Il modern workplace non sta solo modificando spazi di lavoro e modelli di collaborazione, ma sta imprimendo una radicale trasformazione agli assetti organizzativi consueti delle aziende. Basti pensare a una delle modalità attraverso cui oggi si esprime, lo smart working, complice anche l’impennata derivante dalla pandemia.
Il cosiddetto “lavoro agile”, infatti, grazie a una tecnologia sempre più evoluta e performante, diventerà la norma con cui i dipendenti si relazioneranno con l’impresa. E non necessariamente perché dovranno svolgere i propri compiti da remoto, quanto piuttosto perché criteri quali la flessibilità e il conseguimento degli obiettivi tenderanno a prevalere rispetto al mero stazionamento dentro gli uffici aziendali.
L’implementazione di un modern workplace si inserisce in questo nuovo scenario. Ecco la ragione per cui bisogna tener conto di almeno 5 fattori abilitanti per gestirlo bene e in sicurezza:
- employee experience;
- rilascio delle app “anytime, anywhere”;
- device management;
- analisi e sicurezza;
- automazione.
L’employee experience al centro del modern workplace
Nella costruzione del modern workplace la centralità dell’employee experience non va intesa in senso generico. Analogamente alla customer experience, su cui si concentrano attualmente gli strumenti di marketing e le migliori tecnologie data-driven, l’esperienza del dipendente necessita di una apposita progettazione delle risorse IT.
A dettarla sono pratiche come il BYOD (Bring Your Own Device) e la crescente consuetudine all’uso multidevice nell’accesso ai medesimi dati aziendali. Se, teoricamente, questi metodi possono contribuire a elevare gli standard di produttività, questo è concretamente possibile se il passaggio da un dispositivo all’altro e l’attingibilità alle informazioni sono frutto di uno sviluppo omogeneo di UX (user experience) design e system engineering.
Governare la complessità applicativa sempre e ovunque
Il modern workplace lancia una sfida alla disponibilità della app di cui i collaboratori hanno bisogno per il loro lavoro. Se in passato, infatti, il ciclo di rilascio era facilmente gestibile dal reparto IT, che si occupava dell’installazione, configurazione e aggiornamento solo sui desktop, adesso il proliferare di device e applicazioni richiede una gestione “anytime, anywhere”. Il che non solo ha impatti sulla sicurezza e, quindi, sulla predisposizione di canali come i classici VPN, ma soprattutto sulla complessità nel governo delle app.
Il modern workplace implica la capacità di controllo di un parco applicativo composito e spesso frammentato in cui, per esempio, la tradizionale suite di produttività convive i tool di collaboration e con sistemi aziendali come ERP e CRM che, a loro volta, hanno versioni mobili.
Come cambia il device management nel modern workplace
Una risposta essenziale all’esigenza richiamata sopra arriva da un nuovo approccio al device management, in grado di coprire qualsiasi tipo di dispositivo e di sistema operativo. Tale approccio si basa sulla tendenza odierna ad aggiornare gli OS in modalità on demand e a ricorrere alle API anche nel device management per gestire efficacemente l’esperienza e le policy di sicurezza dei dispositivi.
Nel modern workplace il device management è destinato a confluire in un’unica piattaforma che offra una visione in tempo reale di tutti i device in uso e dei profili utente con credenziali differenziate per accedere ad app e dati. Solo così potrà essere garantito un monitoraggio unificato degli endpoint e una employee experience sempre ottimale.
Un’analisi proattiva che comprende sicurezza e funzionamento
Il riferimento alla piattaforma di gestione con cui monitorare centralmente device e accessi introduce al tema di un’analisi che parta dalla sicurezza, con attività di identity & access management, e si estenda poi agli insight sul funzionamento di device e app.
Ciò che cambia nel modern workplace, rispetto ai modelli di monitoring precedentemente utilizzati dal personale IT, è che il controllo non avviene su dati storici, magari con report accurati ma tardivi. La fase di analisi è contestuale alla user experience dei dipendenti, in modo tale da identificare pattern, tendenze ed eventuali lacune nella sicurezza al fine di predisporre proattivamente soluzioni tempestive che pongano rimedio a problemi e malfunzionamenti.
Perché al modern workplace occorre l’automazione delle operazioni
È evidente che un modern workplace presenta un’ampiezza di dimensione che deriva dai tanti device associati a più profili, dalle numerose app e dalle minacce estese su una superficie che va dagli endpoint al network fino al data center. Per questo è impossibile implementarlo senza meccanismi di automazione con i quali, per esempio, amministrare l’onboarding di un nuovo collaboratore o l’aggiunta di un dispositivo, così come il deployment delle app o l’invio di patch e aggiornamenti. Tutte operazioni che, se non fossero automatiche, diventerebbero un aggravio eccessivo di lavoro per gli amministratori oppure un’incombenza che peggiorerebbe l’employee experience degli utenti, nel caso in cui dovessero farsene carico loro stessi. Ecco perché il quinto fattore abilitante di un modern workplace è l’automazione.
