Il digital workspace contemporaneo deve tener conto di quella che taluni definiscono “rivoluzione silenziosa dal basso”. La digital transformation, infatti, sta spingendo i dipendenti in azienda ad adottare le nuove tecnologie per semplificare il proprio lavoro e ottenere migliori risultati. Perciò, la sfida di oggi si gioca sulla convergenza del punto di vista di lavoratori e management, a fronte dell’evidenza che applicazioni altamente accessibili e suite di produttività performanti garantiscono maggiori ricavi e una riduzione dei costi.
Che non si tratti di punti di vista concordi l’ha dimostrato un sondaggio condotto tempo fa da Forbes Insights insieme a VMware su oltre 2000 tra dirigenti e dipendenti. Uno dei risultati più sorprendenti è stata la differente opinione emersa tra end user e CIO rispetto all’identica dotazione di app e tecnologie messe a disposizione per svolgere le attività.
Ecco perché non è scontato sottolineare i passi necessari all’implementazione di un digital workspace che sia anche e soprattutto employee-centric.
Offrire al dipendente un’esperienza personalizzata, coinvolgente e produttiva
La survey appena citata faceva emergere anche preoccupazioni diverse tra vertici e cosiddetti “frontline employee”. Ai CIO, in particolare, stavano a cuore requisiti quali la sicurezza e l’integrazione, mentre ai secondi interessava riuscire a fare bene il proprio lavoro.
La prima indicazione che se ne ricava è che un approccio basato sulla gestione dei dispositivi e non sulla user experience, o meglio ancora sull’employee experience, è destinato a non colmare mai questo gap.
Anzi, un’altra indagine condotta da Unify Square in collaborazione con Osterman Research sulle abitudini nell’utilizzo di piattaforme di Unified Communication da parte dei millennial ha rimarcato la propensione della generazione Y a fare ricorso ad applicazioni diverse rispetto a quelle approvate dal reparto IT. Il motivo deriva dal fatto che i sistemi legacy dell’azienda spesso sono meno agili e mancano di interoperabilità con i tool preferiti dagli end user. Ne consegue che la progettazione di un digital workspace efficace e a misura di dipendente deve anzitutto offrire un’esperienza personalizzata, coinvolgente e produttiva.
Nel digital workspace employee-centric non bisogna preoccuparsi del device
Il secondo passo da compiere per rendere un ambiente di lavoro employee-centric deve puntare a semplificare la fase di onboarding in maniera fluida e immediata. In altri termini, deve lasciare piena libertà nell’uso del device, prevedendo un controllo degli accessi sulla parte dei critical data aziendali.
Questo significa, per esempio, che la pratica del BYOD (Bring Your Own Device) non va disincentivata, ma piuttosto va governata con un accurato provisioning che comprenda anche aggiornamento e patch over-the-air.
Il problema, infatti, non è tanto quello di imporre dispositivi ufficiali, quanto di consentire un passaggio agevole da un device all’altro per attingere ai medesimi dati aziendali. Un aiuto per l’IT, in tal senso, arriva dall’associare al digital workspace il modello SaaS (Software-as-a-Service), in cui l’onere di gestione e aggiornamento delle app è a carico del vendor e non richiede alcun ulteriore meccanismo di controllo. Tanto che persino la proprietà del dispositivo su cui sono installate le applicazioni diventa ininfluente.
Sicurezza e analisi nel digital workspace per mettere d’accordo CIO e dipendenti
Il terzo step, infine, rappresenta l’anello di congiunzione tra esigenze aziendali e ottimizzazione dell’esperienza del dipendente. Il tema della sicurezza, così caro ai CIO, di riflesso ha un impatto sulla produttività del singolo lavoratore. Qualsiasi violazione causata da un cyber attack, oltre a mettere in pericolo dati e asset aziendali, si trasforma in un’interruzione della normale operatività, e quindi in un disagio per lo stesso utente.
Un digital workspace, perciò, per essere employee-centric deve anche contemplare una strategia di sicurezza integrata (SSO, filtri, crittografia, containerizzazione degli allegati ecc.) in abbinamento a funzionalità avanzate di analisi e monitoraggio. Queste ultime, alla luce di quanto ricordato all’inizio riguardo ai limiti di un approccio device-centric, hanno l’obiettivo di verificare costantemente il buon funzionamento di sistemi, dispositivi e applicazioni affinché sia garantita un’employee experience ideale. A tale scopo, si pongono proattivamente a presidio delle potenziali criticità che potrebbero comprometterla, intervenendo prima che si manifestino.
