Se la popolarità dello Smart Working ha conosciuto un’impennata durante il primo lockdown, oggi è evidente che il lavoro agile sarà una costante anche in futuro: non soltanto per il protrarsi dell’emergenza Covid-19, ma perché l’economia digitale richiede modalità operative sempre più flessibili ed efficienti.
Per garantire le regolari attività aziendali nel rispetto del distanziamento sociale e delle normative anti-contagio, le imprese hanno introdotto (o potenziato) molto rapidamente le tecnologie necessarie ad abilitare il lavoro da remoto, puntando innanzitutto sui servizi cloud, sugli strumenti di collaboration e sulla disponibilità dei dispositivi (computer desktop, laptop o mobile devices) per i dipendenti. Superata la fase iniziale di acquisizione tattica delle soluzioni It, con l’obiettivo di rispondere immediatamente allo shock pandemico, si tratta ora di definire una strategia organica e lungimirante per la costruzione di un digital workspace che assicuri efficacia, resilienza, semplicità d’uso e sicurezza.
L’impatto dell’emergenza Covid-19 sull’organizzazione aziendale
Secondo le statistiche riportate dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, prima della pandemia gli Smart Worker in Italia erano circa 570mila, mentre nel 2020 la categoria ha coinvolto 6.580.000 lavoratori e un terzo di tutti i dipendenti.
Nel 2019 il 58% delle grandi imprese aveva in essere progetti strutturati per lo smart working, mentre Piccole Medie Imprese e Pubblica Amministrazione mostravano percentuali meno virtuose, rispettivamente del 12% e del 15%.
L’emergenza ha cambiato le carte in tavola: ai tempi del Coronavirus, il lavoro da remoto interessa il 54% dei dipendenti all’interno delle grandi imprese, il 19% nelle Pmi e il 58% nella Pa. Chiaramente le imprese pubbliche e private si sono dovute attrezzare tecnologicamente per supportare l’operatività a distanza. Le iniziative digitali per garantire la continuità del business si sono concentrate particolarmente su quattro aree: aumento della dotazione hardware, accesso sicuro da remoto ai dati e alle applicazioni aziendali, software per la collaborazione e la comunicazione, introduzione della logica Bring Your Own Device (Byod).
Se gli investimenti da parte delle Pmi sono risultati abbastanza limitati, le grandi organizzazioni e gli enti pubblici hanno affrontato la spesa tecnologica con maggiore decisione. La Pa in particolare ha aderito con entusiasmo al modello Byod in ottica di contenimento dei costi, mentre le grandi imprese private hanno preferito aumentare il numero di dispositivi aziendali a disposizione dei dipendenti, tenendo un occhio vigile sulle questioni legate alla sicurezza, sulla protezione di dati e applicazioni, sulla gestione degli accessi.
Le nuove necessità tecnologiche di aziende e lavoratori
Lo scenario di trasformazione aziendale, disegnato per rispondere alle limitazioni della pandemia e nel tentativo di costruire la nuova normalità organizzativa, lascia emergere una serie di necessità.
Abilitare e/o potenziare con successo il lavoro a distanza (sia in modalità agile, con flessibilità di orario e valutazione per obiettivi, sia nella forma di remote working, con orari prestabiliti e retribuzione sul monte ore) significa innanzitutto garantire al collaboratore o dipendente una user experience ottimale. L’accesso alle applicazioni e ai dati aziendali deve avvenire senza difficoltà, anche da dispositivo mobile, senza trascurare però la sicurezza e l’integrità del patrimonio informativo dell’organizzazione.
Un secondo punto di attenzione riguarda i dispositivi aziendali che vengono forniti ai dipendenti per svolgere le proprie attività da remoto. L’acquisto, la configurazione e la manutenzione dei device, che devono essere ready-to-use, costantemente aggiornati e adeguatamente protetti, sono operazioni dispendiose in termini di tempo e complesse sotto il profilo della gestione.
Con il proliferare dei dispositivi e l’apertura dei sistemi aziendali verso l’esterno, avanzano le questioni relative all’identity and access management e alla distribuzione sicura delle applicazioni. Le aziende devono quindi definire un insieme strutturato di policy, basato sulla tipologia di utente e sui rischi connessi al provisioning di ciascuna applicazione.
La pratica del Bring Your Own Device infine solleva numerosi interrogativi: come è possibile controllare le attività eseguite da e sul dispositivo, allo scopo di tutelare la riservatezza dei dati aziendali ma senza violare la privacy individuale?
Come risolvere le sfide tecnologiche dello Smart Working
Costruire il digital workplace a garanzia della continuità operativa e della resilienza aziendale insomma non è un’impresa banale, ma coinvolge più aspetti. La governance coordinata dell’intero ecosistema abilitante lo Smart Working è un requisito fondamentale per bilanciare correttamente flessibilità e sicurezza.
Il supporto di un partner come Filippetti, tra i primi Multicloud Service Provider in Italia e con un’esperienza ventennale nel Workspace Management, può aiutare le aziende nell’ottenere una visione di insieme sulle iniziative tecnologiche, senza trascurare gli aspetti organizzativi e di change management. Stravolgere le abitudini dei dipendenti, consentendo il lavoro da remoto, richiede anche una preparazione tecnica e una sensibilizzazione rispetto alle problematiche di sicurezza.
Tra i cavalli di battaglia per la creazione del nuovo spazio di lavoro, Filippetti propone quindi il binomio Microsoft 365 e VMware Workspace ONE.
La suite di produttività sviluppata dalla softwarehouse di Redmond garantisce infatti la continuità dell’esperienza utente: i dipendenti in remote working ritrovano le stesse tecnologie che sono abituati a usare in ufficio, avendo a disposizione (oltre alle più note applicazioni Word, Excel e Power Point) una ventina di altri strumenti, da Teams per la collaboration alle funzionalità di sicurezza avanzate.
La piattaforma di gestione proposta da VMware, disponibile in cloud e on-premise, invece lavora principalmente su tre ambiti: la flessibilità, grazie agli strumenti per la virtualizzazione del desktop e il management dei dispositivi, delle applicazioni e dei contenuti mobile; la sicurezza, fornendo un sistema integrato per il controllo degli accessi e la distribuzione delle policy; l’automazione, che permette di ottimizzare la risposta alle minacce grazie all’analisi dei dati provenienti dall’infrastruttura e alla configurazione dinamica dei parametri relativi all’amministrazione di device, app, autorizzazioni e così via, assicurando il rispetto della compliance.
La piattaforma consente inoltre di separare l’ambiente privato e professionale all’interno dei dispositivi utilizzati dai dipendenti per accedere ai sistemi aziendali, consentendo quindi l’impiego dei device personali senza violare la privacy dei dipendenti né compromettere la sicurezza delle informazioni.
Workspace ONE garantisce in pochi minuti la configurazione dei nuovi dispositivi ad uso professionale, mettendo immediatamente a disposizione degli utenti un ricco catalogo di applicazioni, nonché un sistema facile e trasparente per l’accesso ai dati e ai servizi aziendali.
Un ulteriore vantaggio della soluzione VMware è la visibilità conferita sull’intero parco software e sui dispositivi hardware utilizzati: ciò consente non solo di ottimizzare l’impiego degli asset aziendali, ma anche di tenere traccia dei costi dell’impianto It, supportando le decisioni della divisione Finance.
Poiché semplifica le modalità di accesso ai dati e ai servizi, WorkSpace ONE offre anche benefici importanti per l’onboarding delle risorse. I dipartimenti HR infatti possono rendere immediatamente operativi i nuovi dipendenti garantendo un’esperienza zero-day.
Sintetizzando insomma, user experience e governance sono alla base di una strategia efficace per abilitare il nuovo digital workspace, all’insegna della continuità operativa e della business resiliency. La guida di un partner che sappia consigliare le aziende sulle tecnologie più efficaci e dal punto di vista dell’integrazione gioca sicuramente un ruolo fondamentale per il successo di qualsiasi iniziativa di Smart Working.
