Per rispondere alle esigenze di Epta Refrigeration, multinazionale specializzata nella refrigerazione commerciale per la distribuzione organizzata, 4wardPRO ha realizzato il progetto dal titolo Epta, come ottimizzare la gestione documentale e renderla disponibile worldwide, risultato finalista ai Digital Awards 2022 per la categoria Cloud Computing.
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L’architettura realizzata da 4wardPRO
In seguito alla propria crescita internazionale, Epta aveva la necessità di uniformare, gestire efficacemente e digitalizzare i processi inerenti la qualità. In particolare, per quanto riguarda la gestione documentale, il fine era la dematerializzazione, per rendere più facilmente disponibili i documenti utili agli oltre 6000 dipendenti distribuiti in 4 continenti.
4wardPRO ha fatto fronte a questo bisogno implementando una piattaforma basata su SharePoint Online per la gestione della documentazione inerente la qualità.
L’applicazione è fruibile da browser, mobile (mediante PowerApps) e Teams, ed è multilingua (gestisce più di 10 idiomi) per poter essere utilizzata efficacemente da tutti i dipendenti, ovunque si trovino.
L’architettura prevede accessi diversi alla gestione dei template, alla ricerca, consultazione, modifica così come per la creazione di documentazione. L’applicazione prevede inoltre flussi approvativi, fino a 3 livelli, per la pubblicazione dei file e la loro gestione nell’organizzazione, totalmente digitali (tramite PowerAutomate).
Lo sviluppo dell’applicativo da parte degli utenti di Epta è semplificato grazie all’utilizzo di tecnologia LCDP – Low Code Development Platform.
Il tempo di implementazione del progetto è stato pari a circa 3 mesi.
Il sistema realizzato è stato apprezzato per numerose ragioni. In prima battuta, è risultato molto interessante per la sua alta usabilità, in quanto sfruttabile su tutti i sistemi operativi. Grazie alla possibilità di sviluppo low code da un lato, e all’integrazione della soluzione con tutta la suite Microsoft365, dall’altro, si sono poi ottenuti risparmi di tempo e costi di sviluppo e personalizzazione.
Gli effetti della piattaforma implementata
Grazie alla tecnologia implementata, Epta ha raggiunto i propri obiettivi di dematerializzazione e gestione uniforme della documentazione per la qualità. Il tutto salvaguardando, naturalmente, la sicurezza dei processi di document management e il controllo sui documenti, che vengono resi accessibili secondo specifici criteri autorizzativi.
Il sistema ha avuto ripercussioni positive sull’organizzazione, prima tra tutte, un miglioramento della collaborazione e della condivisione delle best practice tra le diverse sedi sparse per il mondo.
Inoltre, un’unica interfaccia user-friendly, semplice e intuitiva, consente una fruizione semplice dello strumento da parte di tutta l’organizzazione, offrendo l’opportunità di fare ricerca rapida delle informazioni e di avere accesso alla documentazione da qualunque dispositivo.
In pratica, la piattaforma è oggi utilizzata per favorire il coinvolgimento degli utenti di business, per consentire loro di dare un contributo di maggiore impatto rispetto a quando si usano software platform tradizionali. Il fine ultimo è offrire grande agilità all’azienda per rispondere più rapidamente alle evoluzioni interne ed esterne e alle continue richieste del business.
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