto avviene oggi con gli scanner.
Quali miglioramenti, più in dettaglio, apporterebbe l’uso del riconoscimento in radiofrequenza rispetto al codice a barre? Giudicate l’investimento sostenibile?
Come accennato, ci aspettiamo vantaggi sia sul fronte della logistica sia nel controllo del mercato. Inserire il tag nella confezione di cartone permetterebbe di passare il prodotto vicino all’antenna invece che allo scanner, con un risparmio concreto in termini di ore uomo di lavoro. Potremmo inoltre risolvere i problemi legati al mercato parallelo, perché sarà possibile individuare il percorso di ogni singolo prodotto leggendo l’etichetta. Nella sperimentazione è stata utilizzata un’etichetta posta sotto il flacone del prodotto, che come spiegavo prima non possiamo utilizzare perché il cliente non apprezzerebbe. Ma se in futuro il tag diventasse tanto piccolo da poterlo nascondere nel tappo o nella pompa, saremmo già pronti a partire. Stiamo aspettando che alcune aziende che stanno facendo esperimenti in questo senso ci diano dei risultati affidabili: a quel punto potremmo passare all’implementazione operativa.
Al momento stiamo invece valutando l’ipotesi di sostituire l’etichetta con il bar code con il tag: questo è fattibile da subito. Quanto all’investimento, abbiamo stimato un costo iniziale, per dotarci delle antenne e delle apparecchiature, che è sostenuto ma paragonabile all’acquisto di una macchina di produzione, quindi nulla di eccezionale. Da tenere d’occhio, invece, è il costo del tag per tutti i pezzi e le scatole, che è sensibile: stiamo aspettando che scendano. Dovremmo anche ripartirlo con i nostri clienti, perché non è un costo che possiamo sobbarcarci da soli.
La soluzione è stata studiata e sperimentata nel laboratorio RFId Solutions Center. Da cosa nasce questa scelta? Quali sono stati i risultati dello studio?
Parlando con i vari fornitori della nostra idea di introdurre l’RFId, non trovavamo risposte precise e ci venivano date informazioni discordanti. In questo campo c’è ancora molta confusione e noi abbiamo una problematica in più, legata al fatto che i nostri prodotti sono liquidi. Per questo abbiamo deciso di rivolgersi all’RFId Solution Center, il laboratorio creato da Hp e dal Politecnico di Milano, dove è stato condotto uno studio durato circa tre mesi e sono stati analizzati i vari aspetti. In prima battuta è stato studiato il nostro ciclo produttivo e logistico, per evidenziare i punti in cui l’RFId poteva portare benefici, dal punto di vista dell’aumento dell’efficienza e dell’efficacia, in modo da focalizzare gli obiettivi da perseguire. Poi sono stati ipotizzati tre scenari d’utilizzo. Nel primo caso la tecnologia veniva applicata solo dall’imballaggio in poi, nel secondo caso dal riempimento e ne terzo su tutto il ciclo completo. Per ogni possibile scenario sono state individuate soluzioni più indicate utilizzando tecnologie diverse.
Contemporaneamente è stata effettuata in laboratorio una sperimentazione tecnica per individuare quale tipologia di tag e di radiofrequenza poteva essere più idonea, verificando poi sul campo, nel nostro stabilimento, il comportamento reale delle diverse soluzioni, in modo da valutare per esempio l’impatto delle interferenze. Noi chiedevamo un’affidabilità del 100%: non possiamo permetterci che alcuni prodotti non vengano letti. In definitiva, lo studio ha esplicitato i guadagni nei vari momenti del flusso produttivo e logistico, consentendoci di poter prendere le decisioni. La ricerca è stata molto utile perchè ha consentito di fare chiarezza, facendoci comprendere cosa potevamo aspettarci realmente. Inoltre, ci ha messo in contatto con le realtà più avanzate in tema di innovazione sull’RFId: appena la soluzione sarà pronta saremo in grado di recepirla. E questo ci dà un vantaggio rispetto ai concorrenti.
