Un’unica soluzione tecnologica per la prenotazione semplice e veloce di sale riunioni, desk di lavoro e parcheggi, era l’esigenza principale di AON dalla quale è scaturito il progetto One Booking AON, progetto di Durante SpA per prenotare, gestire e collaborare nel nuovo Smart Building di AON risultato finalista ai Digital360 Awards 2020 per la categoria Smart Working e Collaboration.
Smart Building AON, ecco come funziona e quali necessità aveva
Il nuovo Smart Building AON, situato in via Calindri a Milano, è stato progettato secondo un nuovo concept di spazio di lavoro condiviso e di luogo esperienziale aperto a tutti i dipendenti, consulenti e ospiti. Tutti gli scenari di collaborazione sono stati disegnati partendo dal punto di vista dell’utente, analizzando le sue esigenze e progettando uno spazio che nasce per soddisfare e superare le sue aspettative.
Alla necessità di gestione intelligente degli spazi si sono dunque aggiunte altre esigenze quali: semplicità d’uso della tecnologia di sala; gestione dello stato di impiego degli spazi per evitare overbooking e relativo tracciamento tra prenotazione ed effettivo utilizzo; dashboard statistica per fornire report su chi fossero i fruitori degli spazi; gestione delle gerarchie di accesso alle sale; prenotazione postazioni di lavoro e sale riunioni in modalità smart in un edificio nuovo di 9 piani; prenotazione spazi non standard come sale mensa e palestra. E ancora: attenzione particolare per il lavoro condiviso; accoglienza veloce e d’impatto dell’ospite; user-centered design, con esperienza focalizzata sulle necessità specifiche di diverse tipologie utente: dipendenti, consulenti ed ospiti occasionali.
La mission del progetto realizzato con Durante era ugualmente quella di mettere al centro la persona. Per farlo, Digiwhile, digital factory di casa Durante, ha sviluppato un progetto integrato tra design, tecnologia e soluzioni proprietarie al fine di creare un’esperienza unica per prenotare, gestire e collaborare nello smart building. Nasce così One Booking.
Le 2 soluzioni Durante protagoniste del progetto
AON voleva ottenere una user experience molto semplice e gratificante a fronte di una vastità di funzioni richieste particolarmente ampia ed eterogenea.
Durante, dal canto suo poteva contare su una ultradecennale esperienza nell’ambito degli ambienti tecnologici in azienda. Inoltre, l’azienda nel corso degli anni, nella propria digital factory interna, Digiwhile, ha sviluppato, tra le altre, due soluzioni protagoniste nel progetto AON: Space Booking (che è progettata per la gestione delle prenotazioni di risorse condivise come le sale riunioni e personali e le postazioni di lavoro) ed Easy Visit, invece, pensata per la gestione del processo di accoglienza dei visitatori.
Grazie a queste due soluzioni, peraltro già studiate per la reciproca integrazione, è stato possibile realizzare un progetto personalizzato in termini di funzionalità e modalità d’uso, ma al contempo tale da contenere i costi e i tempi di implementazione.
Una delle peculiarità tecnologiche del progetto One Booking di AON è rappresentata dall’introduzione negli ambienti di Beacon Bluetooth BLE, in prossimità dei quali, viene rilevata la presenza dell’utente e visualizzate sull’app le opzioni di interazione con la risorsa in prossimità (quali visualizzazione delle risorse fruibili nell’area di lavoro; consultazione dell’agenda di ogni singola risorsa, accedendo direttamente alle funzionalità di prenotazione; esecuzione di instant-booking del posto auto direttamente al varco della sbarra d’ingresso all’area parcheggio e impegnando in questo modo solo gli spazi effettivamente utilizzati).
Space Booking, che consente la prenotazione di sale e desk attraverso touch panel e desk label interattive, ha recentemente inserito un’ulteriore funzione che è quella della navigazione indoor. In questo modo l’utente potrà sempre trovare, prenotare ed essere guidato verso la sala/desk attraverso un vero e proprio navigatore integrato nell’app.
Infine, l’app per smartphone di Space Booking, una volta dentro alla sala riunioni, ne consente il controllo degli scenari audio/video, del condizionamento e dell’illuminazione eliminando così le complessità e il disordine dei molti telecomandi e sistemi di controllo.
One Booking, ecco come funziona
Con One Booking, l’utente AON è ora in grado di organizzare un meeting in pochi istanti con la prenotazione di una sala, di desk, parcheggi e altre risorse attraverso la web app o l’app iOS e Android.
Scelte le risorse necessarie potrà anche invitare colleghi e ospiti nello stesso flusso e organizzare così team di lavoro, risorse e processi complessi in modo rapido.
Il giorno del meeting gli ospiti eventualmente invitati verranno accolti e accreditati, attraverso un flusso digitalizzato e GDPR compliant. In questo modo gli ospiti saranno già attesi nell’area di accreditamento, e potranno avere un accesso rapido, ricevere le credenziali Wi-Fi guest ed essere raggiunti da chi li ha invitati che sarà avvisato automaticamente dal sistema non appena l’ospite sarà accreditato ed effettuare il check-out alla fine della riunione.
In questo processo tutte le informazioni verranno acquisite e aggregate nella dashboard dedicata e l’azienda potrà capire come, quanto e da chi vengono utilizzate le risorse, ricevendo così dei report divisi per centro di costo.
Inoltre One Booking ha ulteriori funzioni per esempio: prenotazione singoli desk di lavoro e di risorse “POOL”, che permette di prenotare posti generici a riempimento in ambienti con una capienza definita (incluse palestra e mensa); creazione “Time Slot”, per uniformare gli orari di prenotazione ed eliminare gli sprechi di tempo; eliminazione di tutto l’hardware di digital-signage, rendendo accessibili tutte le informazioni tramite app eccetera.
Si tratta, in pratica, di un sistema di prenotazione capace di ottimizzare lo sfruttamento delle risorse disponibili. Quindi l’effetto è quello di aumentare la disponibilità di risorse senza effettivamente doverne aumentare il numero e lo spazio dedicato.
