La problematica
All’interno di un contesto competitivo molto dinamico e a fronte di una elevata complessità organizzativa, un paio di anni fa, Pirelli ha deciso di intraprendere un percorso, che continua tuttora, volto a migliorare la collaborazione interna e la gestione della conoscenza, con l’obiettivo di rendere i propri processi più agili e snelli e di favorire la comunicazione e l’integrazione cross-funzionale e cross-country. Per raggiungere questo obiettivo, la società ha visto nell’adozione delle nuove tecnologie digitali di collaboration e smart working un elemento abilitatore di primaria importanza.
Il progetto e la soluzione tecnologica
La soluzione è stata implementata utilizzando Microsoft Sharepoint2013, grazie al quale è stata creata all’interno della intranet aziendale una sezione composta da una serie di aree di collaborazione, ognuna con un target di riferimento, obiettivi specifici e funzionalità dedicate. Gli elementi chiave alla base di queste aree, che sono accessibili dall’utente tramite una dashboard e sono basate su template standard distinti per obiettivo di utilizzo, comprendono il modello di classificazione della conoscenza condiviso, la gestione puntuale dei livelli di riservatezza delle informazioni, il focus sulla condivisione e sulla comunicazione, fornendo strumenti in grado di eliminare buona parte delle e-mail, e la razionalizzazione dei documenti e la revisione dei flussi di lavoro.
La metodologia implementata da Webscience
Per far evolvere le modalità di lavoro interne, spesso uno dei freni principali in questo tipo di progetti, si è optato per il coinvolgimento graduale delle diverse aree aziendali, offrendo soluzioni rapide e pragmatiche a bisogni di collaborazione e condivisione specifici. Il supporto di WebScience ha riguardato la definizione e il coordinamento del modello, creando una metodologia trasversale e facendo emergere le best practice. La società ha inoltre affiancato le direzioni di business coinvolte nell’analisi delle esigenze di collaborazione, nella progettazione funzionale delle aree di collaborazione, riutilizzando il più possibile gli asset tecnologici disponibili, nel supporto agli utenti nella predisposizione dei contenuti, nella formazione, nell’aggiornamento e nel monitoraggio del livello di adozione.
I benefici
Pirelli ha fino a ora riscontrato un miglioramento delle modalità di gestione della conoscenza formalizzata, che oggi è un patrimonio comune facilmente accessibile (più di un milione di documenti sono condivisi sulla piattaforma), una sensibile riduzione del numero di e-mail scambiate (fino al 25% del totale), un miglioramento nei Kpi dei processi coinvolti, nonché maggiore chiarezza organizzativa e allineamento interno.
Gli elementi innovativi distintivi
Il taglio innovativo spicca particolarmente nell’approccio alla collaborazione basato non tanto sugli strumenti quanto sulle modalità di supporto a esigenze operative e di business molto puntuali, l’elevata replicabilità dell’approccio in contesti differenti, la base su fasi focalizzate in grado di dare risposte rapide al business e di incorporare il prima possibile i feedback, il focus sulle attività di adozione e change management con un taglio molto operativo, nonché la configurazione della piattaforma mediante la creazione di una serie di template preimpostati che vengono riutilizzati e fatti evolvere.
Presentato da WebScience
Implementato presso Pirelli
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