Digitalizzare il consiglio di amministrazione, con questo obbiettivo è partito il progetto CDA On Board per Banca Popolare Etica: un caso di successo per il Mobile Business e il Board Management (realizzato da X DataNet per Banca Popolare Etica) che è risultato vincitore per la categoria tecnologica Smart Working, Gestione documentale e Collaboration dei Digital360 Awards 2019.
CDA on board è composto da due parti entrambe personalizzabili: il portale Web dove i responsabili e le segreterie degli Affari Societari creano e gestiscono le riunioni con qualsiasi browser e la parte client grazie alla quale, mediante pc tablet e smartphone sia iOS sia Android, i consiglieri vedono le agende, i documenti e tutte le informazioni in modo profilato e sicuro.
CDA on board prevede una gestione avanzata della sicurezza, supportando connessioni sicure, salvataggio delle password, documenti cifrati (lato mobile/tablet) e login con più fattori di autenticazione. La gestione avanzata dei permessi degli utenti permette di definire la visibilità delle riunioni e dei singoli allegati in modo selettivo per ogni utente. Inoltre è possibile specificare chi può stampare, inviare via email, salvare i documenti in locale.
La storia e l’evoluzione di CDA on board
Il progetto di CDA on board, sviluppato dal 2016, continua oggi a evolversi. Il progetto si è concentrato inizialmente sullo sviluppo della parte amministrativa e client. Successivamente, X DataNet ha previsto investimenti per ottimizzare l’usabilità mobile su smartphone e tablet (iOS e Android). Sono state ampliate le feature legate all’utilizzo multi-azienda e multi-lingua (italiano, inglese, tedesco e francese già disponibili) ed è stato sviluppato il servizio in cloud (SaaS), oltre all’on-premise. Nella release 2019 ci sono funzionalità di speech-to-text, streaming video, firma digitale. Inoltre, CDA on board integra oggi funzionalità evolute di messaggistica (convocazioni e notifiche), di condivisione e di sincronizzazione dei contenuti. Chi organizza le riunioni usa una piattaforma per fare tutto: condividere documenti, mandare convocazioni via e-mail e PEC, verificare presenze, gestire meeting.
Grazie all’uso di CDA on board, Banca Etica ha potuto migliorare i processi organizzativi del Consiglio di Amministrazione. La soluzione ha reso molto più semplice la consegna e la lettura dei documenti per i consiglieri, che ora vedono subito le informazioni che servono per le loro riunioni. Anche la ricerca dei dati delle sedute precedenti è ora molto più facile, quasi istantanea. L’utilizzo di CDA on board è stato utile anche per migliorare il lavoro dell’Ufficio Affari Societari, che risparmia tempo e carta. Infine, dato che i consiglieri possono vedere i documenti ovunque siano, la segreteria sa che può condividere con loro informazioni urgenti e avere feedback veloci e decisivi. Visti i vantaggi offerti, oltre al Consiglio di Amministrazione ora CDA on board viene utilizzato anche dal Comitato Esecutivo e, a breve, sarà esteso al Collegio sindacale.
