«I private banker, quando si trovano davanti al cliente, rilevano una serie di esigenze di tipo finanziario, patrimoniale e fiscale e, in funzione di queste, propongono una soluzione di investimenti di beni attraverso vari tipi di contratti. Nel nostro sistema di vendita la gestione della contrattualistica è un aspetto molto critico, porta via molto tempo, e spesso si fanno errori di compilazione che richiedono al promotore di ritornare dal cliente perdendo altro tempo: per questo abbiamo pensato a portare questi contatti da carta copiativa a formato elettronico, gestendoli direttamente su tablet grazie allo sviluppo di una App in Cloud, che di fatto riunisce due tecnologie».
Così Alberto Crespi, Direttore Generale di Sofia SgR, ha spiegato al recente convegno di presentazione dell’Osservatorio Cloud e ICT as a Service del Politecnico di Milano un progetto di digitalizzazione del processo di dematerializzazione dei documenti cartacei, a cominciare dai contratti dei clienti.
Sofia SgR è una società di gestione patrimoniale indipendente che fornisce servizi di private banking tramite una rete di advisor, senza legami azionari con banche e assicurazioni. Dal 2008, attraverso una nuova gestione manageriale, propone in italia un innovativo modello di consulenza operativa per l’analisi e selezione degli investimenti.
Conta su oltre 80 professionisti (37 promotori finanziari, 10 private banker e 36 dipendenti), distribuiti su tre sedi (quella principale è a Milano) e sette uffici di rete, e gestisce un patrimonio di oltre 850 milioni di euro, con ricavi netti (commissioni al netto delle provvigioni della rete di vendita) di 5,2 milioni nel 2014, in crescita annua del 30%.
Tornando alle due tecnologie riunite nella nuova App, la prima serve a gestire la fase di compilazione del contratto: il private banker, davanti al cliente, usando il tablet, rileva e registra tutte le informazioni utili alla compilazione del contratto inserendole direttamente sul tablet. Il processo di compilazione si conclude con la creazione di un PDF, che di fatto è il contratto che il cliente ha compilato in maniera corretta e completa.
Per la sottoscrizione del contratto interviene un’altra tecnologia, che dà al cliente possibilità di apporre direttamente sul tablet una firma grafometrica, riconosciuta legale dalla normativa. Sul tablet si mette la firma che tipicamente era posta sulla carta; il device consente di memorizzare, oltre alla rappresentazione grafica della firma, anche una serie di informazioni biometriche, come la pressione con la quale si firma, e la velocità di scorrimento.
L’applicazione quindi, sviluppata con Openwork e da poco rilasciata, converte i contratti di gestione patrimoniale, consulenza e commercializzazione di Sofia SgR in formato digitale, e li rende disponibili su tablet. Il private banker è così in grado di recuperare informazioni mentre si trova presso il cliente e concentrarsi su attività a valore aggiunto: analisi delle esigenze del cliente, definizione di soluzioni di investimento personalizzate, e in genere attività per stringere una relazione duratura con il cliente.
Il processo tipo è gestito in Cloud: si può accedere alla documentazione in qualsiasi momento con pc, tablet o smartphone. La soluzione è utilizzabile sia in modalità online che offline e si integra automaticamente con il sistema gestionale già in uso presso l’azienda, consentendo un input unico dei dati. La soluzione permette inoltre di automatizzare e informatizzare il processo amministrativo, dalla compilazione dei questionari per calcolare il profilo di rischio del cliente alla proposizione dei piani di investimento, fino alla firma del contratto, che oggi può avvenire in digitale e su dispositivi mobile come i tablet.
In questo modo si riducono al minimo procedure burocratiche come la compilazione e firma dei contratti, e diminuiscono i tempi di gestione delle pratiche. Il promotore può infatti recarsi dal cliente dotato soltanto del suo device mobile e ha tutte le informazioni e strumenti per finalizzare il contratto in loco.
I principali benefici rilevati riguardano i tempi e costi del processo: velocizzazione della sottoscrizione del contratto, riduzione dei tempi di invio delle informazioni per l’elaborazione in back-office, riduzione dei tempi e rischi di errore di data entry, ottimizzazione dei costi di spedizione, stampa e archiviazione dei contratti. Le regole di inserimento a sistema degli elementi contrattuali, inoltre, di fatto standardizzano alcune procedure e casistiche, creando un ulteriore vantaggio.
Sofia SgR sta completando la progettazione della soluzione e il testing sulla rete, dopo la fase di configurazione e personalizzazione sulle proprie esigenze. Quindi è prevista una graduale introduzione e diffusione con monitoraggio dell’andamento in corso d’anno e le modifiche necessarie, prima dell’introduzione a pieno regime e dello sviluppo di competenze interne sull’applicazione.
