Il supporto ai venditori, e più in generale al processo d’acquisizione e gestione degli ordini, è stato al centro di un progetto, realizzato da Gulliver e Vodafone, che ha riguardato Sodicam, società del Gruppo Renault Italia che commercializza ricambi ed altro materiale di consumo, prevalentemente presso la rete dei concessionari e officine autorizzate a marchi Renault e Dacia. E’ un’attività che per la casa automobilistica genera entrate per circa 60 milioni di euro all’anno, grazie alle promozioni gestite da una Forza Vendita diretta, composta da una quarantina di agenti specializzatii, che, visitando periodicamente i circa 100 concessionari e 800 officine e carrozzerie sul territorio, ne garantiscono l’approvvigionamento periodico di ricambi, offrendo scontistiche rispetto ai prezzi di listino. “Fino allo scorso anno la raccolta ordini avveniva tramite un software per pc molto datato – spiega Nicola Bochicchio, direttore della forza vendita Sodicam – che richiedeva al venditore l’inserimento manuale dei codici di ciascuno delle migliaia di articoli unici a catalogo: il software produceva in output un file txt per ogni ordine, che doveva poi essere caricato manualmente sui sistemi informatici aziendali, con una procedura laboriosa e complessa”. C’era quindi la necessità di aggiornare il sistema per migliorare la produttività dei venditori e integrare il software con il back-end di Renault Italia.
Obiettivo tablet
Il progetto è stato avviato nel luglio 2012 con alcuni incontri preliminari, che hanno coinvolto la direzione vendite, due capi area e i consulenti specialisti di Gulliver e Vodafone per il disegno d’insieme dell’applicazione. Anche il Reparto IT di Renault è stato coinvolto per la generazione dei macroflussi di dati dal gestionale aziendale AS/400 al nuovo sistema che, attraverso complessi algoritmi, realizza le aggregazioni più utili alla forza vendita, rese quindi disponibili sui tablet. “L’azienda ha quindi scelto di sostituire il vecchio software per Windows con un’App per iPad – continua Bochicchio – Lo schermo ampio del tablet consente al venditore di visualizzare, in un colpo d’occhio, le migliaia di referenze disponibili, gli sconti applicabili, le offerte. Vengono anche visualizzati i dati storici d’acquisto, e ciò consente di fare dei rapidi confronti, sia rispetto agli ordini precedenti dello specifico cliente, sia rispetto ai consumi medi rilevati a livello Italia. I dati sono poi sincronizzati in modo incrementale con il server, riducendo i tempi di download degli aggiornamenti. Il venditore ha inoltre il calendario per programmare le consegne, con suggerimenti automatici che derivano dagli ordini precedenti, e una barra di stato per tener d’occhio il valore dell’ordine e confrontarlo col proprio obiettivo di vendita”. Entro aprile poi il sistema genererà automaticamente i report quotidiani per la forza vendita contenenti l’evoluzione dei fatturati e le scontistiche, oggi gestiti manualmente, mentre è stato da poco completato con successo l’invio automatico degli ordini al magazzino centrale, senza interventi manuali.
L’implementazione e i benefici
La realizzazione dell’App principale ha richiesto cinque mesi, terminando con un primo rilascio nel dicembre 2012 e un test su 10 venditori. “La versione semidefinitiva è arrivata in gennaio ed è stata introdotta con gradualità tenendo conto delle necessità di adattamento delle persone alle nuove procedure – precisa Bochicchio -. A febbraio il 90% degli ordini era gestito già con il nuovo sistema e in marzo il vecchio software è stato del tutto abbandonato”. Il nuovo sistema ha permesso a Sodicam di ridurre drasticamente i tempi del back-office, limitando i processi manuali alle sole attività di controllo. “Abbiamo ridotto i costi di funzionamento di circa il 15% senza incidere sulla produttività – spiega Bochicchio -: un risultato molto importante in un momento di sofferenza per il settore auto. Considerando la riduzione del lavoro di back-office, possiamo stimare il payback period dell’investimento in circa 18 mesi. La nuova App ha consentito di semplificare attività complesse e laboriose di acquisizione ed elaborazione degli ordini, rendendo l’intero processo snello ed efficiente. Oltre al risparmio, avremo altri impatti positivi nel lungo periodo, tra cui la possibilità di monitorare la qualità del lavoro della Forza Vendita e intervenire con tempestività nelle situazioni critiche”.
