In seguito all’emergenza Covid-19, l’utilizzo esponenziale delle piattaforme di online meeting anche da parte delle aziende ha svelato quanto risultino cruciali gli aspetti legati alla sicurezza affinché qualsiasi piattaforma possa essere promossa tra gli strumenti di governance e di business a pieno titolo.
Un’esigenza a cui risponde Meeting Today, la soluzione ideata da Bit4id ammessa tra i finalisti ai Digital360 Awards 2021 per la categoria Smart Working e Collaboration.
La soluzione implementa la possibilità di condurre una videoconferenza certificata, per rispondere alle esigenze di enti e aziende che necessitano di svolgere riunioni e assemblee a distanza, mettendo insieme aspetti quali
- Verifica delle identità dei partecipanti
- Rilascio certificati di firma elettronica
- Audit delle operazioni svolte e efficacia probatoria verso terzi
Meeting Today, inoltre, si distingue dalle piattaforme di online meeting più diffuse per la capacità di offrire l’integrazione completa della parte di video conferenza abbinata alla possibilità di sottoscrizione con firma elettronica online dei documenti a valore legale.
Le funzionalità di Meeting Today per realizzare assemblee societarie online
Meeting Today è stata sviluppata con l’impiego di un’architettura microservices-based per assicurarne la scalabilità ed è erogata sotto forma di servizio 100% cloud. La soluzione è modulare e scalabile, per cui l’organizzazione cliente acquisisce solo le funzionalità che ritiene opportuno per (ri)strutturare i propri flussi di governance.
Nello specifico, l’efficacia probatoria è garantita dalla validità delle firme elettroniche riconosciuta in tutti i Paesi UE, in ottemperanza al Regolamento eIDAS n. 910/2014.
Inoltre, firma elettronica e marcatura temporale rendono le evidenze raccolte durante l’atto a distanza opponibili a terzi. A completare la specifica dotazione di sicurezza della piattaforma vi è un apposito audit-engine, che assicura la completa tracciabilità delle operazioni memorizzate in maniera protetta.
In particolare, le videoconferenze condotte con Meeting Today assicurano:
- check-in all’ingresso con certificazione delle identità dei partecipanti
- operazioni condivise e registrate su uno o più documenti oggetto del meeting
- fruizione multipiattaforma e uniformità di user experience da qualsiasi dispositivo, senza limiti di contemporaneità
- possibilità di diffondere il meeting in modalità webcasting (real time) o “on demand”;
- partecipazione via browser senza l’installazione di software (WebRTC)
- il sistema garantisce inoltre la riservatezza delle sessioni di videoconferenza, in quanto il traffico multimediale è opportunamente criptato per evitare intercettazioni.
Come si svolge una videoconferenza certificata?
Entrando nello specifico, come avviene processo di videoconferenza? Possiamo articolarlo in quattro fasi distinte.
Fase 1: Registrazione partecipanti e rilascio firma, che si realizza attraverso:
- Verifica dati anagrafici e documenti d’identità
- Identificazione partecipanti ed emissione di firma digitale
Fase 2: Svolgimento del meeting, realizzabile attraverso queste azioni:
- Creazione riunione tramite Smart Calendar
- Inviti alla videoconferenza tramite email, con link di accesso
- Identificazione delle parti coinvolte
Fase 3: Firma contestuale dei Documenti, che annovera le seguenti funzionalità:
- Editing avanzato su file multipli
- Invito alla firma digitale ai partecipanti
- Monitoraggio in tempo reale delle operazioni di firma
- Notifiche e alert automatici
Fase 4: Conservazione Certificata dei Documenti, fase in cui è possibile:
- Visualizzare e reperire 24/7/365 i documenti sottoscritti digitalmente
- Inviare la registrazione di meeting e documentazione a tutti i partecipanti
- Archiviare le evidenze informatiche della sessione svolta
- Provvedere alla Conservazione a norma dei file
