Speciale M&W in Sanità: Il gestionale MEDAC di Parsec per gli ospedali

Parsec s.r.l. ha supportato la gestione della Casa di Cura
privata neuropsichiatrica ‘Colle Cesarano’, in
Tivoli (Roma), dal 1999 al 2001. Sulla base di tale esperienza
è stato realizzato MEDAC, un prodotto web che interfaccia il
database relazionale esistente e consente: l’accesso
individuale degli operatori con livelli diversificati per il
controllo del processo clinico, l’utilizzo dei dati da
parte del sistema di controllo di gestione. Constatata
l’assenza sul mercato di strumenti dedi cati a basso
costo, Parsec s.r.l. ha proposto e realizzato un sistema che
integrasse il sistema contabile/amministrativo, gestito con
strumenti standard, con il sistema clinico/gestionale, per il
quale sono stati progettati e sviluppati strumenti a basso
costo. Ciò ha consentito di integrare in breve tempo i dati
amministrativi e gestionali (compresi quelli relativi al
personale, in termini di disponibilità e di costo), con quelli
clinici (cartella clinica), infermieristici (cartella
infermieristica) e di sistema (Qualità e Formazione). Nel caso
specifico Parsec s.r.l. ha affiancato la Direzione in una
tipica operazione di “change management” gestita a
partire dalla certificazione di qualità della Casa di Cura.

Le aree di intervento

Parsec s.r.l. collabora con Dipartimenti Universitari per la
definizione del supporto teorico delle proprie linee di
intervento e con la partecipazione a ricerche sul campo.
Associata ad Assinform dal 2007, ha co-finanziato la ricerca
dell’Osservatorio 2007 Mobile & Wireless organizzato
da School of Management del Politecnico di Milano e da
Assinform. Parsec s.r.l. è inoltre in grado di fornire i
servizi amministrativi fondamentali e di controllo di gestione
tramite la propria controllata Fink s.r.l., anche come
outsourcing di funzioni aziendali di PMI. La soluzione proposta
ed adottata per affrontare la riorganizzazione dei reparti di
degenza, la certificazione di qualità e
l’informatizzazione diffusa della struttura si è basata
sull’adozione di un sistema informativo integrato,
amministrativo e clinico. La base contabile ed amministrativa
era già basata su un applicativo standard con database
relazionale (AS400). Per superare i vincoli posti razione e
soprattutto per gestire al meglio la successiva
riorganizzazione dei reparti e dei servizi, venne adottata una
intranet wireless. Fu necessario analizzare l’intero
processo clinico, dal front- end alla dimissione passando per
tutte le fasi di erogazione delle prestazioni cliniche ed
amministrative, sia interne (utenti, funzioni aziendali) che
esterne (SSN, Medico di base, familiari, utilizzando le
procedure elaborate contemporaneamente per il sistema di
qualità aziendale. Per soddisfare le esigenze operative e
normative l’architettura dei dati doveva garantire:
riservatezza delle informazioni sensibili; ambiti funzionali
amministrativi e ospedalieri separati; distinzione tra livello
medico e livello infermieristico; gestione di consulenze, anche
esterne; dati aggregati anonimi per l’analisi da parte
del Comitato dei pari e del Controllo di gestione. La soluzione
adottata, schematizzata in figura, offriva il vantaggio di
svincolare la progettazione della base di rilevazione dati dal
pacchetto contabile/amministrativo in uso e dalla struttura
amministrativa. Con questo grado di libertà, è stato
possibile concentrare l’attenzione all’ambito
dell’assistenza ospedaliera, utilizzando la cartella
amministrativa come unico raccordo con il sistema contabile/
amministrativo. Tale approccio ha portato ad individuare il
“minimun data set” e a sviluppare cartella clinica
e cartella infermieristica sulla base delle procedure operative
di cura e di assistenza concordate con medici e infermieri in
sede di sviluppo del sistema di qualità aziendale.

Lo sviluppo di MEDAC

In tale contesto, Parsec ha progettato MEDAC,
un’interfaccia web che consente l’accesso sicuro ai
dati clinici, anche da parte di enti e professionisti esterni
alla struttura ospedaliera, e gestisce le attività a tre
livelli distinti. MEDAC, sviluppato in linguaggio Java, ha un
motore multilingua che si collega al DB applicativo e ne
consente la gestione parametrica. Risiede su un server in
linea, non necessita di programmi locali per la visualizzazione
da parte dell’utente e può utilizzare qualunque sistema
operativo, con opportuna ‘virtual machine’.
Garantisce un accesso sicuro e certificato, per mezzo di token
USB ed è utilizzabile anche in modalità ASP.

I benefici

Molteplici i benefici colti dal progetto. Innanzitutto,
l’architettura adottata ha consentito di ottimizzare la
spesa informatica: le esigenze contabili/ amministrative non
hanno influito sui costi ITC dell’assistenza ospedaliera
e queste sono state contenute al minimo possibile grazie
all’analisi svolta in fase di progetto. Il costo di
analisi è stato finanziato dal progetto di sistema di qualità
aziendale ed il costo di addestramento è stato finanziato con
programmi europei di formazione. La disponibilità in linea
degli archivi clinici, non solo consente una più facile
consultazione da parte del personale medico, specialistico ed
infermieristico, ma riduce sensibilmente il tempo di reazione
in situazioni di emergenza. Ciò consente di ridurre il livello
di rischio e quindi i costi della non qualità. Dal punto di
vista della gestione della struttura, si è potuto sviluppare
la base del controllo di gestione non più solo a livello di
reparto (centro di costo), ma anche di prodotto/servizio, in
quanto è possibile attribuire i cosi direttamente alla
cartella clinica (prestazione) e dunque al processo (DRG). In
termini di servizio all’utenza, la visibilità offerta
dall’adozione del sistema cartella clinica/
infermieristica/amministrativa ha consentito di: aumentare fino
al 40% il numero delle prestazioni su base annua,
essenzialmente per effetto della immediata disponibilità dei
referti specialistici con conseguente riduzione dei tempi
interni di attesa e migliore programmazione delle risorse,
ridurre lo stock di medicinali fino al 60% a seguito della
previsione dei consumi estratta dalle cartelle cliniche.

Gli sviluppi