La gestione delle note spese comporta una serie di attività ripetitive e a basso valore aggiunto, dal flusso di approvazioni alla produzione di carta, che se non organizzate al meglio rischiano di comportare ritardi in pagamenti e rimborsi. Il progetto SmartEX risultato finalista per la categoria tecnologica Smart Working, Gestione documentale e Collaboration in occasione dei Digital360 Awards 2019 si inserisce proprio in questo contesto.
In particolare, la piattaforma realizzata da Doxinet (società specializzata nello sviluppo e nell’implementazione di soluzioni IT per la gestione dei processi di business) per Synergie Italia Agenzia per il Lavoro è stata realizzata con un’architettura a più livelli dove vengono sfruttate le caratteristiche specifiche di ogni specifica tecnologia utilizzata. In particolare, la tecnologia smartphone è basata su stack ibrido, ovvero Ionic 4 e Angular7 che consente di avere semplicità in fase di manutenzione del prodotto e offre capacità di operare sia on line sia off line. Per quanto riguarda la componente di back end la tecnologia usata è full stack java 8 con framework Spring per la sicurezza e la gestione dei flussi.
Ecco come funziona SmartEX e i vantaggi che determina
L’utilizzo di SmartEX introduce in azienda il concetto di digital transformation riguardo all’intero processo note spese. Nello specifico, l’acquisizione della spesa avviene in maniera intuitiva e immediata tramite mobile app (o web app) nel momento in cui la spesa stessa viene effettuata.
Tutto il processo di conferma viene, quindi, gestito da un workflow applicativo e non è più dunque necessario avere la firma autografa del proprio responsabile.
Il controllo delle note spese avviene in maniera automatica sin dalla “nascita” di una spesa, attraverso una serie di alert che si accendono in caso di superamento di policy se dovessero mancare dati obbligatori richiesti dall’azienda e così via.
Questo automatismo agevola e velocizza l’attività di approvazione del responsabile e di verifica e controllo da parte dell’amministrazione.
SmartEX consente di esportare i flussi dedicati al payroll, alla contabilità, così come al sistema documentale. La sincronizzazione tra mobile app e web app è in real time.
I giustificativi cartacei delle singole spese potranno poi essere eliminati una volta portata in archiviazione sostitutiva ogni singola nota spese.
Tra i plus distintivi di SmartEX vi è la flessibilità nel gestire qualsiasi tipo di flusso di lavoro, da quello relativo alla carta di credito a quello riguardante il servizio taxi, in quanto la applicazione è in grado di suddividere automaticamente le varie spese sugli utenti e relativi centri di costo, il che determina notevoli risparmi di tempo e promuove maggiore produttività in azienda in quanto gli addetti possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
