Gli strumenti di Unified Communication and Collaboration (UCC) sono sempre più diffusi. Abbracciano nuovi modi di lavorare e ne migliorano, al tempo stesso, la qualità. Eppure, quanto tempo e quante energie vengono sprecate per passare da uno strumento all’altro?
Le neuroscienze definiscono questo passaggio, cognitivamente molto faticoso, con il termine context switching o cambio di contesto.
La maggior parte degli strumenti aziendali non sono nati per connettersi tra loro e questo fa sì che una parte, non minima, del lavoro umano finisca per essere il collante tra applicazioni diverse. Secondo una ricerca condotta dalla Harvard Business School, il tempo impiegato a gestire il passaggio da un’attività ad un’altra di una persona che svolge lavori di back office può raggiungere il 9% in un anno.
Allo stesso tempo, le attività che le persone svolgono quotidianamente per essere produttivi come condividere file, comunicare o gestire chiamate telefoniche, abbracciano troppi strumenti. Questo significa che la natura stessa del lavoro, oggi sempre più ibrido, richiede un cambiamento o almeno, un aggiornamento costante.
Cosa possono fare i manager per favorire collegamenti facili e veloci tra dipendenti o clienti?
“Avere un’unica applicazione aziendale per la maggior parte delle aziende può risultare molto complesso ma è possibile studiare soluzioni sulle persone, sui processi lavorativi interni oppure che tengano conto di strumenti già presenti in azienda. Questo è uno degli obiettivi che ci siamo posti nell’integrare servizi avanzati di telefonia aziendale in cloud con le funzionalità di una delle più diffuse applicazioni di collaborazione, Microsoft Teams” ha spiegato Paolo Fortuna, Managing Director in Italia, Francia e Iberia di NFON, il cloudPBX service provider europeo che ha la sua sede principale a Monaco di Baviera e fornisce servizi telefonici e di contact center di nuova generazione in oltre 15 Paesi.
Conversazioni telefoniche interne ed esterne da Teams
L’azienda, conosciuta in particolare per il servizio Cloudya, una piattaforma di comunicazione aziendale completa che permette di fare chiamate e videoconferenze da qualsiasi luogo, ha sviluppato infatti, negli anni, diverse soluzioni di integrazione con gli strumenti aziendali più utilizzati, come CRM e tool aziendali. Un vantaggio di ricorrere a questo tipo di integrazione, spiega Fortuna, va sicuramente attribuito alla continuità di utilizzo e alla possibilità di semplificare la collaborazione e il lavoro dei dipendenti, che possono accedere facilmente a telefonate, dati del proprio CRM, video call e strumenti di collaboration da un’unica interfaccia. Ed è proprio l’integrazione con Microsoft Teams una tra le più apprezzate dai clienti NFON.
La piattaforma Microsoft, d’altra parte, è tra gli strumenti più diffusi di collaborazione e, oltre a essere già molto conosciuta e utilizzata, ha nel suo DNA la propensione a facilitare le condivisioni, permettendo alle persone di lavorare più efficacemente.
Il fatto che piattaforme come Microsoft Teams vadano a integrarsi con altri sistemi aziendali più complessi è quindi un grande vantaggio. Allo stesso modo, utilizzare una sola applicazione per comunicare e collaborare internamente ed esternamente all’azienda, e su tutti i dispositivi, diventa molto utile per semplificare e efficientare una parte fondamentale della struttura lavorativa di un’azienda.
Telefonia avanzata su misura
Secondo i dati pubblicati dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, l’adozione di un modello maturo di smart working può incrementare la produttività fino al 15% per ogni lavoratore. Un’opportunità che riguarda anche molti ambienti di chiamata complessi, multi-vendor o centralini professionali che possono essere comunque integrati con le funzionalità di Microsoft Teams.
NFON, attraverso una funzione di direct routing, integra all’interno dell’interfaccia Microsoft Teams tutte le funzionalità di un sistema telefonico avanzato, con un alto livello di personalizzazione.
In pratica, spiega Fortuna, è possibile chiamare, dal proprio interno aziendale, cellulari o telefoni fissi direttamente dall’app Teams e mantenere i contatti e la cronologia delle chiamate in un unico posto, così come gestire le code di chiamata, condividere lo schermo, effettuare videocall e molto altro. Inoltre, NFON permette di abilitare i numeri di telefono in oltre 50 Paesi.
In questa direzione, NFON ha sviluppato altre due opzioni di integrazione: l’App Cloudya per Teams, per integrare la telefonia cloud all’interno di Teams tramite pochi click, installando semplicemente l’app Cloudya dallo store della piattaforma Microsoft, e Operator Connect (già disponibile in Austria, UK e Germania e presto in arrivo anche in Italia) che permetterà di scegliere NFON come operatore di telefonia per Microsoft Teams.
“Secondo il nostro modo di vedere, ogni ambiente di lavoro deve poter avere la possibilità di integrare attività, dispositivi e gestire le chiamate sfruttando gli strumenti di collaborazione. In contesti sempre più legati alla digitalizzazione e a modalità di lavoro ibrido deve poter far seguito una precisa strategia organizzativa e soluzioni in grado di adattarsi agli ambienti, ai flussi di lavoro e al benessere delle persone per ottenere vantaggi in termini di costi e di produttività” conclude Fortuna.
