Quando si tratta di organizzare delle riunioni fra persone che si trovano in località remote fra loro, molte delle metodologie moderne sono ancora utilizzate. Gli operatori telefonici offrono da anni, e lo fanno ancora, servizi di teleconferenza sulle reti tradizionali, utilizzando telefoni fissi e mobili. Con l’avvento della telefonia digitale, in particolare con l’introduzione dello standard Isdn, dagli anni Ottanta alcuni telco provider hanno iniziato a offrire servizi per la videoconferenza, che però si sono (fino a tempi più recenti) rivelati costosi, poco flessibili e di qualità non sempre soddisfacente. Un passo in avanti, soprattutto a livello di accessibilità al videoconferencing, è stato effettuato dalla seconda metà degli anni Novanta con la felice integrazione fra Internet, lo standard di compressione audio-video H.264 e l’immissione sul mercato di webcam, cuffie con microfono e laptop con videocamera. Grazie anche al lancio di software dedicati, la videoconferenza sul Web ha iniziato a diffondersi, soprattutto negli anni Duemila, negli uffici delle aziende per organizzare riunioni audio-video veloci fra persone situate in location lontane: colleghi in trasferta, manager di sedi dislocate, consulenti, partner e telelavoratori. In parallelo, alcune società specializzate in videoconferenza hanno cominciato a lanciare soluzioni di telepresenza (telepresence) basate su un mix di tecnologie da installare on-premises e servizi di gestione e connettività in outsourcing. Il vantaggio di queste soluzioni è permettere di organizzare riunioni tra persone remote che però, grazie a grandi schermi ad alta definizione e a sistemi audio ad altissima fedeltà, riescono a dare quasi l’impressione che gli individui siano presenti fisicamente. Aggiungendo anche funzionalità come la condivisione e la collaborazione su file, le riunioni in telepresence riescono a raggiungere un livello di “immersività” da far poco rimpiangere i meeting in presenza fisica, che richiedono tempi lunghi di organizzazione ed elevati costi di trasferta.
Riunioni virtuali innovative e immersive
Oggi le aziende hanno a disposizione un’enorme gamma di scelte per l’organizzazione di riunioni a distanza. Focalizziamoci sulle alternative più immersive e innovative. Ferma restando l’utilità dei servizi di teleconferenza telefonica o di chat vocale basate su Internet, concentriamoci sulla videoconferenza che permette anche di condividere presentazioni, documenti di testo, fogli elettronici, progetti, foto e video. Anche in questo caso, le possibilità di scelta sono diverse, e quindi non si può prescindere, prima di un investimento, di prendere in considerazione le effettive necessità della propria attività di business, oltre che delle disponibilità economiche. Occorre muoversi con molta intelligenza prima di adottare tecnologie e servizi che possono non dare un ritorno sull’investimento, deludere in termini di benefici e, infine, non essere utilizzati dai collaboratori.
Due primi passi sono decidere se la propria azienda può trarre vantaggi dalla videoconferenza e definire quali tipi di attività collaborative possono beneficiare di questa innovazione. Non tutte le società organizzano di frequente consigli di amministrazione o riunioni di comitati direttivi con molti partecipanti, spesso residenti in località remote: se si parla invece di un’azienda di questo tipo, allestire una sala per la telepresence può essere un’ottima scelta. Al centro c’è grande tavolo ovale, in cui i presenti siedono lungo un solo lato. Le immagini degli interlocutori remoti appaiono – in scala naturale – su tre monitor 4k Ultra HD da 55-84 pollici, disposti lungo una linea curva. Videocamere, microfoni e altoparlanti devono essere della massima qualità.
Nella maggior parte degli altri casi, può essere sufficiente attrezzare per il videoconferencing una o più sale riunioni. Se si prevede che possano esserci più gruppi di lavoro che potrebbero utilizzare la videoconferenza nello stesso momento, è meglio allestire più Virtual Meeting Room (Vmr), magari di minori dimensioni. Una Vmr impiega solitamente un solo schermo di medie dimensioni dotato di una buona webcam e connesso a un computer su cui gira una soluzione di Unified Communications & Collaboration. A ogni Vmr va assegnato un indirizzo Uri (Uniform Resource Identifier) univoco, che le consente di essere connessa dagli utenti abilitati attraverso diversi tipi di device.
Da tenere presente che aumenta la percentuale di nuovi assunti che appartengono alle generazione del Millennials quindi abituati al video, e propensi a lavorare in team, eventualmente anche “virtuali”. Per questo, è auspicabile nell’affrontare progetti per la videoconferenza, che i responsabili It si consultino sia con i responsabili di business sia con quelli delle Human Resource (Hr) per allineare le scelte con le caratteristiche del personale che deve essere coinvolto.
Un altro importante nodo da sciogliere è se realizzare soluzioni di videoconferenza in house complete, oltre che degli endpoint, di sistemi di concentrazione delle comunicazioni (Mcu, o Multipoint control unit) e di management e connettività on-premises, oppure adottare soluzioni di Videoconferencing as a service (VCaaS) o modelli ibridi. Queste scelte richiedono valutazioni quali i budget e le risorse interne con competenze video disponibili, gli standard utilizzati nelle sedi remote, i tempi di ritorno degli investimenti, e così via. In ogni caso, qualsiasi opzione può essere implementata e sperimentata con gradualità. Infine, tutte avranno la necessità di alcuni endpoint e sistemi audio-video che possono già essere acquistati, privilegiando quelli di migliore qualità, adozione di industry-standard e con efficienti servizi post-vendita.
