Il fine ultimo per coloro che si occupano di facility management è eseguire interventi ordinari e straordinari garantendo il rispetto delle norme vigenti in termini di attività e scadenze, preservando il valore degli asset e dell’edificio nel suo complesso. Più nello specifico, implementare un processo di ticketing completamente digitalizzato, ma anche semplice da utilizzare sono, rispettivamente, le esigenze dei property manager delle aziende, da un lato, e degli addetti della manutenzione, dall’altro.
In tale scenario si colloca l’app Claster Facility Management, realizzata da DPS e risultata finalista ai Digital360 Awards 2018 nella Categoria tecnologica Mobile business, che risponde alla necessità dei fornitori di servizi di facility management di uno strumento che accentri tutti gli interventi e le scadenze e di fruire di un calendario unico che sia chiaro e ben organizzato, per manutenzioni ordinarie, straordinarie o in emergenza. Tale calendario manutentivo annuale si ottiene facilmente, basta indicare la categoria manutentiva e l’azienda incaricata. Le date vengono generate riportando le attività e le frequenze definite dalla normativa. Si possono definire i mesi in cui eseguire le attività con differente periodicità (per esempio, quelle annuali o stagionali) e indicare nome e cognome dell’operatore che interverrà. Inoltre, il Property manager, può verificare in tempo reale il rispetto della normativa e della posizione GPS durante l’esecuzione e disporre di fotografie alla chiusura di ogni intervento.
Lato operatore, l’utilità di Claster Facility management è evidente nella possibilità di fare un semplice QR code applicato all’asset (un tagliando adesivo di misure differenti e resistente se esposto a vento e acqua, da apporre ad ogni asset oggetto di manutenzione e monitoraggio), che viene riconosciuto da Claster FM e permette di avere una guida nell’esecuzione di tutte le attività previste dalle Norme vigenti e dal Contratto in “countdown”. Utilizzando il proprio smartphone l’operatore può quindi, nel corso del suo intervento, farsi approvare il consuntivo e ricevere il rapportino automaticamente compilato e validato dal Property manager, il tutto molto semplicemente anche per chi non è abituato a utilizzare device mobili.
Dal punto tecnico, Claster viene proposto in modalità SaaS (Software as a Service). I dati vengono salvati nel cloud Claster FM di DPS, che mette a disposizione delle API (Application Programming Interface) di tipo RESTful. Queste API vengono utilizzate sia da un’interfaccia web “single page” basata su AJAX e fruibile da browser, sia dalle applicazioni per Android o iOS. Le applicazioni sono in grado di garantire la fruibilità del servizio anche in assenza di Internet, utilizzando un sistema di sincronizzazione automatica e un database locale. Interventi eseguiti e validazioni degli stessi, verranno conservati in locale e trasmessi alla centrale non appena si rende disponibile una connessione. Anche quando è il dispositivo a essersi spento.
Inoltre, data la gran quantità della documentazione relativa agli immobili e agli asset, è stata realizzata una Virtual Data Room ossia, è disponibile uno spazio su cloud che rende sempre disponibili, su qualsiasi device: dichiarazioni di conformità, progetti ed esecutivi, documenti di VV.F. ed enti locali, fino ai manuali degli asset in gestione.
