La digitalizzazione dei processi contabili e di fatturazione è la premessa indispensabile per ottimizzare i flussi su cui si innestano non solo le operazioni di approvvigionamento ma anche le attività di vendita. Solo attraverso una trasformazione a tutto tondo, infatti, è possibile portare alla luce e far convergere nei workflow dati, informazioni di valore e insight che possono aiutare operatori e decisori ad affrontare con maggiore consapevolezza l’evoluzione degli scenari di mercato così come gli imprevisti delle catene di fornitura.
In quest’ottica, la parola d’ordine è integrazione. Gli strumenti che occorrono per governare il ciclo attivo e quello passivo devono poter dialogare con i sistemi gestionali, che a loro volta facilitano l’accesso ai database aziendali che contengono, letteralmente, tutta la storia operativa dell’organizzazione. È mettendo in relazione questi ambienti che si possono evidenziare pattern, ricorrenze ed eccezioni per individuare colli di bottiglia e margini di miglioramento lungo la catena del valore. “Ma si tratta solo della punta dell’iceberg”, spiega Luca Fantin di Present. “La digitalizzazione dei processi di fatturazione è anche essenziale per introdurre componenti di automazione per i task ripetitivi e soprattutto per semplificare le procedure di riconciliazione documentale”.
Migliorare i processi di contabilizzazione implica del resto la capacità dei sistemi di catalizzare in modo automatico e su un unico punto d’attenzione tutti i dati prodotti lungo il ciclo attivo e passivo. Questo consente sia di ridurre gli errori manuali sia, in ultima analisi, di produrre report accurati sull’analisi dei processi, da condividere con i dipartimenti aziendali che hanno la necessità di accelerare i propri processi decisionali.
Cosa impedisce alle imprese di digitalizzare i processi contabili
Ma qual è la situazione delle imprese italiane rispetto a questo tema cruciale? Secondo l’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, al momento soltanto il 34% delle aziende emette documenti di trasporto digitali e solo una su quattro li riceve. Tra i processi amministrativo-contabili le attività interne sono quelle più digitalizzate: il 65% delle imprese è dotata di un software gestionale ERP, il 60% usa certificati di firma informatica, il 53% ha adottato software di conservazione digitale e sempre il 53% dispone di software per la gestione elettronica documentale. Il problema è che le organizzazioni lamentano scarsi risultati proprio sul piano dell’integrazione.
“Gli ostacoli da affrontare sono molteplici”, precisa Fantin. “Le aziende oggi si ritrovano a gestire i processi di fatturazione, e in particolare il ciclo attivo e quello passivo, operando su sistemi non solo frammentati ed eterogenei ma spesso anche obsoleti. L’integrazione è quindi impossibile, se le piattaforme non riescono a comunicare tra loro. Basti pensare ai limiti dei sistemi informativi legacy, con cui bene o male tutte le imprese devono fare i conti: questi software, tipicamente, hanno difficoltà ad accettare dati provenienti da fonti eterogenee, il che costringe gli utenti a inserire manualmente gli input. Da una parte ciò aumenta gli errori di data entry, dall’altra impedisce il match tra le informazioni contenute nelle fatture ricevute e le funzionalità del sistema gestionale. Ed è proprio questo a incrementare i costi e i tempi di processo, rendendo tra l’altro la gestione contabile, a livello country e intercountry, più complessa del dovuto”.
L’integrazione diretta tra gli strumenti di fatturazione e gli ERP consentirebbe invece di ottenere diversi benefici. “Innanzitutto”, nota Luca Fantin, “un processo più rapido di approvazione dei documenti: gli eventuali errori verrebbero infatti individuati e corretti automaticamente, con i dati delle fatture inseriti automaticamente a sistema. Il che permetterebbe di velocizzare le riconciliazioni e di garantire pagamenti puntuali. Ma non solo: potendo contare su un’accresciuta visibilità su ciascun passaggio, gli operatori potrebbero seguire direttamente lo stato delle fatture e dei pagamenti, ottenendo anche insight sull’intero processo, mentre i revisori avrebbero accesso a dati aggiornati, accurati e integri, corredati da KPI in grado di ipotizzare trend futuri sul piano della liquidità e della produttività”.
Digitalizzazione dei processi contabili, il ruolo di un approccio integrato
Proprio con l’obiettivo di offrire alle imprese una soluzione in grado di avviare e sostenere il processo di digitalizzazione delle operazioni contabili, Present ha sviluppato un cruscotto che si connette direttamente agli ERP SAP. “Abbiamo puntato su un approccio integrato, che semplificasse la gestione dell’intero ciclo di fatturazione e abilitasse l’automazione dei principali workflow della funzione amministrativa. Il tutto con una user experience unificata”, spiega Fantin “La piattaforma all-in-one è costruita sulla tecnologia SAP, di cui siamo Gold Partner, e consente per questo di muoversi facilmente attraverso le diverse fasi del processo senza dover più passare da un sistema all’altro”.
Present ha messo a punto un vero e proprio Cockpit evoluto, pensato per le esigenze delle organizzazioni che hanno bisogno di funzionalità ad hoc per incamerare ed elaborare grandi moli di dati contabili ma anche per snellire diverse tipologie di task, dalla creazione dei documenti di vendita alla ricezione delle fatture, fino alla loro conservazione.
“Per esempio, grazie al Cockpit (letteralmente, una cabina di pilotaggio), gli operatori non dovranno più collegarsi alla piattaforma del provider di fatturazione elettronica (o al portale dell’Agenzia delle Entrate) per reperire la fattura e quindi inserire manualmente le informazioni a sistema”, chiosa Fantin. “La soluzione importerà direttamente il file XML e l’utente potrà richiamare in modo automatico, tramite transazioni standard, le informazioni di cui dispone l’ERP per vederle immediatamente riconciliate con quelle contenute nel documento. Si generano in questo modo workflow automatizzati, che da una parte riducono drasticamente i tipici errori del data entry manuale, dall’altra aiutano gli operatori a concentrarsi sulle attività di controllo e quadratura, ponendo le basi per strutturare un sistema di raccolta e analisi dei dati che nel tempo permetterà all’azienda di sprigionare il massimo valore da ogni attività di approvvigionamento”.
