Sono tante le sfide che la trasformazione digitale impone all’IT di un moderno istituto universitario come l’Università Cattolica del Sacro Cuore (Unicatt). Da una parte c’è l’esigenza di digitalizzare i servizi per studenti e docenti, garantendo il più alto controllo d’identità/sicurezza nell’accesso mobile dai campus; dall’altra la necessità di dare supporto a nuove modalità didattiche che si basano su contenuti multimediali e dare all’amministrazione i migliori strumenti per il controllo e la pianificazione.
Queste sono le esigenze di cui ci parla Lorenzo Cecchi, CIO di Unicatt, da cui dipende la responsabilità dei supporti informativi in cinque diverse aree geografiche: “A Roma, dove ci sono decine di corsi di Laurea e la Facoltà di Medicina collegata con l’Ospedale Policlinico Gemelli (fondazione separata, ndr), seguita dalle sedi di Milano, Brescia, Piacenza e Cremona”.
Who's Who
Lorenzo Cecchi
In sintesi l’IT di Unicatt dà supporto a 12 facoltà, 100 corsi laurea, 100 master e 50 scuole di specializzazione in 5 grandi campus del Centro/Nord Italia, oltre agli studenti che accedono remotamente ai servizi. La formazione a distanza, che Unicatt ha iniziato a sperimentare 18 anni fa, costituisce oggi un ambito fondamentale d’innovazione digitale della didattica: “Una sollecitazione a trovare tecnologie adatte per far vivere l’esperienza del campus anche agli studenti che non possono frequentare le attività all’interno dell’Università, oltre che uno stimolo per innovare le metodologie didattiche e adattarle ai contesti del digitale”, precisa Cecchi. I cinque campus universitari danno accesso in mobilità ai servizi dell’Università a un numero impressionante di persone: “In totale circa 41 mila studenti, 1400 del corpo docente (oltre ai collaboratori didattici e ai visiting professor, ndr) e 1000 operatori tecnici-amministrativi -puntualizza Cecchi –. Va da sé che uno degli aspetti per noi critici sia oggi la gestione organica delle identità digitali e quindi delle permission d’accesso ai differenti servizi e applicazioni da parte degli utenti registrati come dei tanti ‘guest’ sconosciuti a cui occorre comunque dare servizi di base”. Passando alle esigenze informative interne, essendo un ente senza scopo di lucro, che si sostiene ormai quasi esclusivamente su risorse proprie, Unicatt ha l’esigenza di avere massimo controllo e capacità previsionali sugli andamenti dei ricavi dell’attività didattica per poter sostenere la spesa corrente e finanziare i progetti d’innovazione sia di breve sia di lungo termine: “Esigenza che abbiamo indirizzato con un progetto che ha investito e rivoluzionato l’ambito amministrativo dell’Università”.
Tradurre l’innovazione in servizi IT
Per gestire lo stack tecnologico, il team IT di Unicatt ha sempre preferito utilizzare soluzioni ‘best o breed’ più possibile standardizzate, scelte tra fornitori leader di mercato. “Questo ha riguardato le scelte del passato – spiega Cecchi – oggi diamo la preferenza ai vendor che hanno in portafoglio applicazioni erogate in cloud Saas”. Il primo significativo progetto d’innovazione digitale di Unicatt risale al 2000 per la creazione della piattaforma Blackboard di e-learning, accompagnata da un centro di supporto per i docenti per favorire l’innovazione delle metodologie didattiche: “Perché l’innovazione digitale si alimenta con contenuti differenti e modalità diverse di fare formazione”. Tra i primi progetti c’è anche la creazione di un portale digitale per gli studenti: “La digitalizzazione dello sportello di segreteria con i relativi servizi – precisa Cecchi -. Ora stiamo facendo un passo ulteriore, consolidando le applicazioni della didattica in un unico sistema per la gestione dell’offerta formativa e della carriera studenti che sarà a sua volta integrato con le applicazioni più strategiche attraverso le quali eroghiamo i servizi innovativi ai nostri utenti”. L’Università ha già realizzato delle app per offrire servizi digitali su dispositivi mobile. “Abbiamo già ottenuto ottimi risultati, ma anche scoperto che, per essere in linea con le aspettative degli utenti, le app mobili devono funzionare in modo perfetto ed essere continuamente aggiornate – continua il manager -. Per questo vogliamo costruire una piattaforma per gestire su base trimestrale l’aggiornamento dei servizi erogati sia dal portale sia dalle app mobili”. Un altro impegno riguarda la digitalizzazione del patrimonio documentale dell’Università. “Siamo impegnati a scansionare e digitalizzare i documenti di proprietà dell’Università per renderli più facilmente fruibili, oltre che gestibili, con gli strumenti di digital asset management. Lo scopo è rendere disponibile un vasto archivio bibliografico digitale e valorizzare i contenuti che riguardano la vita dei campus, comprendenti foto e video degli eventi organizzati per gli studenti, videolezioni complete e in pillole. In media produciamo circa 2000 video all’anno”.
L’innovazione amministrativa con SAP
A differenza di enti che hanno gestioni amministrative e di budget divise per istituto-dipartimento-facoltà, Unicatt si è sempre avvalsa di processi amministrativi standardizzati e centralizzati. “Questo ci permette di avere la governance amministrativa in comune – spiega Cecchi – sia pure con la necessità di definire budget dettagliati di breve e di lungo periodo in accordo con gli andamenti variabili della spesa e degli introiti (come società senza scopo di lucro Unicatt non distribuisce dividendi ed eventuali riserve devono essere impiegate per iniziative legate alla didattica e alla ricerca, ndr) lavorando su previsioni in tempo reale e scenari ‘what-if’ per ogni investimento”. Per questo Unicatt ha recentemente deciso di sostituire un precedente ambiente gestionale italiano con la piattaforma S/4Hana (SAP) per le attività di pianificazione, controllo, contabilità, gestione ciclo passivo e ricavi. Il progetto d’introdurre SAP è stato avviato nel gennaio del 2016 e ha richiesto circa un anno per andare in produzione, integrando anche i processi d’immatricolazione e gestione incassi delle rette degli studenti. “Era importante integrare l’ambiente SAP fino al livello delle attività del singolo studente – precisa Cecchi -. Il nuovo sistema amministrativo contabile ci permette di avere controllo dettagliato sui costi/ricavi di ogni corso o prodotto formativo su più sedi e corsi di laurea”. L’ambiente SAP Hana di Unicatt è gestito in outsourcing da Fujitsu: “Non era possibile averlo in cloud nel momento in cui abbiamo deciso di adottarlo”, commenta Cecchi. Per il disaster recovery Unicatt si affida principalmente ai fornitori delle applicazioni Saas (che includono il servizio di DR), mentre per le applicazioni custom ha adottato la soluzione Paas Azure di Microsoft. Resta ‘in pancia’ all’organizzazione IT interna (26 persone, affiancata da personale esterno dei vendor-outsourcer) la gestione di un sistema di storage e alcuni vecchi sistemi gestionali. “Sono attività che vanno a ridursi – precisa Cecchi -, per i gestionali stiamo valutando soluzioni d’integrazione attraverso un bus di servizi”. Malgrado l’impiego sempre più esteso del cloud e dell’outsourcing, la governance IT resta complessa. “Questo ci sta sollecitando a valutare l’adozione dei sistemi per l’orchestrazione dei servizi e per la gestione delle sincronizzazioni”, precisa Cecchi.
I progetti futuri: dal CRM all’AI
Con il CRM in Saas di Salesforce, Unicatt ha avviato un progetto strategico per mettere le persone al centro delle relazioni con l’Ateneo. “Vogliamo dare a prospect, studenti, docenti, finanziatori di borse di studio, alumni, insomma a tutti, l’accesso al CRM dell’Università per gestire in modo organico i contatti e gli oltre 1500 eventi all’anno che si svolgono nei campus”, spiega Cecchi. Per l’accesso ai servizi digitali Unicatt ha scelto la tecnologia di Oracle Identity Access Management. “Abbiamo già completato gran parte del lavoro per costruire e allineare i sistemi d’identità digitale – continua il manager -. A ogni account assegniamo le permission d’accesso ai servizi, tenendo conto che la stessa persona può avere contemporaneamente più ruoli: come studente, ricercatore, visiting professor, personale tecnico o altro. Per mapparne le prerogative usiamo la combinazione di 20 differenti attributi che sono sincronizzati con il sistema HR, la gestione delle carriere del Cineca, il portale d’immatricolazione e contatti CRM, per un totale di circa 200 mila identità gestite”. La piattaforma per la gestione delle identità è oggi ‘in casa’ ma il team IT sta valutando la possibilità di gestirla in cloud con i servizi di Oracle o Microsoft Azure. L’integrazione tra silos amministrativi, formativi e dei supporti di relazione tra ateneo, studenti e docenti crea le basi per i futuri sviluppi. “Stiamo cercando di capire come l’intelligenza artificiale (AI) possa migliorare i processi dell’Università e la vita nei campus. Pensiamo, per esempio, alla possibilità di usare kpi sul fronte formativo e AI predittiva per capire se uno studente ha dei problemi e quindi intervenire tempestivamente con tutorato o altri supporti per prevenire l’abbandono degli studi”.
