La comunicazione, sia interna all’azienda, sia esterna con clienti, partner, fornitori e collaboratori, rappresenta oggi il vero vantaggio competitivo. Ne è assolutamente convinto Silvio Filippi, Product Manager di SharePoint nella Business & Marketing Organization di Microsoft Italia (Filippi lavora in Microsoft dal 2003, prima come Business Productivity Advisor, quindi come Sales Manager per i prodotti dedicati agli Information Worker per i grandi clienti) secondo il quale “gli strumenti di comunicazione sono alla portata di tutti e l’e-mail, pur restando lo strumento più utilizzato, ha diverse limitazioni che non la rendono un vero strumento di comunicazione ma, piuttosto, una parte di un disegno di comunicazione più ampio”.
Le aziende oggi necessitano di tools che con la stessa semplicità della mail o dell’Sms portino l’attenzione necessaria sulle informazioni, da parte di tutte le persone cui tali informazioni sono rivolte.
“E-mail, web, instant messaging, strumenti di search hanno in Internet il loro “cuore” e, benché in ambito domestico Internet e strumenti di comunicazione come quelli appena elencati sono utilizzati su larga scala, non sono altrettanto disponibili ed usati in modo semplice ed efficace dentro le organizzazioni. Eppure le persone sono le stesse” – osserva Filippi. “L’e-mail è diventata ormai uno standard comunicativo universale, ma ancora si fatica ad inserire in azienda tecnologie innovative rivolte all’aumento di produttività, come possono esserlo gli strumenti di comunicazione/collaborazione”.
“Search, web, messenger e i vari servizi connessi (che per Microsoft portano il nome di SharePoint e Office Communicator, ndr), sono il semplice salto qualitativo verso la comunicazione efficace che ogni organizzazione dovrebbe attuare. Le persone potrebbero aggiornare le informazioni su siti web facili da gestire come scrivere un documento in Word e trovare, condividere documenti e videocomunicare in tempo reale come fanno con gli amici da casa. La connessione tra le persone e tra persone e informazioni è il più potente abilitatore nella riduzione dei costi di esecuzione del business, perché riduce la necessità di riunioni, di viaggi, le incomprensioni e quindi alla fine le decisioni non efficaci, sbagliate o non tempestive per mancanza delle necessarie informazioni”, aggiunge il manager.
Sul perché sia ancora difficile implementare in azienda progetti di comunicazione/collaborazione di grande portata (Filippi parla di veri e propri moduli di quello che può essere considerato un “ERP delle informazioni”: Unified Communication, Enterprise Content Management e Web, Enterprise Search, Collaboration e Business Intelligence), Filippi ritiene che “al di là delle barriere organizzative, è la mancanza di semplici e pervasivi strumenti di condivisione delle informazioni che aggiunge ulteriori blocchi”.
“Un progetto di comunicazione aziendale, o di “Business Collaboration”, ha un’importante ricaduta organizzativa perché richiede che si vadano a “scovare” forze informative latenti, relazioni e snodi di comunicazione e collaborazione, responsabilità e competenze – afferma Filippi -. Parliamo quindi di progetti che devono essere affrontati con la partecipazione di tutta l’organizzazione, in particolare di funzioni come l’HR, Comunicazione e Organizzazione, il dipartimento legale, ecc. Con l’It che governa e gestisce il cambiamento esattamente come se dovesse ragionare su un progetto di implementazione di un Erp, certamente invasivo ma con enormi benefici prima di tutto sui processi e, di conseguenza, sulla produttività dell’azienda”.
Per questo motivo si ragiona “a moduli” e “oggi che i sistemi integrati esistono, investimenti in moduli separati da fornitori It diversi richiedono inutili investimenti in integrazione”, sostiene Filippi.
Quanto alla semplicità degli strumenti, Filippi sottolinea come “SharePoint e Office siano in grado di abilitare la condivisione dei documenti e delle idee con strumenti di Enterprise Content Management e Web Content Management alla portata di tutti, perché inseriti in ambiente Office, conosciuto e usato da oltre il 90% degli utenti”.
“Scrivi in Word, condividi immediatamente il documento o il post sul blog, scrivi su una wiki page, vedi i colleghi che sono online e, ancora, cerca le persone con cui comunicare e amplia la tua rete dei colleghi con cui confrontare le proprie idee e condividere esperienze. Questo ed altro diventa semplice come quello che si fa in Internet con i propri contatti privati”, aggiunge il Product Manager.
Dal Search al Social Network per le aziende più evolute
In un ipotetico percorso verso l’introduzione in azienda di un vero e proprio piano di “Business collaboration” finalizzato alla produttività delle persone, Filippi individua alcuni passaggi che vanno dalla creazione di contenuti istituzionali a livelli di interattività real-time con strumenti, per esempio, di social network.
In particolare, gli step evolutivi sono:
1) creazione di contenuti istituzionali dell’azienda ed eventuale creazione di documenti da parte degli utenti;
2) accesso alle informazioni, partendo da un sistema tradizionale come la Intranet aziendale;
3) accesso produttivo, ossia un accesso alle informazioni più veloce e flessibile (attraverso, per esempio, strumenti di search evoluti, sistemi Rss, ecc.);
4) presenza evoluta in rete, garantita da strumenti di presence e web collaboration, siti personali, soluzioni di creazione e condivisione di informazioni;
5) social network, inteso come massimo livello di collaborazione attraverso strumenti e soluzioni che garantiscono condivisione in tempo reale e, soprattutto, collaborazione e produzione in real-time.
“Le aziende più evolute in questo percorso adottano strumenti che consentono loro di avere benefici immediati sia sui costi sia sulla produttività delle persone che cresce (e di conseguenza fa crescere la produttività aziendale)”, osserva Filippi. “Con Sharepoint 2010 si posso costruire delle pagine di risultati delle ricerche che si organizzano come dei cruscotti prendendo anche i dati della Business Intelligence o le informazioni contenute nei sistemi gestionali della mia organizzazione semplicemente digitando l’oggetto della ricerca. Si tratta di un motore di ricerca che, già presente in modo nativo, è arricchito da funzioni chiave come la rilevanza, il preview, i search correlati ecc., perché trovare le informazioni con il “Search” è oggi il modo normale utilizzato dalle persone per accedere alle informazioni”.
Oltre al Search, ad aumentare la produttività delle persone intervengono strumenti di web conference, instant messaging e chat, e, non ultimo, il social network aziendale.
“C’è chi ancora lo vede come uno strumento “perditempo” e quindi lo vieta in azienda ma, per fortuna, sono diverse le imprese che hanno capito che il valore di una persona nel suo ruolo di dipendente è dato anche dal network che questa possiede, un investimento in relazioni che potrebbe essere messo a disposizione dell’azienda in cui si lavora attraverso i corretti strumenti per farlo”, dice Filippi. “Nelle organizzazioni più lungimiranti, il social network, oltre ad essere lo strumento più veloce e sicuro per la diffusione virale di qualsiasi tipo di informazione, diventa una nuova opportunità di riorganizzazione “soft”, di condivisione delle esperienze che aiuta a fare emergere talenti, inventare, sperimentare e alla fine trovare soluzioni, anche operative, per lavorare meglio ed essere più efficaci nel business”.
