Una primaria azienda italiana, nel pensare come ristrutturare la propria sede, ha aperto un dibattito interno ed esterno per comprendere al meglio quali fossero le fondamenta su cui poggiare le basi di un progetto che doveva focalizzarsi sulle necessità dei dipendenti e su un modo di lavorare più flessibile e collaborativo. Kyndryl, grazie ai suoi consulenti e applicando un framework dedicato, ha contribuito fin dall’inizio alla definizione delle necessità, sviluppando, insieme al cliente, i punti fondamentali del progetto che si è poi configurato. Il progetto ha il titolo Nuovi spazi di lavoro innovativi, risultato finalista ai Digital Awards 2022 per la categoria Internet of Things.
La genesi e lo svolgimento del progetto
Mentre il progetto stava prendendo forma è scoppiata la pandemia, che ha imposto una revisione delle politiche di sicurezza e di gestione dell’edificio accelerando la trasformazione verso il nuovo modo di lavorare che avrebbe inciso pesantemente sull’utilizzo degli spazi e sulle nuove modalità di collaborazione, non solo all’interno degli uffici, ma allargando il perimetro aziendale ovunque fossero i suoi dipendenti.
Un quadro in cui lo spazio di lavoro diventa uno degli elementi del cambiamento: si passa infatti dalla staticità del posizionamento dei dipendenti in posti assegnati a un contesto dinamico, in cui è indispensabile gestire necessità mutevoli e adattarsi a contesti variabili in tempi così rapidi da richiedere delle dotazioni tecnologiche ad-hoc.
Il progetto si è svolto in poco meno di 3 anni (Settembre 2020 – Maggio 2022), nei quali si è passati da una fase consulenziale di definizione delle esigenze della committenza e della nuova experience dei dipendenti, fino alla realizzazione chiavi in mano del progetto, passando per una fase di progettazione esecutiva.
Il progetto ha coinvolto un team multidisciplinare di consulenti interni a Kyndryl e attivi sulle aree del Digital workplace, del networking, del Site&Facility e della security, che si sono confrontati con il cliente finale e gli studi di progettazione. Per coordinare le numerose attività di installazione è stato poi necessario affiancare ai consulenti un team di Project management dedicato e sempre presente in cantiere.
È stato, infine, definito un processo di continuous improvement che vede coinvolto il cliente finale e il team di consulenti di Kyndryl, al fine di misurare la soddisfazione dei dipendenti, il grado di adozione degli strumenti forniti, e il reale utilizzo degli spazi.
Se è vero, infatti, che il capitale umano costituisce l’asset più prezioso di ogni organizzazione, saperne interpretare continuamente le aspettative identifica, senza dubbio, la leva più efficace per dare corpo ai necessari processi di innovazione e per aiutare lo sviluppo delle strategie di business.
L’obiettivo che ci si è posti è stato quello di contribuire a cambiare volto a un contesto professionale che, oggi, ha il suo punto di forza nell’esperienza cognitiva di ogni momento della giornata, con vantaggi in termini di collaborazione tra le persone, di apprendimento, di flessibilità operativa e di efficacia dei risultati.
Il risultato del lavoro del team composto da cliente e Kyndryl è un ambiente dove vari elementi vanno a fondersi, affinché tutto sia integrato in un contesto comunicativo continuo, tra tecnologia e organizzazione, ambiente e persone.
Si tratta di un percorso che l’azienda committente ha iniziato insieme a Kyndryl che potrà continuare, seguendo le evoluzioni della tecnologia, in un contesto di sostenibilità ed esperienza, che abbia il dipendente al centro.
La tecnologia alla base dei nuovi sistemi
Il nuovo sistema di prenotazione, basato sulla piattaforma IBM Tririga, consente ai dipendenti di prenotare oltre 500 postazioni di lavoro condivise, parcheggi e altri servizi offerti dalla nuova sede; accedere alla nuova sede in modo ordinato e conforme alle politiche pandemiche; orientarsi nella nuova sede mediante una planimetria interattiva.
Il nuovo sistema di gestione dei processi manutentivi e operativi legati all’edificio permette, sempre grazie alla piattaforma IBM Tririga, di creare una base dati che individui, a seconda dei comportamenti attesi, permette di gestire gli spazi e le manutenzioni ordinarie e straordinarie, rivedendo completamente le procedure di intervento e i processi di controllo.
Il nuovo sistema BMS, basato sulla piattaforma Siemens Desigo CC, consente di bilanciare le esigenze di sostenibilità ambientale con una gestione dinamica degli impianti. Una soluzione che garantisce non solo il massimo confort ai dipendenti anche in situazioni di utilizzo discontinuo e variabile degli spazi, ma anche la misurazione costante delle variabili fondamentali (illuminazione, temperatura, umidità relativa, qualità dell’aria) e il monitoraggio dei consumi energetici (energia elettrica, acqua e gas) sulla base dell’effettivo utilizzo.
È stato implementato, inoltre, un sistema di apprendimento dell’utilizzo degli spazi all’interno del palazzo, ottenuto incrociando i dati raccolti dal sistema WiFi tramite Cisco DNA Spaces con la piattaforma IBM Tririga, con cui valutare il nuovo sistema integrato di sicurezza fisica. Il sistema consente di monitorare, tramite un’unica piattaforma applicativa basata sulla piattaforma Siemens Desigo CC, i sottosistemi di antintrusione, videosorveglianza, controllo accessi, antincendio e BMS.
Si è in generale attuata una rivisitazione totale della tecnologia progettando e realizzando infrastrutture fisiche innovative e ridondate. Si tratta in particolare di: un nuovo sistema di cablaggio; la nuova rete LAN di palazzo; la nuova rete WiFi 6; la tecnologia a supporto dei dipendenti, delle scrivanie, delle sale meeting e degli spazi aggregativi basata su tecnologia Lenovo, Dell, Samsung e Polycom.
La tecnologia di domotica è basata su tecnologia Crestron, è stata inoltre implementata una sala di telepresence Polycom e più di 60 monitor di digital signage, basato su schermi Samsung, NUC Intel e applicativo Teamoffice, che consentono di inviare messaggi personalizzati ai dipendenti attivabili tramite i cellulari aziendali.
