basate su terminali Mobile che permettono agli utenti di
connettersi “all’ufficio” anche quando si
trovano fuori dal proprio posto di lavoro, accedendo agli stessi
servizi di cui potrebbero disporre stando alla propria scrivania.
Esse rientrano in un ambito più ampio che è il Mobile &
Wireless Office (MWO) per il quale valgono molte delle
considerazioni qui esposte.
Secondo i ricercatori della School of Management del
Politecnico di Milano, è possibile analizzare le diverse
tipologie di applicazioni di Mobile Office considerando un
primo asse di classificazione relativo alle aree organizzative
impattate dalla soluzione (personale mobile, top management,
top management e altro) ed “incrociandolo” con i
diversi livelli di funzionalità supportati. Questi possono
essere classificati in due categorie, generalmente
applicabili a tutto il mondo del MWO:
“Light” e “Heavy”. Le prime sono quelle
che supportano l’utente nella sua “produttività
individuale” e comprendono quindi la gestione della posta
elettronica, dell’agenda e della rubrica, l’accesso
ad applicativi di calcolo, videoscrittura, supporto a
presentazioni, ecc. Nella seconda categoria rientrano invece
quegli applicativi più legati alla specifica attività svolta
dall’utente e comprendono quindi gli applicativi
personali, l’accesso alla Intranet aziendale o al Sistema
Informativo aziendale. Sulla base di questi due assi di analisi
le diverse applicazioni di Mobile Office sono riconducibili a
sei macro aree di riferimento che identificano
l’approccio seguito dall’impresa nello sviluppo
della specifica soluzione implementata e coincidono con i sei
quadranti della matrice riportata in tabella 1, pubblicata
nella pagina seguente.
Cluster A:il personale aziendale
“mobile” accede solo alle funzionalità email,
usate per ricevere comunicazioni importanti sia interne sia
esterne all’azienda; Cluster
B:il top management sfrutta la possibilità di
leggere email in mobilità dovunque si trova;
Cluster C:i quadri aziendali si tengono
in contatto con i loro collaboratori tramite email anche quando
sono lontani dall’ufficio; Cluster
D:il personale aziendale sul territorio può
accedere, oltre che all’email, anche alle funzionalità
estese fornite dai sistemi informativi legacy;
Cluster E:Il top management sfrutta
l’applicazione per accedere ai dati aziendali in
mobilità, in modo da avere a disposizione le stesse
informazioni che avrebbero se fossero in ufficio;
Cluster F: i quadri aziendali accedono a
tutte le funzionalità fornite dai sistemi legacy aziendali,
controllando i processi anche da remoto.
Ma quali sono le tecnologie su cui si basano questo tipo
di applicazioni? Da un lato vi è la rete di comunicazione
rappresentata dalle Reti Cellulari, data la natura
“open” delle applicazioni e le esigenze di
mobilità degli utenti in ambienti generalmente non
circoscritti (nei quali, se possibile, si ricorre in genere
alle soluzioni di Wireless Office basate su Rete Wi-Fi).
Dall’altro, vi sono i terminali, che si differenziano fra
loro per portabilità e capacità di visualizzazione; si
contrappongono quindi device “piccoli” e altamente
“portabili”, come Smartphone e Pda, e terminali
più grandi con una elevata capacità di visualizzazione, come
Tablet PC e Laptop. Il primo caso – dispositivi più
“portabili” – raggruppa applicazioni
piuttosto diffuse, soprattutto tra dirigenti e professional.
Prevalgono in questo ambito le applicazioni light, di
produttività individuale, anche se non mancano casi di
applicazioni di Mobile & Wireless Office più complessi, in
cui, ad esempio, si dà la possibilità all’utente di
accedere a servizi “self service” di gestione delle
risorse umane (visione del proprio cedolino paga, accesso al
foglio presenze, ecc.), alla reportistica aziendale di
competenza, alla rassegna stampa, ecc. In alcuni casi viene
offerta la possibilità di accedere a versioni Mobile della
Intranet aziendale (o parte di essa) ed in questo caso le
applicazioni a cui si può avere accesso sono molte ed
eterogenee, sia di carattere prevalentemente informativo
(documentazione aziendale, reportistica, ecc.) che operativo
(applicativi di Sales Force Automation nel farmaceutico o nel
bancario o di Field Force Automation per i manutentori nelle
utility).
Mobile
Per quanto riguarda l’impatto organizzativo delle
applicazioni di Mobile Office, le soluzioni light hanno un
impatto spesso limitato a singoli task dell’utente, come
la possibilità di sfruttare meglio il tempo o la tempestività
nella gestione delle informazioni semplicemente grazie alla
possibilità di accedere alla posta elettronica. Le
applicazioni heavy, e quindi l’accesso in mobilità al
vero e proprio ambiente applicativo dell’azienda, in cui
l’individuo trova sia gli strumenti operativi sia quelli
a supporto della collaborazione e delle relazioni
interpersonali, creano le premesse per un cambiamento radicale
del modo di lavorare degli individui all’interno delle
organizzazioni. Questo ha evidentemente impatti diretti non
solo sull’individuo, ma anche sulle relazioni
organizzative e sui processi di business.
Da queste considerazioni emerge già abbastanza
chiaramente la natura dei benefici conseguibili implementando
soluzioni di Mobile Office. Benefici Tangibili: riguardano
sostanzialmente la riduzione dei costi e sono quindi legati
all’aumento della produttività individuale conseguente
alla possibilità di sfruttare i “tempi morti”
durante la giornata (es. attese in aeroporto, trasferimenti
ferroviari, ecc.) Benefici Intangibili: questi benefici possono
essere a loro volta suddivisi in quelli legati
all’incremento della qualità, della quantità e della
tempestività dei dati e della capacità di programmazione e
controllo ed in benefici derivanti da una maggiore
soddisfazione degli utenti. Nel primo caso, la possibilità per
l’utente di accedere in ogni momento ed ovunque si trovi
alle informazioni che gli servono gli consente un netto
miglioramento del proprio processo decisionale. La seconda
tipologia di benefici intangibili può essere immediatamente
spiegata pensando alla possibilità per gli utenti di svolgere
il proprio lavoro in ogni luogo, avendo sempre a disposizione
le informazioni necessarie e potendo gestire il proprio tempo
in maniera totalmente libera ed indipendente.
Tra i principali trend tecnologici che influenzeranno, in
futuro, l’utilizzo di queste applicazioni vi è
indubbiamente l’evoluzione delle reti cellulari, a
livello sia di banda che di costo e la diffusione dei terminali
(di tutte le tipologie) dual mode (Rete cellulare, Wi-Fi).
Questi trend potrebbero rendere sempre più
“normale” la possibilità di accedere al sistema
informativo aziendale in qualunque momento e da ogni luogo,
attraverso qualsiasi dispositivo (Laptop, Tablet, Pda,
Smartphone), permettendo in questo modo di tenere sempre
“connesso” l’individuo all’azienda. Se
questo accadrà, si andrà, quindi, sempre più verso un Mobile
Virtual Workspace, all’interno del quale
l’individuo potrà soddisfare i suoi bisogni di
appartenenza e relazione sociale, oltre a trovare tutto ciò di
cui ha bisogno nella propria attività. Le tecnologie Mobile
& Wireless sono certamente il fattore abilitante di questa
trasformazione.
