Il sistema AS400 (Application System 400) di IBM ha rappresentato per anni il “cuore informatico” di moltissime piccole e medie imprese italiane. Oggi, tuttavia, mostra i segni di una progressiva obsolescenza, diventando un impedimento alla trasformazione digitale delle nostre aziende.
Future Age, organizzazione manageriale specializzata in change management e innovazione, ha elaborato una strategia per supportare i clienti nella migrazione a sistemi gestionali più moderni e flessibili, in linea con le ambizioni di evoluzione aziendale.
Il Founder Paolo Borghetti racconta perché conviene effettuare la sostituzione dell’AS400 e quali sono le mosse vincenti per traguardare con successo l’obiettivo.
La storia di AS400 e la figura del capocentro
«AS400 – spiega Borghetti – è un mini-computer lanciato da IBM nel 1988 specifico per le Pmi italiane come supporto del sistema informatico aziendale. La cosa importante da sottolineare è che AS400 non è un software! Spesso invece il mercato tende erroneamente a confonderlo e inquadrarlo come applicazione Erp, ovvero per l’Enterprise Resource Planning».
Il sistema è composto da un server (AS400 per l’appunto), un sistema operativo specifico (OS400), un data base (DB2), un sistema di gestione salvataggio dati, un linguaggio di programmazione nativo (RPG, Reporting Programm Generator) e una caratteristica schermata proprietaria (green screen).
«Nel 1988 – prosegue Borghetti – Ibm lancia AS400 insieme a dei centri di formazione professionali che si diffonderanno in tutta Italia con lo scopo di migliorare la conoscenza del sistema. Nello stesso anno Ibm inventa un sistema Erp definito ACG (Applicazioni Contabili Gestionali), che farà la storia del panorama It italiano».
L’applicativo gestionale di Ibm utilizza il linguaggio di programmazione RPG, che richiede competenze specifiche. Nasce così la figura professionale del capocentro, ovvero un responsabile It capace di programmare in RPG, incaricato di portare all’interno delle imprese italiane il dogma AS400.
«I capicentro – dichiara Borghetti – apportano continue personalizzazioni al sistema ACG e diventano così indispensabili all’interno delle aziende».
La webbizzazione di AS400
In questi anni, il sistema AS400 si caratterizza per essere un sistema chiuso, cioè incapace di dialogare con il mondo esterno. «Basti pensare – evidenzia Borghetti – che il software ACG funzionava solo su server AS400 e non era portabile su altri server tipo Windows». Nel 1992, tuttavia, l’avvento di internet ribalta completamente le regole del gioco, perché il dato deve essere aperto con il mondo esterno.
«IBM – prosegue Borghetti – risolve il problema attraverso la cosiddetta webbizzazione dell’AS400, che consiste nel mettere in collegamento il sistema proprietario con l’ambiente Windows, introducendo dei tool che consentono la comunicazione con il mondo world wide web (www). I tool traducono la grafica a fosfori verdi e la sua logica in schermate web».
Quando nel 1998 Ibm chiude con il core business Erp in Italia, nascono delle software house che creeranno a loro volta dei tool proprietari di webbizzazione che resistono tuttora sul mercato.
«Ancora oggi – sostiene Borghetti – molti possessori di AS400 credono di avere, attraverso la webbizzazione, uno strumento evoluto, perché non hanno più il green screen o il tracciato di funzioni da premere per attivare una schermata o funzione. Ma non è così: la webbizzazione non è altro che una miglioria grafica che si limita a cambiare la presentazione dei dati sul video, ma lascia inalterato il programma che essenzialmente rimane lo stesso degli anni Ottanta e Novanta».
Perché sostituire il sistema AS400?
Secondo il fondatore di Future Age, le aziende che non intendono affidare la gestione del proprio business a tecnologie obsolete dovrebbero quindi valutare la sostituzione del sistema AS400. «In Future Age – dichiara Borghetti – abbiamo creato un modello definito Change Management AS400 che ha lo scopo di sostituire i vecchi sistemi di Ibm alla luce di 3 motivi dominanti».
Tra gli obiettivi del programma, Borghetti cita quello di sconfiggere un fenomeno che definisce “gerontocrazia AS400”. «Oggi – puntualizza Borghetti – si incontrano IT manager sessantenni, ex capicentro, che hanno accentrato nelle loro mani tutto il processo IT attraverso continue personalizzazioni dell’AS400. Molti di questi, per sentirsi indispensabili e non uscire dalla comfort zone delle logiche AS400, finiscono per ostacolare il cambiamento».
La seconda ragione è per migliorare l’ergonomia dello strumento e di conseguenza l’usabilità. «Il terzo obiettivo – asserisce Borghetti – è ridurre il key man risk. Oggi l’età media dei programmatori AS400 è cinquantacinque / sessanta anni e nessun ragazzo giovane ha l’ambizione di imparare un linguaggio di programmazione obsoleto. La difficoltà di reperire programmatori Rpg sta cagionando ingenti problematiche alle software house e numerose business interruption alle aziende».
Persone, tecnologie e processi al centro del cambiamento
Tuttavia, come ammonisce Borghetti, sostituire il sistema AS400 non significa cambiare solo il software, ma mutare le logiche che stanno dietro allo strumento, quindi innanzitutto trasformare la forma mentis delle persone che lavorano all’interno dell’azienda. «Per questo motivo – racconta Borghetti – la nostra strategia di Change management AS400, si basa su tre pilastri fondamentali: non solo tecnologie, ma anche persone e processi».
Il percorso di crescita delle persone prevede tre livelli di azione. «Il Coaching AS400 – illustra Borghetti – intende motivare le persone al cambiamento dello strumento, rimuovendo l’alibi del “abbiamo sempre fatto così”. Con il training It, si costruiscono programmi formativi personalizzati per allineare le competenze informatiche di tutti i process owner aziendali. Infine, il change management digitale permette di predisporre il personale aziendale alla transizione dal sistema AS400 a software internazionali».
Il programma di Future Age prevede quindi un’attività di process mapping digitale. «I nostri esperti – precisa l’amministratore delegato – identificano sprechi e gap all’interno dei processi per eliminarli in ottica digitale».
Infine, sul fronte prettamente tecnologico, si procede alla fase di software & software house selection, con l’obiettivo di identificare l’applicativo e il partner più adatto, secondo la conformazione aziendale. «Future Age – conclude Borghetti – offre un servizio strutturato di project management, affiancando l’It manager e la software house nell’implementazione dell’applicazione prescelta per garantire la riuscita dell’iniziativa al 100%, nel rispetto dei tempi e dei costi».
