La diffusione dei dispositivi mobile e delle applicazioni fruite via cloud sono i due motori di una rivoluzione nel modo in cui l’IT supporta i lavoratori. Nelle aziende di molti settori, buona parte degli addetti si sta evolvendo in una forza lavoro digitale (digital workforce).
Una ricerca condotta da Forbes Insight in collaborazione con VMware suddivide le modalità di lavoro in tre tipologie:
- manuale,
- in transizione,
- Digital Workspace.
Quali le differenze fra gli ultimi due modelli? Nel Digital Workspace in transizione, gli utenti hanno a disposizione diverse business application e suite di produttività, le quali sono poco integrate fra loro senza soluzione di continuità, sono imposte dall’azienda, sono prevalentemente accessibili in orario di lavoro e all’interno dell’impresa. Inoltre, il provisioning di queste app richiede ancora processi complicati, lenti e che spesso lasciano insoddisfatte alcune aspettative degli utenti IT finali.
Il Digital Workspace, invece, prevede che l’azienda offra ai propri manager e dipendenti un’ampia gamma di applicazioni fruibili in un’unica interfaccia, previo un single sign-on (SSO), interoperabili fra loro, e accessibili in modalità 24/7, con qualsiasi tipo di dispositivo.
Inoltre, il provisioning deve poter avvenire anche in modalità self-service e da remoto. Per sintetizzare, il Digital Workspace tende a rendere la user experience delle business application e degli altri software di produttività e collaborazione sempre più simile a quella sperimentata dagli utenti con le applicazioni consumer. Fra i tre modelli di fruizione dell’IT, quindi, il Digital Workspace, è quello più sintonia con il trend del Bring your own device (BYOD), ed è in armonia con un cambiamento della cultura aziendale da “comando e controllo” a “fiducia, supporto e adozione di standard comuni”.
Empowered employee e empowered enterprise
Secondo l’indagine Forbes Insight/VMware, gli utenti che hanno a disposizione un Digital Workspace dichiarano di aver ridotto i tempi di svolgimento delle loro mansioni in misura molto maggiore rispetto a coloro i cui Workspace si trovano ancora in uno stadio di transizione o caratterizzato ancora da molte procedure manuali.
Del resto, le applicazioni più apprezzate da chi beneficia di un Digital Workspace sono quelle per l’editing e il file sharing, i virtual meeting, la collaboration e il project management, ovvero applicazioni che esprimono al meglio le loro potenzialità quando si possono utilizzare in modo integrato, fluido, attraverso un’unica interfaccia e con un’accessibilità senza limiti spazio-temporali.
Sempre per quanto riguarda i benefici citati dagli utenti di Digital Workspace, fra i principali risultano anche l’accelerazione del decision making, un maggiore senso di “empowerment” (responsabilizzazione, disponibilità di maggiori strumenti per conoscere e agire, fiducia da parte del management) e una maggiore soddisfazione di lavorare per la azienda. Secondo gli analisti dello studio Forbes Insight/VMware, più lavoratori di un’impresa sono empowered e più le loro organizzazioni diventano esse stesse empowered e performanti.
Il viaggio verso il Digital Workspace
Migrare dal transitioning workspace al digital workspace è un percorso in salita. Molti stakeholder in un’azienda possono mostrare resistenze al cambiamento. Comprensibilmente più preoccupati degli altri colleghi circa temi quali l’integrazione con le applicazioni esistenti (legacy), la sicurezza, le compliance e il controllo dei costi, i dipartimenti IT tendono a sentirsi più appagati dallo status quo di quanto lo siano gli utenti finali. Che, va fatto notare, sempre di più sono Millennials e rappresentanti della Generazione Z. Persone, per usare un’iperbole, “nate con il telefonino in mano”. Ma non si tratta solo di qualità della tecnologia, bensì anche di complessità e tempistiche del provisioning delle applicazioni e di altri strumenti.
Un piano e una piattaforma
Riconosciuta l’opportunità di adottare una strategia di Digital Workforce come elemento di differenziazione e fattore competitivo, CIO e responsabili delle Line of Business (LOB) dovrebbero predisporre una strategia di digital workspace che non può che iniziare dagli obiettivi di business dell’impresa e da un assessment delle business application e delle app di produttività utilizzate, delle infrastrutture su cui sono appoggiate, degli endpoint utilizzati dai lavoratori, delle esigenze di governance della sicurezza e della compliance alle normative e degli skill disponibili.
Per rendere tutto questi processi più coerenti, fluidi e supportati da tecnologie abilitanti l’integrazione, il controllo centralizzato, l’automazione e l’orchestrazione, la maggior parte delle imprese opta per l’azione di una piattaforma di digital workforce.
Un esempio di piattaforma di questo tipo è VMware Workspace ONE, soluzione basata sulle funzionalità di Mobile Device Management (MDM) di AirWatch, azienda leader in questo settore acquisita da VMware nel 2014. VMware Workspace ONE, grazie all’integrazione con diverse tecnologie di VMware (fra le quali la piattaforma di cloud-based desktop delivery VMware Horizon Air) mette a disposizione tutte le funzionalità per la creazione di Digital Workspace. In questo, l’utente può trovare sia le applicazioni cloud based (o SaaS, Software as a Service) più diffuse e sicure, sia quelle “legacy” che girano sui server o sui desktop in azienda.
La piattaforma di VMware fa ampio utilizzo di strumenti di intelligence avanzata e di automazione. Quanto alla security, il vendor ha esteso anche ai dispositivi utilizzati dai clienti finali l’approccio “zero trust”, ad oggi più utilizzato per proteggere reti e data center. “Zero Trust” significa che di deve dare per scontato che una determinata tecnologia possa non essere sicura e che, di conseguenza, occorre adottare strategie e strumenti di sicurezza delle interazioni fra utenti e applicazioni, e fra le applicazioni fra di loro, che minimizzano o eliminano i rischi per i dati e gli utenti aziendali. Per quanto riguarda l’automazione, VMware Workspace ONE supporta in modo egregio l’”onboarding” (la registrazione e la fornitura di tutti i servizi digitali richiesti) di ogni nuovo assunto dal primo giorno (Day One) in azienda. Ed ovviamente il Single Sign-On (SSO) per accedere a tutti i servizi applicativi, anche con l’utilizzo dei più moderni sistemi di identificazione e autenticazione.
