La pandemia che ha colpito il mondo, ha avuto ripercussioni fortissime sull’economia e sui modelli organizzativi delle aziende che inevitabilmente hanno dovuto misurarsi con un modo diverso di svolgere le proprie attività a causa delle misure imposte per il distanziamento. Fare smart working in sicurezza è diventato un obbligo per tutte le organizzazioni, siano esse private sia pubbliche. Basti pensare che in Italia, secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nella fase più acuta della pandemia i lavoratori da remoto sono stati quasi 7 milioni, mentre erano solo circa 570mila nel settembre del 2019.
Digital transformation e smart working in sicurezza
Le aziende, travolte da una situazione di assoluta e imprevedibile emergenza, vi hanno fatto fronte con gli strumenti che avevano, ognuna si è servita della dotazione tecnologica su cui poteva contare in base al punto in cui era arrivata del proprio percorso di digital transformation. E, quest’ultimo, purtroppo, ha risentito del periodo del lockdown proprio perché le organizzazioni hanno dovuto reagire alla situazione e, per esempio, hanno scelto soluzioni in cloud per permettere la business continuity (secondo l’Osservatorio Cloud Transformation il mercato Public & Hybrid cloud è cresciuto del 30%) ma allo stesso tempo, prese da necessità contingenziali, sono state costrette a rimandare piani di digitalizzazione più strategici.
A questo punto però avere una visione d’insieme della digital transformation è necessario e deve passare anche dalla possibilità di fare smart working in sicurezza, una opportunità che si è rivelata conveniente per le aziende e alla quale i lavoratori, tra l’altro, preferirebbero non rinunciare… Secondo l’Osservatorio Smart Working al termine dell’emergenza oltre 5 milioni di persone continueranno a fare smart working e le imprese aumenteranno le giornate settimanali mediamente destinate al lavoro da remoto, passando da 1 a quasi 3.
Perché lo smart working conviene alle aziende?
Secondo gli analisti del Politecnico di Milano fare smart working in sicurezza determina un aumento della produttività pari al 15% per addetto e più puntualità nel rispetto delle scadenze, inoltre il tasso di assenteismo cala del 20% e si possono avere risparmi sino al 30% per quanto riguarda i costi di gestione degli spazi fisici. Secondo un’indagine pubblicata da Repubblica le aziende arrivano a guadagnare 10mila euro all’anno dal risparmio di ogni posto di lavoro reso remoto.
A tutto questo si aggiunga il fatto che il personale può beneficiare di una maggiore flessibilità e meglio bilanciare vita privata e professionale riuscendo a dedicare maggior tempo a famiglia e hobby. E questo si traduce in una maggiore fidelizzazione del personale stesso.
Durante il periodo di emergenza è stato riscontrato un più generale avvicinamento alla digitalizzazione, tutta la forza lavoro ha infatti sperimentato l’utilità dei nuovi strumenti tecnologici. Lo smart working ha quindi migliorati gli skill digitali delle persone che oggi dimostrano una maggior apertura a un ripensamento dei processi aziendali.
Obiettivo smart working in sicurezza: cloud e cybersecurity
Applicare un progetto di smart working significa realizzare una strategia che deve partire da una attenta valutazione degli obiettivi che si vogliono raggiungere e delle priorità, oltre che delle particolarità tecnologiche della propria azienda e della cultura e dei valori che la caratterizzano. Vanno infatti rivisti i modi di lavorare ma anche i metodi per definire gli obiettivi raggiunti oppure le difficoltà da superare.
Passando alla tecnologia necessaria naturalmente cloud, con tutti i servizi che esso mette a disposizione, e sicurezza informatica sono imprescindibili.
Nello specifico, per quanto riguarda gli strumenti indispensabili, gli analisti suggeriscono di fruire di strumenti di comunicazione sincrona per porre domande veloci ai propri colleghi; tool per la comunicazione asincrona per condividere contenuti più strutturati; ancora servono servizi sempre disponibili in cloud (sia gratuitamente sia, per rispondere a esigenze enterprise, a pagamento) per l’archiviazione dei documenti e per le videoconferenze; poi vanno adottate, in base alle policy di sicurezza, tecnologie e best practice per la sicurezza informatica.
A quest’ultimo proposito, infatti, lo smart working comporta inevitabilmente l’estensione del perimetro di lavoro e l’esposizione ad attacchi alla sicurezza della rete aziendale da parte di hacker. È perciò necessario che i device siano protetti con antivirus e soluzioni che sfruttino evolute tecniche di gestione di account e password. Oltre a questo, naturalmente, gli stessi smart worker devono avere una solida preparazione di base per non esporre ai rischi cyber i dati e le applicazioni aziendali.
Smart working e sicurezza sul lavoro
Per completare l’argomento smart working in sicurezza è opportuno fare riferimento agli obblighi dei datori di lavoro relativi all’individuazione dei rischi dei lavoratori che operino al di fuori della sede aziendale.
Il datore di lavoro deve infatti comunque rispondere in merito alle garanzie stabilite dall’art 3 del Testo unico della sicurezza sul lavoro che riguarda la sicurezza delle apparecchiature.
Inoltre, un occhio di riguardo deve essere posto anche rispetto al problema dell’isolamento del lavoratore a distanza e per questo serve predisporre sistemi e occasioni per incontrarsi con i colleghi, confrontarsi con loro e, in generale, per essere sempre aggiornati sulle informazioni aziendali.
Va, infine, salvaguardato il diritto alla disconnessione, il governo ha lavorato prima dell’estate a questa materia per tutelare il benessere psico-fisico dei lavoratori e dei loro cari.
Smart working sicuro: focus sulla proposta di Gruppo Infor
L’offerta di Gruppo Infor in ambito smart working e sicurezza è variegata e consente di fornire soluzioni dal punto di vista dell’infrastruttura, dei software e della formazione a 360 gradi.
In particolare, nella vision del gruppo fare smart working in sicurezza oggi significa applicare un nuovo modello integrato e intelligente di lavoro supportato dalle tecnologie, tra queste quelle di Unified Communication & Collaboration, Social Network, Community e Knowledge management eccetera.
Per quanto riguarda le soluzioni offerte, grazie alla ultradecennale collaborazione con Microsoft, anche in ambito smart working sicuro, Infor fa riferimento alla proposta Microsoft 365.
Trattandosi di soluzioni in cloud esse, per loro natura, grazie a un continuo aggiornamento in automatico, garantiscono un livello di sicurezza informatica estremamente elevato per contrastare le minacce del cybercrime e supportano le aziende nelle loro strategie tese a essere conformi alle più stringenti normative di privacy e salvaguardia dei dati sensibili.
Più nello specifico, Microsoft 365 include una serie di tecnologie di sicurezza predefinite per mettere al riparo le organizzazioni da malware e dal rischio di perdere i propri dati (tra queste crittografia, supporto nella gestione di password e credenziali degli utenti, scansione dei virus, l’opportunità di proteggere accessi e autorizzazioni secondo policy adattabili alle singole organizzazioni, monitoraggio dei sistemi in modo che i team software possano intervenire in caso di anomalie e così via).
A tutto questo Gruppo Infor aggiunge il proprio servizio Lookup Backup 365, pensato per il backup e il restore dei dati archiviati nei servizi online Microsoft 365. Lookup Backup365 consiste in un’offerta completa di servizi professionali ai quali, naturalmente, Infor abbina la disponibilità delle proprie competenze professionali.
Per saperne di più, questo il webinar di Gruppo Infor del prossimo 25 febbraio dal titolo “Smart Working e Cloud in sicurezza”.
