Manpower On Line, portale di ManpowerGroup noto brand che si dedica all’incontro tra domanda e offerta di lavoro per lo sviluppo delle carriere, stipula mensilmente 20.000 contratti, che nel processo tradizionale vengono conclusi in filiale o direttamente presso la sede del cliente. Un processo che richiede la sottoscrizione da parte del lavoratore e dell’azienda che necessita di risorse per svolgere questa attività.
La società ha dunque deciso di digitalizzare i processi relativi alla gestione della richiesta cliente, ingaggio del lavoratore e firma dei contratti in modo da fornire un servizio più rapido, completo, efficiente e innovativo.
Proprio in tale ambito, ha preso vita il progetto Mol, nato dalla volontà di dematerializzare e disintermediare il perfezionamento dei contratti di lavoro, in modalità completamente automatica e senza alcun intervento umano, ma con elevati standard di sicurezza e riservatezza, in modo da aprire diversi scenari evolutivi e incrementare le opportunità di business, grazie anche al fatto che i tempi e gli spostamenti fisici vengono sensibilmente ridotti.
L’obiettivo di creare un nuovo processo di business e una vera e propria filiale virtuale ha visto il coinvolgimento di SB Italia in stretta collaborazione con le risorse Manpower e ha portato alla realizzazione di una prima versione prototipale (test e affinamento analisi iniziale) con successiva implementazione per migliaia di utenti.
La realizzazione del progetto, iniziato nel 2014 e terminato nel 2015, ha visto una prima fase in cui sono state implementate funzionalità di base legate alla sola firma dei contratti creati dalla “filiale virtuale”, per poi completarsi con una sezione documentale relativa anche alle operazioni realizzate direttamente dalle filiali Manpower (contratti clienti completati senza alcuna necessità di spostamento).
I clienti hanno la possibilità di firmare più documenti contemporaneamente (funzionalità di multifirma) grazie alla pubblicazione on line di tutte le tipologie disponibili.
La soluzione tecnologica per dematerializzare i contratti di lavoro
Nella realizzazione del progetto sono state impiegate diverse tecnologie, dalla piattaforma di smart Enterprise content management Docsweb, per la gestione documentale, workflow e conservazione, al front end realizzato con Microsoft MVC (Html 5, Jquery, Javascript), fino all’application server con Microsoft.Net e a Sql Server come database.
Per assicurare la riservatezza delle informazioni, anche nell’utilizzo via Web App Ios e Android e con l’impiego di messaggistica sms ed email, è stata utilizzata l’impostazione di chiave asimmetrica su trasmissione dati, oltre al protocollo https, nonché supportate diverse tipologie di firme:
elettronica avanzata remota, qualificata remota e grafometrica, così come è previsto l’impiego di tavolette grafometriche.
I Pki sono garantiti da apparati Hsm e server Otp, mentre dal punto di vista dell’infrastruttura, la soluzione è scalabile sia in ambiente in house sia in cloud.
Il sistema è fruibile anche attraverso totem posizionati in luoghi pubblici (centri commerciali e simili).
SB Italia – Pablo Pellegrini, premio categoria Soluzioni B2B e gestionali aziendali
Quali benefici dalla soluzione di dematerializzazione
Lo sviluppo del progetto ha consentito a Manpower On Line di ottenere una maggiore efficienza, potendo contare su documenti interamente digitali, con azzeramento di tutte le tempistiche precedentemente necessarie per la stipula dei contratti. Anche la riduzione dei costi rappresenta un vantaggio rilevante: l’eliminazione di un’importante quantità di carta circolante nelle filiali aziendali (circa 100.000 nuovi contratti all’anno stipulati nelle oltre 250 sedi presenti in tutta Italia), ha permesso alla società di raggiungere il break even in meno di un anno. Ulteriori benefici sono rappresentati dalla maggiore certezza dal punto di vista legale e di controllo, in quanto il contratto viene firmato digitalmente senza rischi di smarrimento di documenti e problematiche legate alla validità delle firme. La firma digitale Hsm ha pieno valore legale e sostituisce in tutto quella autografa.
Dal punto di vista dell’innovazione, Manpower ha messo a disposizione dei propri clienti un nuovo ed efficace servizio, in linea con le più evolute metodologie di e-commerce, fruibile anche su totem.Quando un’azienda cliente ha necessità di trovare personale, attraverso il portale Mol può selezionare risorse, preventivamente profilate, che vengono avvisate della ricerca sia tramite portale che via sms. Se interessate possono accettare l’offerta direttamente da smartphone/portale perfezionando in tal modo il contratto e dando vita alla missione.
Nel caso in cui, invece, il lavoratore preferisca sottoscrivere il contratto di persona, la firma in filiale avviene attraverso l’utilizzo di una tavoletta grafometrica.
Una volta perfezionato il contratto, in conformità con quanto previsto dalla normativa vigente, l’invio dei documenti sottoscritti, che saranno opportunamente conservati, avviene tramite Docsweb.
Con questo nuovo sistema, Manpower è in grado di perfezionare i contratti senza limiti di orario o di disponibilità fisica degli operatori di filiale e senza produzione di alcun documento cartaceo.
Presentato da SB Italia
Implementato presso Manpower On Line
Per ulteriori informazioni visita la pagina del progetto sul sito dedicato ai Digital360 Awards
