Facility management: cos’è e a cosa serve
Il Facility Management (traduzione letterale “gestione delle strutture“) è una funzione lavorativa in azienda che ha il compito di gestire e coordinare lo spazio di lavoro in modo che sia funzionale e “comodo” per i dipendenti, e inoltre contribuisca a perseguire gli obiettivi core dell’azienda.
In parole più semplici il significato di facility management è che serve a controllare tutte le attività indipendenti dal business principale dell’azienda (ad esempio le reti telefoniche e di telecomunicazione, la sicurezza aziendale e sul lavoro, i servizi di manutenzione, il servizio di mensa, gli uffici, le commodities e le utilities e così via).
In particolare, e di solito, il Facility Manager si occupa comunque della gestione degli edifici e dei loro impianti e servizi (elettricità, gas, impianti idraulici, illuminazione, pulizia, ristorazione, portineria, controllo e così via. Il facility management può essere talvolta esternalizzato dall’azienda, ma non sempre.
Soprattutto le aziende più grosse, possono decidere di avere un edificio dedicato tutto per i propri dipendenti, con un facility manager direttamente assunto dall’azienda. Altre volte l’azienda può scegliere di affittare uffici, dove tutte queste attività di facility management vengono gestite direttamente dal gestore dell’edificio.
Ovviamente un manager del facility dovrà fornire e mantenere livelli di professionalità elevati, garantendo che tutte le esigenze dell’azienda vengano mantenute correttamente, cercando di risparmiare il più possibile in modo da non impattare negativamente sui costi aziendali .
Chi è e cosa fa il facility manager
Il facility manager è il manager aziendale che si occupa appunto della gestione delle facilities (strutture). Il facility manager svolge le seguenti attività:
- progettare, pianificare ed erogare i servizi a supporto del core business dell’azienda
- aumentare l’efficacia dell’azienda e la sua produttività
- adattare l’azienda facilmente al mercato
I tre focus principali per un facility manager sono:
- strategico (come e dove trovare e distribuire i servizi necessari all’azienda per raggiungere gli obiettivi di business, incluse decisioni sul budget e sui costi)
- analitico (ascoltare i lavoratori dell’azienda, per capire le loro necessità, se si sta facendo bene, e cosa altro si può fare per migliorare l’operatività e la produttività dell’azienda attraverso le facilities, o strutture, analizzando anche i dati prodotti dall’azienda nel tempo)
- gestionale-operativo (ovvero la gestione dei vari servizi, e dell’operatività, cioè di quando e come distribuire ed erogare al meglio i servizi di facility all’azienda)
Quali opportunità per il futuro del Facility Management
Nel momento in la digital transformation entra in azienda si mettono in moto processi di innovazione che impattano in modo sempre più diretto e coinvolgente con il Facility Management. Dobbiamo considerare che spazi, ambienti e servizi nel nostro lavoro e nella nostra vita di cittadini dipendono in misura crescente dalla capacità di innovazione collegata al ruolo di queste figure. L’innovazione sta facendo di questo mercato uno dei “motori” dello sviluppo e la società di ricerca americana Markets and Markets stima per il Facility Management a livello overall una crescita dai 32.21 miliardi di dollari del 2017 ai 59.33 miliardi del 2023. Si parla di un Compound Annual Growth Rate (CAGR) dell’11.4% in questo arco temporale. Ma la vera ricchezza del Facility Management, è tutta nella capacità di azione e di gestione di fenomeni come Internet of Things, Big Data e Data Analytics, robotica, Intelligenza Artificiale e Machine Learning.
Possiamo dire che se la qualità della vita dipende come appare evidente dalla qualità degli ambienti nei quali passiamo il nostro tempo nel lavoro, nei trasporti, nell’acceso ai servizi possiamo dire che gran parte della qualità della nostra vita dipende dalla capacità di innovazione del mondo facility.
Esempi e futuro del facility management con l’IoT
La spinta al cambiamento dell’IoT è cosi forte e intensa che sta facendo sentire i suoi effetti anche nei settori più consolidati e tradizionalmente conservativi. Il mondo del Facility Management & Real Estate pur attento all’innovazione non appartiene ai settori che hanno fatto dell’innovazione digitale la propria bandiera. Ma con l’IoT qualcosa sta cambiando in profondità e anche questo comparto ha messo in moto una vera e propria rivoluzione silenziosa.
Come è cambiato il rapporto tra Real Estate e il digitale?
Per rispondere occorre sottolineare l’evoluzione che contraddistingue il mondo real estate e in particolare la gestione del Facility Management & Real Estate anche a prescindere dall’evoluzione digitale. In molte realtà questa gestione sta passando da figure con una competenza prevalentemente tecnica nel comparto dell’edilizia come i geometri a figure che portano una maggiore attenzione al digitale.
Che cosa ha spinto in questa direzione?
Il primo vero passo verso il digitale nel Facility Management & Real Estate è venuto con l’energia. Il tema dell’efficienza energetica ha permesso di portare una prima ventata di digitalizzazione sull’onda dei vantaggi conseguibili in termini di efficienza. Ma un ruolo importantissimo lo ha giocato lo sviluppo di metodiche che permettono di valutare le prestazioni e le performance degli edifici. Un esempio arriva da BRaVe, la soluzione sviluppata dal Laboratorio GestiTec del Dipartimento ABC del Politecnico di Milano, (oggi in gestione tecnica a BRaVe m&t, spin off del Politecnico n.d.r) che fornisce alle organizzazioni uno strumento affidabile ed oggettivo di valutazione delle prestazioni e del livello di qualità degli edifici che compongono un patrimonio immobiliare.
Anche la sicurezza ha giocato un ruolo importante?
Certo, ma si può dire che Energia e Sicurezza hanno goduto della spinta arrivata dalle esigenze di adempimenti normativi. Hanno portato benefici importanti, ma non erano il frutto di una nuova sensibilità al digitale. Ad esempio nel mondo anglosassone la cultura digitale già presente da tempo nel mondo Facility Management & Real Estate ha portato alla introduzione di tante soluzioni di nicchia che hanno portato a nuovi servizi.
Per tanti presidi la sicurezza fisica, l’antiintrusione, il controllo nei confronti dei furti, così come la sicurezza sul lavoro, la sicurezza ambientale, dei locali e delle persone sono diventate delle linee di business e di nuova efficienza operativa. Così come attività un tempo poco considerate ma indirettamente “costose” come la gestione delle problematiche legate all’incuria.
L’IoT adesso sta contribuendo a creare una nuova cultura?
Si, l’IoT adesso è molto più accessibile. Tanti sensori c’erano anche prima, costavano di più ed erano meno performanti e non c’era ancora una vera e propria logica di integrazione, mancava una visione di insieme. L’IoT oggi è dirompente non solo per l’evoluzione tecnologica, perché ci sono apparati più performanti, perché le piattaforme permettono di fare sviluppo in modo più veloce e preciso, ma perché c’è una visione d’insieme.
Il Building sta diventando Smart.. ruolo e futuro del Facility Manager
Il building deve essere letto con una doppia chiave di lettura: il nuovo e il vecchio. Nella costruzione dei nuovi edifici di un certo livello è praticamente obbligatorio progettare soluzioni Smart. Il building professionale destinato a uffici e imprese è non solo attrezzato per diventare un intelligent building, ma concepito per un nuovo modo di lavorare, per essere utilizzato in modo più flessibile da organizzazioni che hanno come obiettivi la flessibilità. Ad esempio ci sono grandi organizzazioni che richiedono spazi intelligenti concepiti per gestire soluzioni di Smart Working. Lo spazio deve poter essere gestito in funzione di questo tipo di organizzazione, il digitale abilita a questa gestione degli spazi. Ad esempio le sale riunioni intelligenti preparano l’ambiente agli incontri, attivano il condizionamento con l’anticipo necessario, lo spengono al termine della riunione, gestiscono le luci, avvertono i partecipanti di altre riunioni imminenti, avvertono i servizi generali se serve una manutenzione speciale. Tutto questo è servizio, efficienza, new business.
Ma c’è anche più attenzione in generale sul mondo real estate?
Le imprese hanno vissuto come ben noto il fenomeno della delocalizzazione e della post delocalizzazione. Grandi gruppi industriali con grandi proprietà immobiliari hanno posto l’attenzione sui grandi vantaggi che potevano arrivare da una nuova interpretazione del mattone. In altre parole per molti grandi gruppi industriale dopo l’efficienza sulla parte operativa è venuto il momento di fare efficienza ed efficacia anche sui beni immobiliari.
Ci sono poi altre forme di attenzione un tempo trascurate o forse mai prese veramente in considerazione
Un esempio in questo senso è rappresentato dalla gestione dell’acqua. Oggi chi costruisce un edificio deve progettare tutta la struttura anche in funzione del consumo di acqua ed entrano in gioco fattori un tempo nemmeno immaginabili. L’acqua è da una parte un costo e dall’altra è anche un fattore di sensibilità ambientale, un valore a livello di bilancio ambientale dell’azienda. Per questa ragione i progettisti disegnano gli edifici tenendo in considerazione i consumi di acqua, considerando le diverse tipologie di utilizzo e a diverse tipologie di acqua. Ovviamente per certe necessità non è necessario disporre di acqua potabile, per queste necessità si può utilizzare l’acqua piovana che l’edificio stesso è in grado di raccogliere e gestire. Quando l’acqua piovana non è sufficiente il sistema la recupera in funzione della lettura di diversi parametri. Ad esempio grazie alla integrazione di The Weather Company i gestori di Facility hanno a disposizione dettagliatissime informazioni meteo che permettono di programmare il riempimento dei depositi di acqua non potabile (piovana) in presenza dell’arrivo di piogge o diversamente programmare il riempimento degli stessi con acqua potabile. Questo significa gestione dei consumi, ma anche gestione dell’energia. Ogni volta che si evita il riempimento attraverso le conduttore dell’acqua potabile si gestisce anche un risparmio di energia.
Che cosa sta favorendo questa diffusione della building automation?
Ci sono tre fattori principalmente: i costi degli apparati IoT, che come abbiamo visto sono più accessibili e più performanti, dispongono di batterie di maggiore durata, hanno una capacità di lettura degli ambienti maggiore e possono, ad esempio, servire per diverse necessità. In alcuni casi possono anche disporre di una capacità di elaborazione locale e permettono di progettare soluzioni che trasferiscono dati già parzialmente elaborati, limitando la comunicazione solo ai dati strettamente necessari. Ma soprattutto c’è la Cloud: la gestione dei dati, il trasferimento dei dati presso i data center, la capacità di elaborazione in locale aveva costi elevati che con la Cloud sono stati abbattuti e la possibilità di accesso a tanti servizi di elaborazione sono stati resi accessibili in modo più semplice, flessibile e accessibile. Il terzo punto sta nella logica stessa con cui vengono progettati i sistemi di Smart Building. E’ poi c’è il fenomeno delle App che permette di portare il monitoraggio, il controllo e l’azione su apparati e progetti complessi a livello di device mobili. Questo fenomeno sta permettendo di attivare progetti molto complessi con alti livelli di usabilità e accessibilità un tempo impensabili.
Il Facility Management al servizio della sostenibilità
La grande attenzione e pressione che arriva prima di tutto dall’opinione pubblica e che invita imprese e organizzazioni ad aumentare l’impegno sui temi della sostenibilità ambientale e della sicurezza e qualità del luogo di lavoro rappresenta una importantissima sfida per il Facility management. Molte delle sfide sul tappeto attengono ad attività, progetti, impegni che sono o saranno sul tavolo dei facility manager. Per le imprese e per le organizzazione la questione ambientale è strettamente legata al business, non esiste una trasformazione che non abbia un impatto diretto sul business e le imprese più illuminate e innovative stanno ripensando progetti, prodotti, servizi in modo da renderli compatibili con i temi della sostenibilità anche dal punto di vista di tutti gli elementi che incidono sui valori dei prodotti e della produzione.
In tutto questo un ruolo chiave è svolto dai processi e dalle logiche del Facility Management che sono chiamate a gestire le crescenti esigenze di adattamento al clima per quanto attiene ad esempio alla gestione degli ambienti di lavoro e di gestione delle condizioni legate alle temperature, sempre il facility ha un peso fondamentale nella gestione delle tematiche legate all’efficienza energetica, a loro volta condizionate dai cambiamenti climatici. In terza istanza, e certamente non meno importante, il tema della sicurezza, che va a sua volta ripensato in funzione della gestione delle ripercussioni di determinati fenomeni climatici sugli ambienti di lavoro. Il tema dell’energia poi sta assumendo una importanza crescente sotto molti aspetti, sia come ulteriore attenzione alle tematiche legate alla gestione delle risorse e dell’energy saving (come già da tempo presente nelle imprese e nelle organizzazioni) sia nel senso di ridisegnare le organizzazioni e gli ambienti in funzione di un diverso rapporto con i temi dell’energia. Gli edifici sono tra i principali responsabili del consumo di energia e non solo per questioni legate alla climatizzazione. Questo consumo deve essere messo in diretta relazione con l’evoluzione dei cambiamenti climatici, il ripensamento nella gestione degli spazi deve passare da una lettura completa sia dell’utilizzo degli ambienti: del consumo relativo al loro utilizz, e della loro gestione in funzione delle mutevoli condizioni climatiche esterne agli ambienti stessi.
Facility Manager sempre più attenti a nuove fonti di dati e di conoscenza
Dati, capacità di analisi, nuove fonti di conoscenza e nuovi modelli previsionali da mettere in diretta relazione con la capacità, del Facility Management di modificare questi ambienti e il loro utilizzo. Sono tanti gli aspetti collegati alla gestione degli edifici che possono incidere sulla sostenibilità e sui quali un ruolo chiave può essere svolto dal Facility Management, ad esempio l’introduzione e l’utilizzo di risorse rinnovabili in relazione ai tempi di utilizzo degli ambienti, la tipologia di servizi erogati e la tipologia di risorse utilizzate. L’impatto di alcune minacce sulla capacità di produrre energia e sulla capacità di sfruttare l’energia prodotta. Per il Facility Management la sostenibilità è una delle sfide di maggiore importanza in termini di impatto sulle logiche della professione e sulla necessità di disporre di strumenti, applicazioni, servizi digitali in grado di aumentare la conoscenza degli ambienti e la capacità previsionali sul loro comportamento.
Il Mercato del Facility Management
Il Global Facility Management Market è un settore con una forte dinamica di sviluppo in particolare grazie agli effetti dell’innovazione digitale. Gli strumenti a disposizione del Facility Manager stanno cambiando questa professione e stanno cambiando la gestione del mondo building in tutte le varie dimensioni: sicurezza, efficienza, energia, gestione delle risorse, evoluzione delle condizione di lavoro, adempimenti normativi, gestione documentale e programmazione di interventi e manutenzione, solo per citare alcuni degli aspetti più importanti.
Il Global FM Market Report relativo al 2018 segnala che nel 2017 il mercato del Facility Management ha raggiunto un valore a livello mondiale di 1,15 trillioni di dollari. Di questi qualcosa come 466.6 miliardi di dollari attengono a servizi di outsourcing mentre 11,5 miliardi arrivano da servizi integrati di Facility Management.
Il report realizzato da GlobalFM (leggi QUI) la ricerca completa) mette in evidenza una serie di trend che stanno caratterizzando questo cambiamento e che permettono al Facility Management di essere sempre più vicino al business delle imprese. In particolare i temi chiave a cui corrispondono differenti trend di mercato sono i seguenti:
- Business Productivity
- Anything as a Service
- Sustainability
- Energy Management
- Performance Contracting
- Partnership & Collaboration
- Cloud Service
Gli sviluppi futuri del Facility Management
L’innovazione digitale sta rendendo il ruolo del Facility Management sempre più importante nello sviluppo e nella realizzazione di progetti di Smart o Intelligent building e di Smart Infrastructure. Non si possono disegnare nuove prospettive di erogazione di servizi senza un profodno coinvolgimento del facility manager che è in particolare chiamato a portare una visione d’insieme degli edifici, degli spazi, delle esigenze, delle criticità e della dinamica che caratterizza i bisogni di chi vive quegli spazi. In particolare il digitale sta cambiando il rapporto tra i 4 grandi soggetti che stanno alla base del nostro rapporto con gli ambienti in cui lavoriamo, viviamo o che ci permettono di accedere ai servizi di cui abbiamo bisogno:
- Gli spazi
- Le esigenze delle persone
- Le esigenze delle aziende
- Il tempo
- Le risorse
Il Facility Management verso una integrazione con il Property Management
Il Facility Manager deve lavorare prima di tutto sulla conoscenza di questi 4 fattori e il digitale contribuisce in modo determinante ad aumentale la qualità e la profodonità di questa conoscenza. Sulla base di questa conoscenza si tratta di mettere in relazione tutti i fattori per trovare – grazie alla tecnologia – la sintesi più appropriata per persone ed imprese. Una sintesi che per certo sarà dinamica, ovvero sarà per natura mutevole, destinata a cambiare sempre più velocemente nel tempo, e gli spazi, le ricorse dovranno, grazie alla tecnologia, essere così flessibili da seguire questo mutamento e da trovare, nel più breve tempo possibile, una nuova sintesi.
In questo scenario il Facility Management è sempre più vicino al Property Management e si indirizza verso linee di sviluppo che possiamo sintetizzare in quattro punti:
- L’innovazione del posto di lavoro in relazione a nuovi fenomeni come lo smart working
- La diffusione di oggetti intelligenti, di IoT che sta concretamente “facendo parlare” gli edifici e che mettete a disposizione una conoscenza un tempo inaccessibile
- La diffusione di una cultura Data Driven che permette di sviluppare metodiche di lavoro strettamente e fortemente collegate all’analisi dei dati
- L’accessibilità di soluzioni di Intelligenza Artificiale che introducono nuovi automatsimi e nuove frome di efficienza
- L’integrazione tra fenomeni: il Property che guarda al Facility e il Facility che porta valore al mondo infrastructure e che assume un ruolo rilevante nelle logiche di Smart City Platform sempre più basate su soluzioni IoT
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Articolo aggiornato da Mauro Bellini il 21 Gennaio 2020
