Digitalizzare un processo ripetitivo e a basso valore aggiunto ma diffuso in tutte le aziende: si tratta della gestione delle note spese che comporta tutta una serie di attività che, tra l’altro, se non organizzate al meglio rischiano di comportare ritardi in pagamenti e rimborsi. Il progetto SmartEX (risultato finalista per la categoria tecnologica Smart Working, Gestione documentale e Collaboration in occasione dei Digital360 Awards 2019) realizzato da Doxinet, nasce per rispondere all’esigenza di rendere più veloce e paperless l’intero processo, in tutte le sue fasi come raccontato da Stefano Mazzoleni, Partner Direzione Commerciale Area HR di Doxinet in questo video.
SmartEX permette per esempio che l’acquisizione della spesa avvenga in maniera intuitiva e immediata tramite mobile app (o web app) nel momento in cui la spesa stessa viene effettuata.
Tutto il processo di conferma viene, quindi, gestito da un workflow applicativo e non è più dunque necessario avere la firma autografa del proprio responsabile. Il controllo delle note spese avviene in maniera automatica sin dalla “nascita” di una spesa, attraverso una serie di alert che si accendono in caso di superamento di policy se dovessero mancare dati obbligatori richiesti dall’azienda e così via.
Tra i plus distintivi di SmartEX vi è la flessibilità nel gestire qualsiasi tipo di flusso di lavoro, da quello relativo alla carta di credito a quello riguardante il servizio taxi, in quanto la applicazione è in grado di suddividere automaticamente le varie spese sugli utenti e relativi centri di costo, il che determina notevoli risparmi di tempo e promuove maggiore produttività in azienda in quanto gli addetti possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
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