All’inizio, a giustificare significativi investimenti nell’ambito delle videoconferenze era soprattutto la prospettiva di risparmi nei costi delle trasferte: aerei, hotel, ristoranti e così via. Una decina di anni fa diverse grandi aziende hanno iniziato ad apprezzare anche la possibilità di organizzare meeting virtuali, in grado di riprodurre nella quasi totalità l’atmosfera e la produttività delle riunioni di persona di alto livello, come consigli d’amministrazione, presentazioni e discussioni di progetti, incontri ristretti con la stampa. È l’epoca in cui diventano di moda neologismi come telepresenza e immersività.
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Oggi, come certifica fra gli altri la società di analisi Forrester (nello studio Forrester’s Videoconferencing Strategy Framework, un report rivolto ai Cio), la business value è cambiata. “L’evoluzione tecnologica – scrivono gli analisti della società – ha abbassato le barriere d’ingresso alla videoconferenza [magari prescindendo dai sistemi di telepresenza più avveniristici, alla portata solo delle aziende della classifica Forbes 500, ndr]”. Questo ha reso possibile alle imprese iniziare ad apprezzare i vantaggi che il videoconferencing può apportare a livello di collaborazione e di efficacia dei processi di business.
Gli esempi (figura 1) sono molteplici e in crescita. La potenzialità di ridurre i costi connessi ai viaggi resta sempre una prospettiva apprezzata soprattutto dai Chief financial officer (Cfo), ma ecco che per tutte le divisioni di un’azienda con più sedi emerge il valore del videoconferencing per potenziare la collaborazione fra team aziendali remoti e rafforzare quelli con i partner esterni e i clienti attuali e potenziali.
Cosa richiedere alle soluzioni di videoconferencing
Oggi, come testimonia un altro studio Forrester (The Forrester Wave – Videoconferencing Infrastructure and Cloud Service, Q3 2014), sul mercato esistono proposte per ogni tipo di implementazione e per i budget di tutte le dimensioni. La società di analisi suggerisce comunque di prendere in considerazioni tre priorità valide per qualunque tipo di opzione: scalabilità, interoperabilità e semplicità.
Quando si parla di scalabilità ci si riferisce in questo caso soprattutto al cosiddetto scale up, cioè la capacità di supportare la crescita – spesso imprevedibile – delle richieste di connessione sia con tecnologie eterogenee, ma anche dello stesso tipo, come possono essere i desktop acquistati in grandi lotti da un’azienda o le virtual meeting room (Vmr) che una società installa progressivamente all’interno del quartier generale, in uffici periferici o addirittura in sedi dislocate in altri paesi del mondo.
L’interoperabilità è un must laddove le aziende desiderano che le soluzioni di videoconferencing siano in grado di interconnettere utenti – interni o esterni – che utilizzano applicazioni video multivendor e dispositivi con sistemi operativi differenti e con form factor diversi, spesso scelti in base alla situazione in cui l’utilizzatore si trova. Largo ricorso quindi agli standard: come minimo i protocolli H.323, Sip e, soprattutto oggi, WebRtc. Quest’ultimo consente di integrare, grazie al supporto di un set di protocolli standard e semplici Api, capacità di real-time communication in web browser, app per device mobili e dispositivi dell’Internet of Things.
Il supporto di standard ha diverse valenze. Una, già citata, è l’interoperabilità fra piattaforme di videoconferencing di diversi fornitori. Un’altra – sempre più importante – è permettere agli sviluppatori di incorporare funzionalità di videoconferencing direttamente all’interno di applicazioni business. Queste integrazioni hanno il vantaggio di potenziare l’efficacia di questi sistemi e incoraggiare l’uso della videocomunicazione grazie alla sua proposta in un contesto preciso. Un altro vantaggio del ricorso agli standard è la facilitazione dell’integrazione delle applicazioni di videoconferenza con soluzioni di produttività e content management disponibili on cloud.
Infine, semplicità. Come noto, gli utenti sono poco stimolati a utilizzare una nuova applicazione se l’interfaccia è complicata o se è necessario richiedere spesso l’assistenza dello staff It. La raccomandazione di Forrester è adottare un modello self-service, con funzionalità di identificazione degli interlocutori e delle Vmr, chiamata, invio di inviti tramite email o applicazioni di collaborazione (calendari, etc), semplici da usare.
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Strategie di implementazione
Soluzioni di videoconferenza scalabili, interoperabili e semplici sono disponibili sia sotto forma di tecnologie da installare on-premises sia di servizi Video-as-a-service (VaaS) sul cloud. Chi opta per il primo modello, deve acquistare – oltre ai client, alle webcam e a eventuali tecnologie da meeting room (schermi hd, videocamere, etc.) – sistemi multipoint control unit (Mcu) con funzionalità di bridging fra diversi device, protocolli di comunicazione e content sharing, Lan, Wan e analoghi sistemi remoti o singoli utenti dotati di idonei endpoint.
Per le aziende che hanno già investito in soluzioni di questo tipo, soprattutto come hardware dedicati, e non intendono sostituirle, si apre la possibilità di integrare questi sistemi con nuove applicazioni di videoconferencing stand alone o embedded in business application e soluzioni di produttività e collaborazione, e con device eterogenei, inclusi quelli Byod. Chi ancora non disponesse di Mcu fisiche, può invece optare per tecnologie di questo tipo sotto forma di appliance software, che ben si sposano con il paradigma della virtualizzazione. Un numero crescente di aziende – circa un terzo, secondo Forrester (figura 2) – stanno invece prendendo in considerazione le soluzioni VaaS, offerte dai vendor di videoconferencing direttamente o attraverso partner come telco e cloud service provider. In questo caso gli utenti beneficiano del passaggio da un modello di spesa in conto capitale a uno a sottoscrizione, che consente il dimensionamento degli investimenti sulla base dei bisogni reali del momento. Inoltre non si devono preoccupare dell’aggiornamento tecnologico delle soluzioni Mcu, ma possono concentrarsi sul core business e sullo sviluppo applicativo interno di business application o app che fanno leva sulla sempre più diffusa videocomunicazione.
