La standardizzazione di best practice e procedure aziendali è la chiave di volta del management moderno e il modo più efficace per poter disporre delle informazioni vitali aziendali nel posto e nel momento più appropriati, in funzione delle esigenze del business. Questi sono i compiti degli Enterprise management system (EMS), strumenti utilizzati dalle imprese più avanzate per accelerare la trasformazione digitale e supportare i cambiamenti strutturali e culturali alla base dei nuovi business model.
Al di là del supporto all’innovazione, gli EMS trovano applicazione nel miglioramento della qualità dei processi che hanno al centro le informazioni (l’obiettivo dell’azienda data driven), dando alle persone i mezzi per raggiungere i dati di cui hanno bisogno per il loro lavoro, a prescindere dall’ambiente, dal luogo e situazione in cui si trovano a operare. Per esempio, nelle situazioni di emergenza, dove è richiesta la rapidità d’azione e la disponibilità di informazioni aggiornate è cruciale per evitare errori. Un EMS contribuisce inoltre a portare le best practice aziendali laddove il turnover della forza lavoro o altri motivi contingenti non permettono di disporre di uno staff ideale, evitando l’improvvisazione a favore di processi collaudati e certificati.
Le funzionalità dei tool di enterprise management
Secondo gli analisti di Gartner, che assimilano gli EMS nella categoria dei tool di Enterprise Architecture (EA), questi strumenti aiutano a fare passi avanti nel planning strategico, permettendo che le informazioni siano utili per pianificare, fare investimenti, decidere nuovi sviluppi e rilasci di soluzioni sia sul fronte dell’IT sia del business. Va da sé che i tool di questa categoria debbano comprendere molteplici capacità: project & portfolio management, governance & risk compliance, IT service management, financial management, innovation management, business process analysis, strategic planning & execution, business optimization & transformation. Le informazioni prodotte devono essere ad ampio spettro in modo da essere utili a persone diverse dell’organizzazione: C-level, analisti, program manager, risk manager, team IT e Lob.
Per essere funzionale, la piattaforma deve poter disporre di un repository dati personalizzabile, adatto a framework multipli e sistemi federati tra sedi o reparti aziendali, senza duplicazioni dei modelli dati. Deve fornire supporti di modellazione adatti a catturare l’ecosistema, con dettagli che vanno dalla strategia di business alle implementazioni tecnologiche, per poter conoscere lo stato attuale e futuro. Deve inoltre dare supporto alle decisioni in merito all’innovazione, raccogliendo le idee, assegnando le priorità e collegandole con gli obiettivi di business. Deve inoltre aiutare la gestione degli investimenti, del portafoglio prodotti, supportare la pianificazione strategica e le valutazioni di scenario.
Gli analisti sottolineano anche l’importanza di presentare risultati in modo comprensibile, attraverso cruscotti e report che aiutino persone diverse dell’organizzazione a comprendere impatti e scenari di business, attraverso supporti configurati per ruoli e funzioni aziendali e interfacce con altri software di presentazione.
Sul fronte amministrativo, dev’essere supportata la collaborazione tra persone che operano in luoghi diversi garantendo l’integrità di dati e regole, oltre alle capacità di sicurezza basate su ruoli e supportate da interfacce il più possibile semplici. Anche la configurazione deve poter essere semplice, così come l’utilizzo delle capacità d’integrazione con dati e applicazioni di ambienti diversi.
ARIS: un EMS per tutti i dipendenti dell’azienda
Componente EMS della Piattaforma Digitale di Software AG, ARIS mette insieme capacità di process management, risk management, audit management creando un ambiente integrato per il controllo del business e dei rischi d’impresa. Un punto di riferimento per le informazioni a cui i dipendenti devono avere accesso con la certezza di disporre sempre dell’ultimo aggiornamento in ogni dato o procedura. ARIS facilita inoltre la raccolta di aggiornamenti e modifiche, adattandosi alle esigenze di realtà che hanno processi differenti (nelle diverse aree geografiche o giurisdizionali) e permettendo alla forza lavoro di contribuire alla creazione delle best practice, raccordando le esperienze al di là delle barriere culturali e linguistiche, facilitando l’acquisizione di nuove competenze.
L’EMS di Software AG non è destinato ai soli colletti bianchi. ARIS è stato progettato per abilitare ogni membro dello staff e del management nel miglioramento dei processi in modo agile, senza richiedere personale qualificato. È pensato per fornire informazioni aggiornate e tempestive, per esempio in ambito HSE (salute e sicurezza) a un operaio impegnato a maneggiare materiali pericolosi dando accesso alle istruzioni multimediali che spiegano i rischi e le corrette procedure da usare per la manipolazione. La persona può leggere i commenti di altri operatori e dare il proprio feedback a vantaggio della base di conoscenza aziendale, ma anche del management che può scoprire la necessità di risolvere problemi e aggiornare le procedure. Grazie al valore congiunto delle soluzioni ARIS e Alfabet (piattaforma per la gestione del portafoglio dei servizi IT) Gartner colloca Software AG tra i leader nel Magic Quadrant per gli Enterprise Architecture Tool (edizione Ottobre 2018).
Applicazioni di ARIS in ambito bancario e telco
Tra gli utilizzatori di ARIS, c’è il gruppo bancario ING che lo ha impiegato nell’ambito della propria divisione di Global Process Management. L’Istituto ha utilizzato lo strumento per disegnare e mappare i processi chiave che riguardano la gestione dei percorsi di acquisizione e gestione clienti e l’implementazione delle regole di privacy e protezione dati del GDPR. ARIS dà a ING un punto di riferimento da cui attingere la verità relativamente ai processi supportati, oltre che un luogo ideale per condividere le best practice tra i dipartimenti e le sedi internazionali. Sulla base dei risultati ottenuti ING ha avviato con il supporto di Software AG un progetto pilota per l’utilizzo di ARIS nella prima linea del risk management.
Un altro terreno sul quale si misura il tool di EMS di Software AG è il campo delle telecomunicazioni. Vodafone usa ARIS per supportare i programmi di trasformazione interni al Gruppo, creare una libreria di processi centralizzata dove poter analizzare le differenti varianti che riguardano prodotti, mercati e tipologie di utenti. La piattaforma ha aiutato Vodafone a restare al passo con cambiamenti che avvengono con cadenza semestrale, oltre a gestire la complesso fase di passaggio dei servizi su una nuova piattaforma cloud in Irlanda.
