Un percorso di innovazione iniziato ben prima dell’emergenza pandemica e che in quella che ancora definiamo “nuova normalità” ha portato alla luce risultati positivi in termini organizzativi e di efficienza.
È questa la storia di cui è protagonista Salvatore Robuschi Pumps, storica azienda meccanica di Parma, fondata nel 1935, e in mano alla famiglia che si sta dirigendo verso la quarta generazione.
Un’azienda da sempre molto attenta ai temi dell’innovazione e della digitalizzazione, come ci racconta Andrea Frati, IT Manager della società.
“La direzione della società è da sempre molto favorevole e pronta ad adottare innovazioni e soluzioni tecnologiche che possano facilitare la vita dei dipendenti e migliorare l’efficienza operativa, infatti nella Carta Etica è citato il cambiamento come opportunità. Basti pensare che la digitalizzazione dei documenti è entrata in Salvatore Robuschi già nel 2006 e in questi anni, con l’aiuto del nostro partner Infor, abbiamo implementato infrastrutture di rete, infrastrutture virtualizzate…”.
Questo significa che quando l’azienda, così come il resto del Paese, si è trovata a dover affrontare l’emergenza COVID-19 già disponeva, ad esempio, di una VPN implementata da anni, ampiamente testata e pronta per essere utilizzata.
Dalla posta a Office365 a Teams: la collaboration entra in Robuschi
Lo stesso si può dire per quanto attiene a tutti gli strumenti di collaboration.
“In effetti, eravamo già partiti con un percorso di migrazione – prosegue nel suo racconto Frati -, spostando dall’on premise al cloud i servizi di posta, con l’idea iniziale di alleggerire il carico della funzione IT”.
Dalla posta all’adozione diffusa di Office 365 il passo è stato relativamente breve. Va detto tuttavia che il percorso subisce una importante accelerazione quando in azienda viene assunta una persona non vedente e “ci rendiamo conto che l’unico software che si integra in modo nativo e senza problemi con il suo sintetizzatore vocale è Microsoft Teams. Da lì ha preso il via un percorso di integrazione con il nostro centralino per cui tutti abbiamo cominciato a utilizzare Teams”.
I benefici di tale strumento di collaborazione si sono da subito evidenziati in azienda, tanto che prima dell’emergenza pandemica le funzioni commerciali, in particolare chi lavora con l’estero, hanno richiesto la realizzazione di due sale per le conference call.
Durante l’emergenza COVID-19, operativi senza interruzioni
“Con l’emergenza abbiamo completato il nostro percorso e oggi disponiamo di due sale videoconferenza, collegate direttamente con Teams. Abbiamo acquisito anche una licenza Rooms, questo significa che tutti possono accedere anche col numero di telefono, mantenendo la propria numerazione interna anche fuori dall’ufficio e utilizzare Teams per audio-videoconferenze nel modo più integrato e completo”.
Una scelta lungimirante, il cui beneficio è parso subito evidente al primo manifestarsi della pandemia: “Non abbiamo dovuto fare altro che chiedere a Infor l’attivazione delle licenze che ci servivano e da un giorno all’altro abbiamo potuto far lavorare da casa 35 persone senza problemi, anche perché da almeno tre anni avevamo scelto di adottare dispositivi portatili per i nostri dipendenti”.
Estendere la collaboration alle operation
I benefici di un approccio strutturato alla collaboration sono talmente evidenti che Salvatore Robuschi la sta estendendo oltre le tradizionali funzioni d’ufficio.
“Ci stiamo strutturando per abilitare i nostri clienti ad assistere da remoto ai collaudi delle pompe, sempre utilizzando le Rooms di Teams. In questo caso collochiamo delle telecamere sul piano di collaudo, in modo che i clienti possano vedere tutto in diretta senza, dover venire direttamente in azienda. Ulteriori step sui quali si sta muovendo l’azienda riguardano l’implementazione di Sharepoint online per la gestione dei documenti, mentre abbiamo fatto già qualche test con Yammer per la Bacheca Aziendale”.
Yammer, nella visione di Frati, ben si presta anche a essere utilizzato come Forum per i tecnici commerciali, che richiedono esplicitamente uno strumento tramite il quale condividere conoscenze ed esperienze sui prodotti e sulle applicazioni.
L’adozione di Teams passa anche dalle Operations: “Tutti gli operatori sono dotati di dispositivi mobile, con Teams installato. Questo significa che possono comunicare e collaborare con le persone che lavorano ai banchi di montaggio. È tutto integrato con il nostro gestionale, in modo che le richieste possano essere inoltrate alle funzioni preposte, inclusi i responsabili di produzione, rendendo tutto il flusso di comunicazione molto più fluido: tutti utilizzano Office 365, senza nessun problema”.
“Un ulteriore strumento che stiamo provando a utilizzare è Forms e lo stiamo implementando all’interno dei percorsi formativi, rivolti sia al nostro personale interno, sia ai distributori esteri, per una verifica delle competenze effettivamente acquisite al termine dei corsi. Per noi è molto importante poter avere un riscontro su quanto abbiamo insegnato”.
Il ruolo di Infor
Partner di Salvatore Robuschi in questo percorso è da oltre 10 anni Infor.
“È un partner particolarmente Smart, che ci aiuta e supporta nelle fasi decisionali del nostro sistema. Ci hanno aiutato a scoprire le tantissime funzionalità disponibili, a valutare quelle che facessero al caso nostro, e, in particolare durante la pandemia, a seguire anche tutti gli aggiornamenti. Pensiamo sia un partner molto dinamico che fornisce il giusto supporto”.
Frati è consapevole che l’adozione di una piattaforma di collaboration porta con sé cambiamenti importanti dal punto di vista della cultura aziendale e delle modalità operative delle figure coinvolte.
“Abbiamo lavorato con i nostri dipendenti e collaboratori, trovando sia gli entusiasti, sia i timorosi o i riluttanti. Poi devo dire che durante la pandemia abbiamo formato tutti tramite conference call.
Ora siamo tutti in grado di prenotare le sale riunioni, di condividere file e documenti, di organizzare in modalità ibrida, in presenza e da remoto, i meeting settimanali di ciascun reparto. Ora è la normalità”.
Per Salvatore Robuschi, passaggio a Office 365 è stato particolarmente rapido. “Due settimane per andare live con la posta, poi gradualmente abbiamo affinato e integrato le funzioni necessarie, in tempi molto rapidi”.
Sui benefici riscontrati, Frati non ha dubbi: miglioramento nelle comunicazioni, nella produttività delle persone, “anche per chi i primi giorni della crisi pandemica si sentiva spaesato nella nuova condizione lavorativa”.
Sul tema della sicurezza, più che immancabile doveroso quando si parla di collaboration, la scelta di Frati vede di nuovo Infor giocare un ruolo importante: “Abbiamo nel tempo introdotto autenticazione a due fattori, crittografia e altre metodologie per la protezione degli accessi e dei dati. Ma in realtà ci siamo mossi anche verso un’esternalizzazione della sicurezza, coinvolgendo per l’appunto Infor per tutte le attività di monitoraggio, gestione, backup”.
Il punto di vista di Infor
Ilaria Faroldi, Executive Licensing Consultant di Infor, ci racconta che il dato distintivo di una realtà come Salvatore Robuschi Pumps è la convinzione con la quale non solo l’IT manager, ma l’intera direzione aziendale abbraccia i percorsi di innovazione.
“L’azienda adotta soluzioni di cui realmente si serve e delle quali beneficia nella sua operatività. È un cliente che ha efficientato, ancora prima del COVID, l’aspetto di lavoro agile: oggi tutti i suoi utenti possono tranquillamente lavorare ovunque si trovino. Ma ha adottato anche soluzioni di sicurezza AD Premium P1, con strumenti anti-phishing, crittografica del dato, writeback, autenticazione multifattore, Microsoft Intune per la gestione di device e applicativi, PowerBI per le dashboard e i report attivi dei dati interni alla propria organizzazione. È un’azienda che non si ferma ed è sempre aperta a guardare con fiducia a un’innovazione che promuove la sua crescita”.
Foto di Salvatore Robuschi
