L’obbligo di far rimanere a casa tutti i lavoratori delle attività industriali e commerciali non essenziali ha provocato una corsa ad apprestare modalità di “lavoro agile” o “lavoro a distanza”, per usare le definizioni del governo italiano. Le modalità di lavoro agile previste dal governo a partire dalla seconda decade di marzo 2020 avevano e hanno (nel momento in cui scriviamo), l’obiettivo di imporre il “confinamento sociale” (lockdown), per ridurre le possibilità di contagio.
Come testimonia il caso di studio della Danieli & C. Officine Meccaniche di Buttrio (Udine), molte aziende hanno risposto alle nuove ordinanze di lockdown con uno sforzo mirante a permettere, anche ai dipendenti che già non fossero coinvolti in iniziative di smart working, o che lavorassero quotidianamente “sul campo”, di continuare a prestare la loro opera da casa. Un concetto più di business continuity che di smart working.
L’utilizzo dell’esperienza internazionale
Nel caso di Danieli, un gruppo che possiede una quarantina di consociate (legal entity) in una trentina di paesi, fra cui la Cina, sono stati utili i primi segnali colti con l’antenna piazzata nell’ex Impero Celeste, da dove è partita l’epidemia da Covid-19. “Io stesso – racconta a ZeroUno Massimiliano Cappa, Chief Information Officer dell’azienda specializzata nella realizzazione di macchine e di impianti per tutti i tipi di lavorazioni siderurgiche – mi trovano in Cina nei giorni precedenti l’inizio del Capodanno Cinese. Sono ripartito dalla Cina giusto pochi giorni prima della cancellazione dei voli per l’Italia. Rientrato nel nostro Paese mi sono tenuto in contatti con i miei colleghi locali e con il mio referente l’ICT in Asia per seguire l’evolversi della situazione a livello locale. Continuiamo a farlo e proprio in questo momento abbiamo saputo che la quasi totalità degli addetti delle nostre fabbriche di Changshu è rientrata al lavoro [poco meno di ottocento chilometri da Wuhan, ndr] è rientrata al lavoro”.
Le informazioni raccolte dal management italiano della Danieli sull’evoluzione dell’epidemia e sui provvedimenti presi in Cina hanno permesso di assumere un atteggiamento di tipo proattivo anche in Italia. “Personalmente – continua Cappa – ho iniziato a immaginare in anticipo quello che poi sarebbe successo in Italia, anche per quanto riguarda i provvedimenti di lockdown. Così, ai primi di marzo abbiamo radunato i team leader del nostro IT in Italia, circa una cinquantina di persone, chiedendo ad ognuno di loro di stendere una lista dei problemi che avrebbero potuto impedire la prosecuzione dell’attività delle persone che normalmente non lavorano da casa nel caso fosse stata imposta la chiusura degli uffici. L’obiettivo non era quello di raccogliere informazioni sulle soluzioni che già avevamo a disposizione per affrontare i problemi, ma di quelle che andavano implementate al più presto”.
I cambiamenti IT necessari per continuare a lavorare
“Mentre noi ragionavamo sugli aspetti più di nostra competenza – prosegue Cappa – si svolgevano riunioni anche in altri ambiti aziendali e di coordinamento direzionale, per affrontare le emergenze incombenti anche dagli altri punti di vista. Ed eravamo tutti in contatto. A questo punto va detto che le persone che devono utilizzare computer in Danieli in Italia sono circa 2.400 (su un totale di circa 5.000). Di questi poco più della metà lo fa normalmente usando dispositivi mobili (laptop), e quindi questa parte non rappresentava un problema, perché era già attrezzata per lavorare con le tecnologie da remoto, mentre l’altra parte si avvale di pc e workstation all’interno delle mura aziendali. Una delle principali soluzioni che abbiamo subito adottato come direzione IT è stato quello di rendere utilizzabili i pc di tutti da remoto così come lo erano i laptop dei dipendenti che lavorano solitamente al di fuori dell’azienda. Nel giro di 48 ore siamo riusciti a implementare su tutte le postazioni fisse del mondo (personal computer e workstation CAD) tutte le soluzioni di networking e di cyber security già installate sulle tecnologie dei collaboratori mobili”.
L’importanza del fattore umano
Il CIO del Gruppo Danieli interrompe per un momento il suo racconto sotto il profilo tecnologico per toccare un aspetto che gli sta particolarmente a cuore: “Tutto quello che siamo riusciti a realizzare, con l’aiuto dell’IT, non sarebbe stato possibile senza il contributo del fattore umano. Quando scoppiano crisi, come questa della pandemia da coronavirus, le persone tendono a tirare fuori o il peggio o il meglio di sé. Da parte del personale della Danieli – assicura Cappa – ho subito riscontrato un’eccezionale autodeterminazione, senso di appartenenza e autodisciplina”.
Queste caratteristiche hanno consentito, a metà marzo, all’entrata in vigore del decreto che imponeva il lockdown, di iniziare a far lavorare da casa circa duemila persone in Italia. “Fra queste – sottolinea il manager del gruppo di Buttrio – anche circa un migliaio di progettisti. Va fatto notare che diverse centinaia di questi colleghi non utilizzano pc general purpose, ma workstation che, in tempi normali, vengono impiegate in reparti situati all’interno dell’azienda, connesse a una LAN (Local area network) tradizionale e protetta. Anche i nostri progettisti, però, hanno dimostrato una grande motivazione a far tutto il possibile per continuare a lavorare da casa, perché dal loro lavoro dipendono le attività di produzioni, acquisti, e così via: le attività da cui dipendono, a loro volta, le vite di migliaia di famiglie”. Anche grazie a questo spirito di collaborazione incondizionata, il team di Cappa è stato facilitato nel predisporre tutta la procedura per il trasferimento dell’attività dei progettisti presso le loro abitazioni. “Non abbiamo nemmeno dovuto prevedere un complicato processo logistico: in una serata ciascuno è venuto a prendere in azienda la propria workstation e l’ha rimontata a casa”. Lo stesso approccio è stato poi seguito nelle altre filiali europee e asiatiche del gruppo che ora lavorano anch’esse in smart working.
Una base IT abilitante
Per concludere, occorre comunque mettere in luce qualche aspetto dell’organizzazione dell’attività IT che ha consentito una più agevole realizzazione del caso di successo. “Quando sono arrivato nel gruppo quattro anni fa – racconta il CIO – l’azienda aveva intrapreso una strategia di innovazione che prevedeva anche l’adozione di un approccio più standardizzato e una visione globale dell’IT del gruppo in Italia e nei vari Paesi. Con il mio arrivo, abbiamo riorganizzato la nostra attività non più intorno alle singole tecnologie ma su due pilastri: i servizi e le soluzioni. Le prime comprendono tutte le attività IT che mirano a soddisfare due tipi di esigenze: la prima è la customer experience (CX) degli utenti e la seconda la modernizzazione del data center in un’ottica di Hybrid IT. Le soluzioni, invece, includono le iniziative di innovazione tecnologica legate alle esigenze dei diversi centri di eccellenza”. Per affrontare in modo rapido ed efficace il problema di business continuity ai tempi del lockdown, dall’analisi dell’esperienza di Danieli sono apparse vincenti alcune scelte, in particolare legate ai servizi, come l’implementazione di una nuova strategia di connettività globale (SD-WAN) e il “mantenimento all’interno dell’azienda delle attività di help desk e supporto utente”. Questo ha permesso di creare, per i primi giorni dell’abilitazione del lavoro da casa, un canale dedicato alla soluzione di piccoli problemi legati alla creazione di un ufficio domestico, in maniera agile e tempestiva, senza gravare sulle altre attività di service desk.
