È cosa nota il diffuso utilizzo di Excel all’interno delle imprese a supporto dei più svariati processi aziendali. Come spiega Fabio Faieta, Ceo, Eqproject, spesso sono i manager che, sfruttando la familiarità che hanno con lo strumento, creano autonomamente fogli di lavoro destinati a diffondersi in azienda, a essere visionati e modificati da più persone e a diventare nel tempo parte integrante dei processi aziendali; “Quando si verifica questa situazione – sottolinea Faieta – generalmente viene chiesto all’IT [per evitare i problemi che un utilizzo condiviso e non regolato dei fogli Excel può generare-ndr] di sviluppare dei sistemi web simili a questi fogli di lavoro [ma immuni dagli stessi problemi poiché pensati per gestire le dinamiche di collaboration e lavoro ‘a più mani’ descritte – ndr]”: lo sviluppo di tali strumenti, che subentrano a sostituire i fogli Excel “imitandone” le funzionalità, richiede tuttavia tempi e costi di sviluppo non indifferenti.
Come favorire la collaborazione utilizzando file Excel
ShareXLS di Eqproject si propone di favorire la collaboration ma evitare l’intervento degli sviluppatori mettendo fin da subito il manager nella condizione, autonomamente, di condividere con altri utenti nel modo corretto (ovvero in primis evitando scambi di email) il file Excel che ha creato: “Il foglio viene caricato direttamente sul web – spiega Faieta – e con pochi click viene messo a disposizione dei collaboratori”.
Fater (azienda italiana, joint venture paritetica fra Procter & Gamble e Gruppo Angelini) ha introdotto l’utilizzo di ShareXLS nell’ambito del reparto di Quality Assurance a supporto della gestione delle non conformità dei prodotti. Prima dell’intervento di Eqproject più file Excel, sul quale varie figure aziendali, dagli agenti ai responsabili dell’assistenza clienti, dovevano intervenire, passavano di mano in mano tramite l’invio di e-mail ed erano oggetto di numerose operazioni di copia e incolla.
Oggi, grazie all’introduzione della soluzione:
- le parti coinvolte possono accedere al file condiviso anche da mobile;
- a favorire il modello della data enterprise, le informazioni nel file Excel sono a disposizione anche degli altri sistemi aziendali (es. Sap);
- si evitano rallentamenti nei processi perché quando un utente non inserisce l’informazione attesa nel foglio riceve automaticamente via mail un reminder.
Tra i benefici che l’azienda può riscontrare (una panoramica nella figura), oltre ovviamente all’ottimizzazione dei processi aziendali e all’azzeramento dei costi per lo sviluppo di soluzioni “surrogate” al foglio Excel, Faieta ricorda le maggiori garanzie sul piano della tracciabilità e qualità dell’informazione (dei flussi guidati agevolano l’inserimento dei dati e in generale si riducono gli errori generati da una scorretta condivisione del file) e della data security: ShareXLS prevede che ogni figura aziendale possa accedere solo ai dati relativi alla propria area di competenza.
Presentato da Eqproject
Implementato presso Fater Spa
Per ulteriori informazioni visita la pagina del progetto sul sito dedicato ai Digital360 Awards 2017
