In che modo le aziende possono affrontare e gestire un evento imprevisto e tutte le sue conseguenze nel migliore dei modi, rendendolo un’opportunità? Di quali strumenti hanno bisogno e che caratteristiche devono avere? Per rispondere, è necessaria una piccola premessa: gli eventi recenti, con annesso lockdown e mesi trascorsi in casa, hanno sottolineato ancora una volta la centralità della business continuity e, soprattutto, della capacità di garantire adattamento nei confronti di eventi imprevisti e potenzialmente disruptive. In questo caso la causa conta relativamente, così come le dimensioni dell’azienda: il fatto che essa sia in grado di far fronte a nuove dinamiche, abbia gli strumenti giusti e sia capace di adattarsi ad esse con rapidità e flessibilità è fondamentale per qualsiasi organizzazione di fronte all’evento inatteso.
Qualche esempio? Restando sull’attualità, alcune aziende durante la pandemia sono state ‘travolte’ da un forte aumento della domanda, hanno dovuto adeguare rapidamente la produzione alle mutate condizioni di mercato, hanno dovuto creare ‘dal nulla’ nuove catene di distribuzione e cicli produttivi, attivare nuovi fornitori in tempi lampo causa difficoltà di reperimento di prodotti e componenti. Va da sé, infatti, che molti fornitori consolidati erano chiusi, oltre al fatto che le persone lavoravano da casa e quindi dovevano poter gestire tutto da remoto. Pensiamo anche all’e-commerce, che ha avuto un’impennata che difficilmente verrà meno nel tempo: buona parte delle aziende attive nel settore ha dovuto adeguare i processi delle supply chain, gli ordini e tutte le attività logistiche nei confronti di un mercato che, nel giro di pochi giorni, è cambiato radicalmente e non era più quello di prima.
È palese fin da subito che, dal punto di vista di una piccola o media impresa, vincere sfide del genere richieda sì competenze, organizzazione e professionalità, ma anche gli strumenti adeguati, senza i quali il processo di adattamento rischia di essere troppo lento e di penalizzare l’azienda con mancate opportunità o rischi proprio in termini di business continuity.
Le sfide delle PMI: velocità, reattività e proattività
A ben vedere, il periodo che abbiamo vissuto ha estremizzato le sfide che le PMI devono fronteggiare ogni giorno: queste, oltre a dover aumentare ricavi, profitti, produttività, efficienza e ridurre i costi, devono assecondare le mutevoli esigenze dei clienti, gestire fornitori, supply chain, logistica e una workforce che sarà sempre più mobile e legata a modalità agili di lavoro; per quanto concerne quest’ultimo punto, piuttosto “pratico” a dire il vero, le PMI devono permettere l’accesso ai dati ovunque ci si trovi e su qualsiasi device nonché poter contare su un IT che ne assecondi le esigenze di crescita con scalabilità e flessibilità.
Soprattutto, le aziende devono essere veloci. A ben vedere, per le PMI il tema della velocità è fondamentale sempre e comunque, non riguardando unicamente una potenziale crisi o evento imprevisto. Le PMI devono essere reattive ‘byDesign’: velocità significa rapidità di esecuzione, flessibilità nel gestire gli ordini imprevisti, nell’attivare nuovi fornitori, nel modellare i processi per far fronte all’evento inatteso, ma anche capacità di anticipare le mosse del mercato, prevenire eventuali problemi e criticità, e quindi adattarsi rapidamente a un mondo che cambia. Rapidità è sinonimo di efficienza: qualsiasi cosa capiti, questa non deve venire meno.
ERP e l’importanza della valorizzazione dei dati
Identificate le sfide, quali sono gli ostacoli che separano le aziende dal raggiungere l’obiettivo e quali le soluzioni che permettono loro di far fronte a eventi e mercati imprevedibili con velocità, produttività e costi sotto controllo? Il concetto, adottando un punto di vista decisamente alto, è quello dell’innovazione, della trasformazione digitale mirata a semplificare la gestione del business e, parallelamente, a renderlo flessibile e veloce nella capacità di adattamento.
Se un’azienda vuole ottenere tutto questo, vuole gestire bene e velocemente un’impennata di ordini tenendo in considerazione l’adeguamento a livello di turni di lavoro, di produzione, degli acquisti, di esternalizzazione di processi ecc, la tecnologia è vitale e va selezionata con cura, perché chi prende le decisioni deve avere sottomano tutte le informazioni necessarie – non per forza limitate alla propria azienda – per decidere bene in funzione di criteri come l’ottimizzazione dei tempi o dei costi. È proprio di fronte all’evento inatteso, al momento di pressione o all’elemento di discontinuità che si vede la solidità dell’impianto informativo che permette all’azienda di gestire la situazione nel migliore dei modi.
Eppure, al di là del fatto che diverse PMI hanno ancora a che fare con una digitalizzazione quanto meno parziale – con tutti i limiti che ciò comporta -, i problemi principali restano quelli della frammentazione, della ‘dispersione’ dei dati su più sistemi, dei silos dipartimentali che rallentano l’acquisizione dei dati in tempo reale, impediscono la collaborazione, rendono complesso e difficoltoso l’accesso ai dati realtime e – cosa tutt’altro che secondaria – la loro valorizzazione a livello aziendale, cosa che di fatto crea colli di bottiglia un po’ ovunque. Eppure, oggi anche le PMI non possono esimersi da sfruttare i dati come leva strategica per le decisioni aziendali.
Passando al capitolo, tradizionalmente conclusivo, delle soluzioni, non si può che partire da un ERP evoluto, che per prima cosa governi tutti i principali processi aziendali, cioè che sia “la” soluzione completa e integrata di business management, l’unico punto d’accesso a tutti i dati. Ma più che di dati, nel 2020 è più corretto parlare di informazioni, rigorosamente accessibili in tempo reale e anche da remoto: oggi, infatti, non solo l’ipotesi della frammentazione non ha motivo di esistere, ma non ce l’ha neppure quella dell’ERP come semplice deposito di dati. Il ‘gestionale’ del 2020 deve raccogliere e valorizzare i dati, fornire insight in tempo reale, prevedere problemi e criticità, suggerire soluzioni, identificare opportunità, fornire spunti fondamentali per il decision making, per servire meglio i clienti, agevolare i venditori, ottimizzare una catena di fornitura e, ovviamente, per imboccare la strada giusta di fronte all’evento inatteso. In fondo, la capacità di reagire e adattarsi con rapidità è tutta una questione di informazioni disponibili e di come vengono usate: la stessa analisi predittiva, cioè la capacità di anticipare i tempi e di basare su di essa le migliori decisioni per il futuro è determinante nei confronti di quella capacità di adattamento veloce, rapido e immediato, su cui si basa il concetto di business continuity.
Uno sguardo alle soluzioni: l’ecosistema SAP per le PMI
Quando si parla di ERP, SAP è il punto di riferimento. L’azienda ha una storia e un presente glorioso nel settore enterprise, ma oggi non trascura le esigenze delle PMI, cui dedica piattaforme specifiche che nella fattispecie sono SAP Business One e SAP Business ByDesign.
Entrambe sono, innanzitutto, soluzioni ricchissime di funzioni modulari e sempre aggiornate, integrano i principali processi aziendali facendo tesoro dell’esperienza del brand e mostrano versatilità nel supportare le esigenze di diversi settori verticali, il tutto ovviamente finalizzato a permettere alle aziende di concentrarsi sul proprio business e di avere nell’ERP uno strumento atto ad accompagnarle verso i migliori risultati.
Inoltre, le soluzioni SAP offrono tutta quella flessibilità e scalabilità che si adatta alle esigenze delle PMI, crescendo di fatto insieme ad esse e adattandosi alle esigenze di una workforce sempre più mobile grazie all’accesso remoto e alle app disponibili out-of-the-box. Un aspetto molto importante è poi il cloud, posto che SAP Business One consente anche il deployment on-premise mentre la soluzione per le medie imprese, SAP Business byDesign, è nativamente cloud-based. Su questo tema si innestano poi tutti i tradizionali discorsi di resilienza del cloud, di ottimizzazione dei costi, della sua flessibilità, l’accessibilità e di una scalabilità che è fondamentale per garantire performance a prescindere dalle circostanze esterne. Anche questo, ovviamente, fa business continuity.
Infine, un aspetto centrale cui si è fatto cenno precedentemente, è la possibilità di estendere il perimetro dell’ERP abbracciando tecnologie finora esclusive di grandi gruppi e di aziende di livello enterprise: non parliamo semplicemente di avanzate capacità di reporting in tempo reale o della disponibilità di analytics all’interno di ogni processo, ma della possibilità di integrare dispositivi IoT, sfruttare la tecnologia blockchain o evolute soluzioni di AI/Machine Learning che contribuiscono a rafforzare l’idea di intelligenza integrata e a beneficio del business. Oggi, tutto questo arsenale tecnologico è disponibile per chiunque: o meglio, per le aziende che vogliono crescere e hanno intenzione di affrontare a testa alta le sfide di domani. Compresi gli eventi imprevisti.
