I telefoni cellulari e le connessioni a Internet senza
fili hanno cambiato profondamente il modo di lavorare
nell’arco di pochi anni. Sono sempre di più le persone
che sperimentano la possibilità di gestire incarichi e
rispondere alle richieste aziendali senza vincoli di luogo e di
tempo, acquistando molta più libertà e flessibilità rispetto
a un passato in cui la presenza fisica in ufficio era
necessaria a qualunque livello. Le nuove generazioni, che già
a 3/4 anni imparano a usare il telecomando della Tv e a giocare
sul computer e sui telefonini dei genitori o dei fratelli
grandi, accelerano i processi di diffusione, perchè al loro
l’ingresso del mondo del lavoro portano
l’esperienza e la familiarità con i nuovi media,
obbligando le aziende ad adeguarsi rapidamente alle loro
richieste. Il lavoro in movimento, dunque, è ormai un realtà:
nei trasferimenti, da casa, nel tempo libero, le persone
diventano facilmente Mobile Worker, definizione in passato
riservata solo a quelle figure “tipicamente e
tradizionalmente” operanti in mobilità, come ad esempio
chi si occupa di vendite e promozioni o di manutenzione e
assistenza al cliente. Accanto a questi operatori, oggi si
trovano sempre più spesso anche manager, consulenti e
imprenditori che in mobilità svolgono ormai diverse attività
un tempo fatte secondo modalità tradizionali.
Le funzionalità offerte dall’ufficio
mobile
Le cosiddette applicazioni di Mobile Office posso essere
definite come le soluzioni che consento di connettere
all’ufficio un qualsiasi utente che si trova in mobilità
o fuori dal proprio posto di lavoro, fornendogli
l’accesso ad una parte o a tutti quei servizi di cui
disporrebbe stando seduto alla propria scrivania. Questa ampia
definizione comprende l’accesso a moltissime
funzionalità, come ad esempio la gestione della posta
elettronica, senza dubbio una killer application per gli
smartphone, dell’agenda dei contatti e delle rubriche e
l’accesso ad alcune aree della Intranet aziendale. Il
principale beneficio tangibile è senz’altro
l’aumento della produttività individuale legato alla
possibilità di sfruttare i cosiddetti “tempi
morti” durante la giornata: nelle sale d’attesa
degli aeroporti, nelle stazioni, prima di una riunione o a
valle di un incontro. Un beneficio, questo, dal quale peraltro
derivano direttamente anche i molteplici benefici intangibili,
meno quantificabili ma molto importanti, legati
all’incremento di qualità, quantità e tempestività
nella gestione delle informazioni, tipici delle applicazioni di
Mobile Office. Alcuni esempi concreti relativi ai benefici di
queste soluzioni per l’utente, possono essere
l’opportunità di consultare o inviare email durante le
attese, la possibilità di lavorare in connessione con altre
persone da remoto e durante gli spostamenti, il vantaggio di
poter accedere a dashboard e altri strumenti di controllo anche
quando non si è in ufficio, fino a raggiungere la
rintracciabilità completa e il coinvolgimento immediato in
particolari casi di specifici profili professionali
indispensabili nella gestione di situazioni di
urgenza/emergenza. A livello organizzativo ciò si traduce in
uno “spostamento” di attenzione e investimenti da
attività di backoffice a minore valore aggiunto – che vengono
automatizzate e ottimizzate – verso attività di front-office –
promozione, vendita, relazioni con fornitori, partner e
clienti, ecc. – sempre più strategiche. Non bisogna poi
trascurare l’importante impatto sul livello di
soddisfazione degli utenti, per via delle molteplici
implicazioni che possono avere sull’attività
professionale e sulla gestione del tempo dei Mobile
Worker.
