In un periodo delicato come l’attuale, garantire un elevato livello di produttività individuale e di team richiede una revisione dell’intero paradigma di lavoro finalizzata a concretizzare il concetto di Modern Workplace. La storia degli ultimi mesi ha dimostrato che il remote working ‘emergenziale’ è sufficiente per preservare la business continuity, ma per incrementare la produttività non è sufficiente l’abilitazione tecnologica, per quanto pervasiva.
Modern Workplace non è dunque una tecnologia bensì un modello di lavoro agile abilitato da tecnologie innovative. Fornire laptop al personale, abilitare piattaforme di cloud collaboration e attivare VPN per l’accesso remoto alle risorse aziendali rappresenta bene il concetto di remote working ‘emergenziale’, ma affinché lo si possa definire agile occorre una revisione dei modelli organizzativi, dei processi e dei workflow per permetterne l’esecuzione ovunque, con qualsiasi device e in ogni momento, con tutta la sicurezza dell’aderenza alle policy aziendali e alla normativa in essere.
Modern Workplace: un modello incentrato sulla collaborazione
Modern Workplace non si esaurisce, però, nella possibilità di gestire processi, attività e informazioni ovunque ci si trovi, senza limitazioni di orario e tramite dispositivi diversi. Un Workplace moderno è (anche) quello che, senza necessità di contatto e di presenza fisica, riesce a perfezionare la comunicazione tra gli employee, i team e i soggetti esterni, nonché a realizzare un modello di lavoro fortemente incentrato sulla collaborazione. È proprio sulla sinergia, sull’integrazione di informazioni, collaborazione e comunicazione che si sviluppano i modelli virtuosi di agile working, in grado di massimizzare la produttività individuale e di team.
Da quanto appena affermato emerge non solo l’esigenza di modernizzare il proprio workplace in un periodo complesso come l’attuale, ma anche la necessità di agire su più fattori e di gestire con cura e professionalità un cambiamento profondo. I modelli organizzativi, ad esempio, non possono più essere rigidi e gerarchizzati: gli employee devono essere svincolati dal controllo di presenza, dall’orario vincolante e dall’accesso ai sistemi aziendali solo dalla tradizionale postazione fissa di lavoro. Al posto di tutto ciò, un modello basato su obiettivi, dotato di piattaforme collaborative e di comunicazione e su KPI in grado di valutare produttività e redditività a prescindere dalla presenza in azienda. Tutto ciò responsabilizza (empowerment) le persone, migliora il bilanciamento vita-lavoro e favorisce l’engagement, da cui una produttività nettamente superiore rispetto ai canoni tradizionali.
Gli strumenti e le sfide del Modern Workplace
Modern Workplace garantisce alle aziende risultati concreti e misurabili, permette loro di affrontare a testa alta le possibili disruption della situazione attuale e di guardare al futuro con ottimismo. Non mancano però le sfide, che riguardano sia la sfera organizzativa che quella tecnologica. Per quanto concerne il primo punto, il “limite” del Modern Workplace e delle modalità di agile working è la minor presenza di persone all’interno degli spazi fisici, da cui più difficoltà – soprattutto per HR e comunicazione interna – di ‘tenere unita’ la workforce attorno alla cultura e ai valori dell’azienda: se non è gestito in modo impeccabile, agile working tende a vincolare la comunicazione all’interno dei singoli team alimentando il fenomeno dei silos.
Per quanto concerne l’ambito tecnologico, il cambio di marcia da effettuare è importante: occorre infatti passare a una distribuzione delle risorse al di fuori del perimetro aziendale e quindi abbracciare nuovi paradigmi di sicurezza al fine di preservare i dati e la compliance. Nei primi tempi della pandemia, molte aziende hanno ‘improvvisato’ il remote working senza un’adeguata valutazione dei rischi di sicurezza: in alcuni casi è stato anche possibile lavorare con dispositivi personali, talvolta non aggiornati o a rischio malware, oppure accedere ai sistemi aziendali tramite reti non sicure. Se in una prima fase le aziende hanno corso seri rischi per preservare la continuità del loro business, la realtà del new normal permette loro di progettare e poi realizzare un Modern Workplace che non sia solo efficiente ma anche sicuro, superando gli approcci tradizionali di difesa perimetrale e approdando alla gestione delle identità e degli accessi in funzione di policy definite.
Collaborazione, comunicazione, adozione
Migliorare la produttività individuale e quella dei team passa anche attraverso una corretta abilitazione tecnologica che favorisca il più possibile la collaborazione e la comunicazione all’interno del workplace e verso l’esterno. Gli employee devono poter accedere, scambiare, condividere e archiviare informazioni in modo rapido ed efficace tramite piattaforme sicure e dalla user experience ottimizzata; è poi fondamentale la comunicazione, all’interno dei team e verso l’esterno: sotto questo profilo, non possono verificarsi perdite di tempo e inefficienze. Le moderne piattaforme di Unified Communication permettono di gestire in forma integrata tutti i canali e le modalità di comunicazione, dalla telefonia fino ai meeting e alle call-conference online, la cui frequenza è aumentata a dismisura negli ultimi mesi (agli inizi della pandemia, Microsoft annunciò un aumento mensile del 775% delle riunioni in Teams). Inoltre, tali piattaforme offrono alle aziende tutta la scalabilità di cui hanno bisogno in questi frangenti.
Come in ogni progetto di digital transformation, essenziali ai fini di un Modern Workplace di successo sono poi Change Management e Adoption, che com’è noto sono fortemente connessi. Di fronte a un’azienda che intraprende un processo di cambiamento così importante e profondo, rivedendo il modo in cui gestisce il business e i suoi modelli operativi, il percorso deve essere accompagnato gradualmente con attività che ne facilitino l’accoglienza e vincano le inevitabili resistenze. Uno dei parametri su cui misurare l’efficacia del change management è proprio l’adozione dei nuovi strumenti e delle modalità operative, senza la quale Modern Workplace non potrebbe mai restituire i benefici di produttività, redditività ed engagement promessi.
