Nell’ottica della massimizzazione della produttività, le aziende devono prestare attenzione a come stanno gestendo le note spese. Infatti, se da un lato si tratta di una procedura di cui non si può fare a meno, dall’altro è anche una di quelle sulle quali il peso della tradizione è più forte, e con esso tutte le inefficienze connesse. Il tipico workflow prevede infatti la compilazione manuale della nota da parte del dipendente in trasferta, l’invio in amministrazione del modulo Excel e la conservazione di tutti gli scontrini e i giustificativi cartacei fino al rientro in sede e contestuale consegna della carta.
L’amministrazione si trova così a gestire due processi paralleli, uno elettronico (Excel) e uno cartaceo (scontrini e fatture), che non si incontrano mai e restano disgiunti: oltre a ciò, essa deve categorizzare le spese e avviare il processo di verifica e superamento delle policy aziendali, nonché tutti i controlli fino all’erogazione del rimborso. Essendo un processo per larga parte manuale, in mezzo ci può essere di tutto: errori, dimenticanze, scontrini originali persi e massimali superati.
Il problema maggiore è proprio il doppio binario parallelo, cioè l’esistenza di due processi non integrati e, di conseguenza, non sinergici. Ce lo conferma Stefano Mazzoleni, Partner di Doxinet, l’azienda che produce Smartex, una soluzione cloud per la gestione della nota spese: “Il processo parallelo è una costante che caratterizza la maggior parte delle situazioni su cui lavoriamo. Viene compilato un Excel ma tutti i giustificativi sono gestiti a parte e su di essi si effettua un processo di controllo e verifica. In alcuni casi vengono impiegate, al posto dell’Excel, soluzioni web che, oltre ad essere macchinose, non consentono la digitalizzazione del giustificativo”.
Digitalizzazione della nota spese: i benefici di Smartex
Smartex punta proprio a integrare tutti i micro-processi che fanno parte della gestione della nota spese. È una piattaforma cloud, quindi erogabile in modalità as-a-service, e si può rapidamente integrare con i gestionali dell’azienda.
La soluzione è fornita sotto forma di App mobile, offre una user experience più intuitiva del classico foglio Excel e azzera la possibilità di errore in fase di compilazione, poiché le tipologie di spesa e i massimali sono preapprovati dall’azienda: il dipendente compila i campi e, per quanto concerne i giustificativi cartacei, si limita a fotografarli, mentre un software OCR ne riconosce il contenuto e può compilare alcuni di essi. Nota e giustificativi elettronici vengono poi trasferiti verso l’amministrazione, da cui un iter di approvazione semplificato poiché la fase di controllo viene ridotta al minimo. I dati passano all’ERP e al sistema paghe, mentre i giustificativi, ormai dematerializzati, vengono portati in conservazione sostitutiva, procedura che nella maggior parte dei casi rende superfluo l’originale cartaceo.
Integrazione dei processi, personalizzazione e un futuro data-driven
Il termine fondamentale è integrazione. Un processo come la nota spese, fatto di tanti micro-segmenti, viene fatto convergere in un unico processo digitale. Ma integrazione significa, per l’IT, anche sinergia con i sistemi in essere: a tal proposito, Mazzoleni ci conferma che “possiamo operare in molti modi, che vanno da una classica importazione-esportazione di file a situazioni più evolute, in cui realizziamo integrazioni di tipo REST che permettono di gestire i flussi in modo bidirezionale rendendo tutto efficiente. La soluzione va integrata con l’ERP, per cui operiamo con SAP, Oracle e tutti i principali sistemi usati dalle aziende, ma anche con il sistema paghe, che peraltro è un’integrazione più semplice, ma non meno efficace per l’aiuto che fornisce alle aziende. Inoltre, realizziamo anche personalizzazioni per gestire esigenze specifiche, come ad esempio la tipica integrazione con CRM ad uso della forza vendita”.
Che dire, infine, dell’approccio data-driven? “Il tema è in divenire – afferma Mazzoleni – e la nostra flessibilità è tale da andare incontro alle richieste del mercato. Spesso queste si limitano a estrazioni di dati, ovviamente con filtri, tramite le quali alimentare degli Excel e fare tutte le valutazioni del caso. In ambito amministrativo, spesso l’analisi dei dati è di tipo numerico e poco qualitativo: sotto quest’ultimo profilo, però, abbiamo dotato lo strumento di un tool grafico con cui verificare come i collaboratori stiano sviluppando le spese, quali le categorie più usate ed eventuali criticità”.
