Una gestione ottimizzata dell’onboarding aziendale raggiunge un duplice effetto. Anzitutto rende fluida l’esperienza dei nuovi dipendenti, facilitando loro l’impiego di device e parco applicativo, con un accesso immediato ai dati dell’organizzazione che gli occorrono per svolgere il proprio lavoro. Contemporaneamente, semplifica le attività del dipartimento IT, abbattendo drasticamente quelle di natura manuale a supporto dell’onboarding aziendale e contribuendo a ridurre al minimo i costi operativi associati.
Per ottenere tutto questo è fondamentale disporre di una digital workspace platform in grado di governare non solo la fase di onboarding, ma i processi che coprono l’intero ciclo di vita di un dispositivo, compreso il provisioning hardware, la distribuzione del software, gli aggiornamenti, la gestione di patch e sicurezza. Tali funzionalità sono nativamente presenti in questa tipologia di piattaforme in virtù del suo sistema di unified endpoint management (UEM) che garantisce piena visibilità e controllo a tutta la dotazione IT adoperata da collaboratori e dipendenti. Vediamo in che modo.
Come l’unified endpoint management facilita l’onboarding aziendale
Il legame tra employee experience e produttività oggi è dettato dalle abitudini consolidatesi grazie a device e app del mondo consumer. I dipendenti, in sostanza, si aspettano di sbloccare un nuovo smartphone o tablet, di configurarlo e di essere pronti a utilizzarlo nel giro di pochi minuti. Analogamente ritengono di poter fare con un laptop o con qualsiasi altro dispositivo fornito dall’impresa per cui lavorano. L’onboarding aziendale, perciò, suscita aspettative la cui delusione non ha solo un impatto negativo sul loro engagement, ma si riflette sull’operatività, rischiando di ingolfare di richieste e ticket il reparto IT.
Le piattaforme di digital workspace, invece, mettono a disposizione un’unica console UEM che consente di introdurre funzioni rapide, automatiche, self-service e on-demand per la prima configurazione in modalità zero-touch. Questo vale per un’ampia gamma di dispositivi (mobili, portatili e desktop) registrati sulla piattaforma e che vengono associati al login dell’utente, attivando istantaneamente l’installazione e la configurazione automatica di tutte le risorse e delle applicazioni aziendali appropriate.
Personalizzare l’onboarding grazie alle digital workspace platform
Le moderne digital workspace platform offrono un ulteriore vantaggio, quello della personalizzazione dell’onboarding aziendale. Poiché, infatti, i ruoli e gli incarichi dei lavoratori sono diversi, anche hardware e software di cui usufruiscono seguono le medesime regole di differenziazione.
Questo significa che, sul fronte dei device, l’organizzazione potrebbe prevedere dispositivi, dall’entry all’high level, in base a mansioni e gerarchia degli utenti. Ma significa anche che è possibile gestire in tranquillità il BYOD (Bring Your Own Device), circoscrivendo il perimetro delle app aziendali presenti sui dispositivi personali. Inoltre, alcune applicazioni possono essere installate di default nello stadio di onboarding aziendale (si pensi alla suite Microsoft Office o al software Adobe per leggere i file PDF), mentre altre potranno essere inviate successivamente agli utenti agganciandole al loro specifico profilo: a un Sales Manager servirà accedere al CRM, per i dipendenti dell’area Finance sarà necessario attingere ai dati dell’ERP, per quelli dell’Engineering alle risorse del PLM e così via.
Dall’onboarding all’employee retention passando per la sicurezza
Le piattaforme di digital workspace, infine, contemplano meccanismi di automazione e controllo che allargano la qualità dell’onboarding aziendale, trasformandolo in una leva per l’employee retention, ma senza mai rinunciare a profili di sicurezza imprescindibili. Per esempio, innescano modelli di provisioning che accelerano i processi di autorizzazione e scoraggiano da pratiche di shadow IT, che si manifestano quando il dipendente sceglie in autonomia il software, aggirando le restrizioni imposte dall’azienda sui sistemi considerati attendibili e sicuri.
All’esigenza di app aggiuntive rispetto a quelle rilasciate al momento dell’onboarding, la digital workspace platform risponde infatti contemplando un catalogo aziendale dal quale selezionare on-demand applicazioni pre-autorizzate. In più, il ricorso a policy DLP (Data Loss Prevention), che evitano violazioni dal punto di vista applicativo e a danno degli endpoint in caso di furto o smarrimento dei dispositivi, attenua la preoccupazione che una tale evenienza possa suscitare nell’utente. L’onboarding aziendale diventa così parte integrante di una strategia in cui l’UEM contribuisce a generare un atteggiamento maggiormente produttivo nei dipendenti.
